Inleiding
De Coronacrisis heeft geleid tot een tijdelijke, maar revolutionaire verandering in de manier waarop Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) hun verplichtingen nakomen. Tot voor kort was het fysiek vergaderen bij woningeigenaren een vereiste. Met de invoering van de tijdelijke wet digitaal vergaderen voor VvE’s, goedgekeurd door beide Kamers in 2020, is het mogelijk geworden om digitale vergaderingen te houden. Deze wet heeft niet alleen de urgentie van de coronacrisis ondersteund, maar heeft ook de deur geopend voor een bredere toepassing van digitale vergadertechnieken in de toekomst. In dit artikel worden de huidige regelgeving, praktijkvoorwaarden, en mogelijke toekomstige ontwikkelingen op het gebied van digitaal vergaderen in VvE’s besproken, met aandacht voor zowel juridische als praktische aspecten.
De noodwet voor digitale vergaderingen
Context en doel
In de coronacrisis bleek het fysiek vergaderen voor VvE’s niet haalbaar, terwijl deze verenigingen wel verplichtingen hadden, zoals het organiseren van de Algemene Leden Vergadering (ALV) en het bespreken van jaarrekeningen en begrotingen. In reactie hierop werd samen met VvE Belang en VGM NL een noodwet opgesteld die digitale vergaderingen mogelijk maakte met terugwerkende kracht tot 16 maart 2020. Deze wet was tijdelijk van kracht tot 1 september 2020, maar heeft wel geleid tot een brede aanvaarding van digitale vergadermethoden binnen de VvE-sector.
Uitstel van verplichtingen
De noodwet bevatte ook de mogelijkheid voor VvE’s om de ALV uit te stellen. Het modelreglement stelt normaal gesproken dat de ALV binnen vijf of zes maanden na het einde van het boekjaar moet plaatsvinden. Door de tijdelijke wet kon dit maximum verlengd worden tot zes maanden. Dit uitstel gaf VvE’s de tijd om aanpassingen aan te brengen, bijvoorbeeld in de manier van vergaderen.
Juridische voorwaarden
Om digitaal vergaderen juridisch geldig te maken, moesten een aantal voorwaarden voldaan zijn. Eerst en vooral moesten alle leden uniek geïdentificeerd kunnen worden. Daarnaast moest de vergadering live toegankelijk zijn voor alle deelnemers, en moest het mogelijk zijn om te stemmen tijdens de vergadering. Deze regels zijn afgeleid van de bestaande reglementen rondom het vergaderteperk, quorum en meerderheid. Dit betekent dat de digitale vergadering qua juridische kracht niet onderdoet voor een fysieke vergadering, mits de voorwaarden voldaan zijn.
De praktijk van digitale vergaderingen
Implementatie in de realiteit
De praktijk van digitale vergaderingen heeft geleid tot nieuwe workflows binnen VvE’s. Veel VvE’s hadden geen ervaring met digitale platforms voor besluitvorming. Tijdens de coronacrisis was het noodzakelijk om deze technologie te leren gebruiken. VGM NL en VvE Belang hebben hierbij een belangrijke rol gespeeld door middel van workshops en informatiecampagnes.
Verantwoordelijkheden van de beheerder
Het VvE-beheerder heeft een cruciale rol in de organisatie van digitale vergaderingen. De beheerder moet ervoor zorgen dat: - Alle leden op de hoogte worden gebracht van het vergadermoment. - De technische voorbereidingen zijn gedaan (zoals een platform dat voldoet aan de voorwaarden). - De vergadering in overeenstemming is met het modelreglement en eventuele aanpassingen in het reglement van de VvE.
Juridische en praktische uitdagingen
Hoewel de tijdelijke wet een breed kader biedt, zijn er ook juridische en praktische uitdagingen. Zo moet bijvoorbeeld het quorum nog steeds worden nageleefd. In een fysieke vergadering is het makkelijker om aanwezigheid te controleren, terwijl in een digitale context extra maatregelen nodig zijn om te garanderen dat deelnemers niet dubbel geteld worden of dat hun identiteit niet is verdraaid.
Een andere uitdaging is het archiveren van digitale vergaderingen. In tegenstelling tot fysieke vergaderingen, waarbij minuten worden gemaakt en aanwezige leden worden opgenomen in een presentielijst, moet bij digitale vergaderingen een andere methode worden gebruikt. In de tijdelijke regeling voor Dalfsen, bijvoorbeeld, is bepaald dat in digitale vergaderingen geen presentielijst wordt bijgehouden, maar dat de deelnemende leden worden vermeld in het verslag.
Toegang voor toehoorders en pers
Niet alleen de eigenaars, maar ook toehoorders en vertegenwoordigers van de pers mogen aanwezig zijn bij VvE-vergaderingen. In de tijdelijke regeling voor digitale vergaderingen in Dalfsen is bepaald dat toehoorders en pers niet langer een fysieke plek krijgen, maar dat zij de vergadering kunnen volgen via het raadsinformatiesysteem. Dit biedt een transparantie die vergelijkbaar is met die van fysieke vergaderingen.
De toekomst van digitale vergaderingen
Permanente mogelijkheid?
De tijdelijke wet die digitale vergaderingen mogelijk maakt, is op 1 september 2020 verlopen. Sindsdien is er een discussie gaande of deze mogelijkheid permanent zou moeten worden ingevoerd. De minister van Rechtsbescherming heeft een wetsvoorstel in internetconsultatie geplaatst dat dit mogelijk maakt. In het voorstel wordt ook gekeken naar mogelijke uitbreidingen van de regeling, zoals een verbreding naar individuele appartementseigenaars in kleine VvE’s die duurzame maatregelen willen nemen.
Een belangrijke overweging voor de permanente invoering van digitale vergaderingen is de verlaging van drempels voor besluitvorming. Vooral in de context van duurzaamheid, waarin het vaak moeilijk is om een breed consensus te bereiken, kan digitale vergadering een waardevolle rol spelen. De mogelijkheid om op afstand deel te nemen maakt het voor eigenaren die ver weg wonen of logistieke beperkingen hebben, makkelijker om hun stem te laten horen.
Verduurzaming en digitale vergadering
Digitale vergaderingen kunnen ook een bijdrage leveren aan het verduurzamen van VvE-gebouwen. In de huidige regelgeving is het namelijk vaak lastig om de benodigde meerderheid te behalen voor het nemen van duurzame maatregelen. Digitale vergaderingen maken het makkelijker om alle eigenaars op de hoogte te brengen van het belang van deze maatregelen en hun mening te horen. Daarnaast kan het ook helpen bij het samenstellen van een verduurzamingsplan, waarbij het belang van energiebesparing en duurzame technologieën kan worden benadrukt.
Informatievoorziening en ondersteuning
Een knelpunt dat is geïdentificeerd, is de beschikbaarheid van relevante informatie voor VvE’s. Hoewel er op websites zoals Verbeterjehuis.nl veel informatie is over verduurzamingsmaatregelen, is het vaak lastig voor VvE’s om te bepalen welke maatregelen het beste passen bij hun specifieke situatie. Daarom wordt er momenteel onderzocht hoe deze informatie beter kan worden georganiseerd en toegankelijk gemaakt voor VvE’s.
Daarnaast is er een groeiend belang bij procesbegeleiding. Hierbij kunnen VvE’s ondersteuning krijgen bij het behalen van de benodigde meerderheid voor duurzame maatregelen. De regering is hierbij van plan om subsidies te bieden voor zowel het opstellen van een verduurzamingsplan als voor de bouwbegeleiding in de uitvoeringsfase.
Uitdagingen en kritische kanttekeningen
Technische kennis
Niet alle VvE’s beschikken over de benodigde technische kennis om digitale vergaderingen effectief te organiseren. Dit geldt met name voor kleinere VvE’s of VvE’s in gemeenten met een lage digitale infrastructuur. Daarom is er een behoefte aan training en ondersteuning voor beheerders en VvE-leden.
Vertrouwen en privacy
Een andere uitdaging is het vertrouwen in digitale systemen. Veel VvE-leden zijn gewend aan fysieke vergaderingen en voelen zich minder zeker over digitale platforms. Daarnaast is er ook een vraag naar privacy en beveiliging. Het is belangrijk dat de platformen die gebruikt worden voldoen aan de huidige regels rondom gegevensbescherming (zoals de AVG).
Regelgeving en harmonisatie
De tijdelijke regeling in Dalfsen is een goed voorbeeld van hoe gemeentelijke regelgeving kan worden aangepast om digitale vergaderingen mogelijk te maken. Echter, dit betekent ook dat er verschillen kunnen ontstaan tussen gemeenten. Dit kan leiden tot ongelijkheid in de toepassing van digitale vergadermethoden. Daarom is er een wens naar harmonisatie op nationaal niveau.
Conclusie
Digitale vergaderingen in VvE’s zijn een gevolg van de coronacrisis, maar hebben zich snel geïntegreerd in het dagelijkse bestuur van deze verenigingen. Deze methode biedt een aantal belangrijke voordelen, zoals toegankelijkheid, efficiëntie en het mogelijk maken van verduurzamingsmaatregelen. Echter, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juridische en technische voorwaarden worden nageleefd en dat er voldoende ondersteuning is voor VvE’s die deze methode willen toepassen.
De toekomstige richting van digitale vergaderingen hangt af van de beslissingen van de regering en het beleid rondom digitale transformatie in de woningbouwsector. Tijdens het congres van VvE-managers is al duidelijk gemaakt dat er een wens is om deze methode permanent beschikbaar te stellen. Dit zou niet alleen de dagelijkse administratie van VvE’s vergemakkelijken, maar ook bijdragen aan een duurzamere en efficiëntere woningbouwsector.