Inleiding
In de huidige digitale tijd is het gebruik van technologie om administratieve en besluitvormende processen te versnellen steeds meer aan de orde. Dit geldt ook voor Verenigingen van Eigenaren (VvE), waarbij het traditionele stemproces bij vergaderingen vaak tijdrovend en complex is. In de praktijk van VvE’s is het daarom steeds vaker de vraag rijst of digitaal stemmen een haalbare en legale oplossing kan zijn.
Deze vraag is niet nieuw. Al in 2017 sprak de rechtbank Oost-Brabant haar mening uit over het digitaal stemmen binnen VvE’s. Het is sindsdien gebleken dat er zowel juridische, als technische en praktische aspecten aan te pas komen bij het in voering nemen van een digitaal stemproces. Daarnaast is de tijdelijke wet Corona een belangrijke draaikolk geweest die het digitale stemmen heeft versneld.
In dit artikel worden de mogelijkheden van digitaal stemmen binnen VvE’s nader toegelicht, met aandacht voor de juridische voorwaarden, technische uitvoering, praktische ervaringen en de rol van beheerders en notariële kantoren. Het doel is om een duidelijk overzicht te geven van de actuele situatie en de manieren waarop VvE’s digitaal stemmen op een betrouwbare en juridisch verantwoorde manier kunnen inrichten.
Juridische voorwaarden voor digitaal stemmen
Hoewel er geen specifieke wetgeving bestaat die digitaal stemmen in VvE’s expliciet regelt, zijn er wettelijke en verenigingsinterne voorwaarden die van belang zijn bij de invoering van een dergelijk proces.
Wettelijke basis
Volgens de Algemene Bepalingen van de Burgerlijk Wetboek (BW) en de Wet Vastgoed (Wet VvE) is het stemrecht van VvE-leden een kernaspect van de vereniging. Het BW legt geen specifieke bepalingen op over de wijze waarop stemmen moeten worden uitgebracht, zolang de wettelijke waarborgen voor transparantie, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid worden nageleefd. De rechtbank Oost-Brabant oordeelde in 2017 dat er geen wettelijke barrière bestond voor het gebruik van digitale stemmen, zolang de vereisten van de verenigingsakte en de praktijk van de VvE aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Verenigingsakte
In de meeste splitsingsakten is niet expliciet geregeld hoe stemmen moeten worden uitgebracht. Dit betekent dat de VvE vrij is om een digitale methode te kiezen, mits deze methode voldoet aan de algemene eisen die in de splitsingsakte zijn opgenomen. In de praktijk is het daarom belangrijk dat de keuze voor digitale stemming wordt bekrachtigd in een wijziging van de splitsingsakte of via een algemene resolutie tijdens een vergadering van de VvE.
Voorwaarden voor digitaal stemmen
Er zijn drie belangrijke voorwaarden die vaak genoemd worden bij het digitaal stemmen:
- Identificeerbaarheid van het lid: Het lid moet eenduidig herkenbaar zijn, zodat er geen twijfel kan bestaan over wie voor welk standpunt heeft gestemd. Dit kan geregeld worden via unieke stemcodes of andere vormen van authenticatie.
- Live deelname aan de vergadering: Het lid moet de mogelijkheid hebben om tijdens de vergadering actief deel te nemen, bijvoorbeeld via een livestream of videoconference. Dit maakt het mogelijk om vragen te stellen, discussies mee te volgen en eventueel aanvullende informatie te verkrijgen.
- Mogelijkheid tot stemmen: Het lid moet op een betrouwbare en onmiskenbare manier kunnen stemmen, waarbij de stemming onherroepelijk en onaanpasbaar is opgeslagen. Dit vereist een technisch systeem dat deze functie kan garanderen.
Deze voorwaarden zijn niet wettelijk vastgelegd, maar zijn vaak gebruikt als richtsnoer in praktijk en discussie. Zoals onderbouwd in een discussie op het VvE-forum, is er binnen de VvE-wereld nog geen consensus over de uitwerking van deze voorwaarden. Sommige experts stellen dat digitale stemmingen pas legitiem kunnen zijn als de bovengenoemde voorwaarden technisch en juridisch worden nageleefd. Anderen menen dat de flexibiliteit in de wet toelaat om digitale stemmingen toe te passen, mits er voldoende transparantie is en de stemgerechtigden zich daar goed over informeren.
Technische uitvoering en beschikbare tools
De technische uitvoering van digitaal stemmen binnen een VvE is van groot belang om de betrouwbaarheid van het proces te waarborgen. Er zijn verschillende tools en diensten beschikbaar die VvE’s kunnen gebruiken om digitaal stemmen mogelijk te maken. Deze tools variëren in technische uitvoering, gebruiksvriendelijkheid en beveiliging.
OnlineStemtool
Een van de bekendere tools voor digitaal stemmen is OnlineStemtool. Deze dienst biedt een gebruiksvriendelijk platform dat het mogelijk maakt om vragen en antwoorden zelf in te voeren of te laten beheren door de dienst. Daarnaast worden unieke stemcodes uitgedeeld aan stemgerechtigden, die bij voorkeur zelf kunnen worden uitgegeven, maar ook door de tool kunnen worden beheerd.
De voordelen van OnlineStemtool zijn onder andere: - Efficiëntie en tijdswinst: Het traditionele stemproces is vaak tijdrovend. OnlineStemtool versnelt het proces aanzienlijk. - Toegankelijkheid: Leden hoeven niet fysiek aanwezig te zijn om hun stem uit te brengen, wat de drempel voor deelname verlaagt. - Beveiliging: Gegevens worden versleuteld en op een beveiligde server opgeslagen, zodat de vertrouwelijkheid en integriteit van de stemmen gegarandeerd zijn.
Hoewel OnlineStemtool technisch betrouwbaar lijkt te zijn, is het belangrijk dat VvE’s ervoor zorgen dat de gebruikte methode voldoet aan de wettelijke en verenigingsinterne eisen. Bovendien is het aan te raden om met de notaris of juridisch adviseur te overleggen voordat een tool wordt ingevoerd.
VVE-Site
Een andere tool die vaak ter sprake komt is VVE-Site, een digitale platform die ook optie biedt voor het uitbrengen van stemmen. In discussies op het VvE-forum is er echter twijfel over of deze tool op dit moment voldoet aan de vereisten die juridisch noodzakelijk zijn. Een gebruiker stelde bijvoorbeeld dat het onduidelijk is of VVE-Site voldoet aan de voorwaarden voor identificeerbaarheid, live deelname en onherroepelijkheid van de stemming. Daarom is het aan te raden om met het gebruik van dergelijke tools voorzichtig te zijn en eventueel juridisch advies in te winnen.
Tijdelijke wet Corona
De tijdelijke wet Corona, ingevoerd in maart 2020, heeft ook invloed gehad op de praktijk van digitaal stemmen. Deze wet maakt het mogelijk om vergaderingen van VvE’s te houden zonder fysieke bijeenkomst, zoals via videoconferenties of digitaal stemmen. Deze regeling is meerdere keren verlengd en wordt verder beoordeeld op basis van de coronasituatie. De wet maakt het mogelijk om digitale vergaderingen en stemmen op een wettelijk verantwoorde manier in te voeren, mits de vereisten van de wet zijn voldaan.
Praktijkuitvoering en ervaringen
Ondanks de juridische en technische mogelijkheden is het digitaal stemmen binnen VvE’s nog steeds een relatief nieuwe praktijk. Er zijn verschillende ervaringen van VvE’s met digitale stemmingen, die uitwijzen dat er zowel voordelen als uitdagingen zijn.
Positieve ervaringen
Voor veel VvE’s is het digitaal stemmen een uitkomst geweest, vooral in tijden waarin het fysiek bijeenkomen van eigenaren niet verantwoord was. De tijdelijke wet Corona heeft hierin een rol gespeeld, maar ook in normale tijden blijkt digitaal stemmen een waardevolle optie te zijn. Het biedt de mogelijkheid om meer eigenaren te betrekken bij besluitvorming, zonder dat zij speciaal hun tijd hoeven vrij te maken voor een vergadering.
Een voorbeeld hiervan is gegeven door een VvE-beheerder, die benadrukt dat het gebruik van een beveiligde digitale pagina waarop eigenaren zelf inloggen en stemmen, de betrokkenheid van leden aanzienlijk verhoogt. Dit heeft vooral te maken met de toegankelijkheid en de flexibiliteit die digitale stemmingen bieden.
Uitdagingen en risico’s
Er zijn echter ook uitdagingen bij het in voering nemen van digitale stemmingen. Een van de belangrijkste is de vraag of de gebruikte technologie voldoet aan de wettelijke en verenigingsinterne eisen. Zoals opgemerkt in discussies op het VvE-forum, is het niet vanzelfsprekend dat alle digitale stemsystemen voldoen aan de voorwaarden van identificeerbaarheid, live deelname en onherroepelijkheid.
Daarnaast is er het risico dat besluiten die via digitale stemmingen zijn genomen, vernietigbaar of zelfs nietig verklaard kunnen worden als de juridische eisen niet zijn voldaan. Dit betekent dat het gebruik van digitale stemmingen niet louter technisch is, maar ook juridisch en administratief goed moet worden ingevoerd. Het is daarom belangrijk dat VvE’s deze kwestie goed bespreken met juridische adviseurs en notariële kantoren.
Invloed van VvE-beheerders
VvE-beheerders spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van digitale stemmen. Zij zijn vaak verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen, het beheren van stemgerechtigden en het garanderen van een betrouwbare procedure. In de praktijk blijkt dat VvE-beheerders vaak voorzichtig omgaan met digitale stemmingen, omdat ze willen voorkomen dat besluiten later worden aangevochten. Daarom is het aan te raden om in overleg te treden met VvE-beheerders over de wensen en mogelijkheden rondom digitale stemmingen.
De rol van notariële kantoren
Notariële kantoren spelen een centrale rol bij de juridische onderbouwing van digitale stemmen. Aangezien de splitsingsakte vaak geen specifieke regels bevat over het uitbrengen van stemmen, is het vaak noodzakelijk om een wijziging aan te brengen in de splitsingsakte of om het gebruik van digitale stemmen te bekrachtigen via een resolutie. Dit kan worden gedaan in overleg met een notaris.
In discussies op het notariaatwebsite van Wolfsknops Notarissen is onder andere de vraag geweest of digitale stemmen wettelijk verantwoord zijn. Uit juridische uitspraken is duidelijk geworden dat het geen probleem is, mits de vereisten van de wet zijn voldaan. Notariële kantoren kunnen hierbij ook advies geven over de keuze van tools en de juridische voorwaarden voor digitale stemmen.
Daarnaast is het belangrijk dat notariële kantoren betrokken blijven bij de uitvoering van digitale stemmen, vooral als het om wijzigingen in de splitsingsakte gaat. Dit helpt om eventuele juridische risico’s te vermijden en zorgt voor een duidelijke en wettelijke onderbouwing van het stemproces.
Conclusie
Digitaal stemmen binnen Verenigingen van Eigenaren is een haalbare en steeds populairder optie. Hoewel er geen wettelijke barrière bestaat, zijn er wel juridische, technische en praktische voorwaarden die moeten worden nageleefd. De rechtbank Oost-Brabant heeft al opgemerkt dat digitale stemmen wettelijk toegestaan zijn, mits de vereisten van identificeerbaarheid, live deelname en onherroepelijkheid zijn voldaan.
Voor de technische uitvoering zijn er verschillende tools beschikbaar, zoals OnlineStemtool en VVE-Site. Het is echter belangrijk om te controleren of deze tools voldoen aan de wettelijke en verenigingsinterne eisen. De tijdelijke wet Corona heeft het gebruik van digitale stemmingen versneld, maar ook in normale tijden blijkt het een waardevolle optie te zijn voor VvE’s die willen investeren in een efficiënter en toegankelijker stemproces.
In de praktijk blijkt dat digitaal stemmen voordelen biedt, zoals toegankelijkheid en efficiëntie, maar er zijn ook uitdagingen die niet onderschat mogen worden. Het is daarom belangrijk dat VvE’s deze kwestie goed bespreken met juridische adviseurs, notariële kantoren en VvE-beheerders. Alleen zo kan het stemproces zowel juridisch als administratief op een verantwoorde manier worden ingevoerd en uitgevoerd.