Reservefonds en splitsingsreglementen in VvE’s: Uitleg en praktijk vanaf 1973 tot 2018

In de Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) speelt het reservefonds een cruciale rol in het financiële beheer van appartementencomplexen. Het is bedoeld om middelen op te bouwen voor groot onderhoud, herstel of vernieuwing van gemeenschapsgedeelten. Tegelijkertijd zijn de regels rondom het reservefonds en het splitsingsreglement sterk geëvolueerd sinds de eerste modelreglementen uit 1973. Deze evolutie is mede het gevolg van wetgeving zoals de Wet Verbetering Functioneren VvE’s (WVFE), ingegaan op 1 januari 2018, die nieuwe verplichtingen oplegde aan VvE’s.

In dit artikel worden de relevante regels, praktijkontwikkelingen en veranderingen in het kader van het reservefonds en splitsingsreglementen beschreven. Het artikel is gebaseerd op juridische, technische en administratieve informatie uit diverse bronnen, met nadruk op de periode tussen 1973 en 2018.

Wat is een reservefonds en waarom is het belangrijk?

Een reservefonds is een financieel instrument dat VvE’s gebruiken om middelen op te bouwen voor niet-dagelijks onderhoud van gemeenschapsgedeelten. Dit kan bijvoorbeeld het vervangen van een lift, een herbeplanting van de groenruimte, of de vernieuwing van de kabels in het appartementengebouw betreffen. Het reservefonds is niet bedoeld voor kleine of routine-uitgaven, maar voor grotere investeringen die sporadisch maar noodzakelijk zijn.

Wettelijke verplichtingen

Sinds 2018 is iedere VvE verplicht om jaarlijks een minimumbedrag te reserveren voor groot onderhoud. Dit minimum kan op twee manieren worden bepaald:

Op basis van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP), waarin de verwachte kosten voor grote herstel- en vernieuwingswerkzaamheden voor meerdere jaren worden geschat.
Op basis van 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw.

Deze verplichtingen zijn opgenomen in het Modelreglement van splitsing in appartementsrechten 2017 en het Modelreglement bij ondersplitsing in appartementsrechten 2018, in artikel 14.2. Deze regels zijn ontworpen om VvE’s verantwoordelijk te maken voor het financieel vooruitzien van hun complex.

De rol van het splitsingsreglement in het beheer van het reservefonds

Het splitsingsreglement is een juridisch bindend document dat wordt opgenomen in de akte van splitsing bij het in eigendom brengen van een appartementencomplex. Het bevat regels over het financiële beheer, het onderhoud van gemeenschapsgedeelten, verzekeringen en de oprichting van de VvE. Het reglement kan op twee manieren worden gebruikt:

Als modelreglement: Deze reglementen zijn standaarddocumenten die door notarissen worden gebruikt bij nieuwe splitsingen. Voorbeelden zijn het Modelreglement 1973, 1983, 1992, 2006, 2017 en 2018.
Aangepast aan de situatie van de VvE: In de praktijk worden modelreglementen vaak aangepast aan de specifieke situatie van de VvE, zoals bijzondere kostenverdelingen of specifieke onderhoudsverplichtingen.

De keuze voor een modelreglement of een aangepast reglement heeft grote gevolgen voor het beheer van het reservefonds, het MJOP en de verdeling van kosten.

Evolutie van de modelreglementen en de VvE-praktijk

De modelreglementen zijn regelmatig bijgewerkt om rekening te houden met nieuwe wetswijzigingen en praktijkontwikkelingen. Een belangrijk voorbeeld is de inwerkingtreding van de Wet Verbetering Functioneren VvE’s in 2018, die verplichtingen oplegde voor het reservefonds. Ook andere wetswijzigingen, zoals die rondom de WMO, zijn meegenomen in de modelreglementen vanaf 2017.

Modelreglementen vanaf 1973

De oudste modelreglementen, zoals die uit 1973, zijn nog steeds van toepassing op bestaande VvE’s. Echter, deze reglementen kunnen verouderd zijn in verband met nieuwe wetsveranderingen of ontwikkelingen in de woningbouwsector. Veel VvE’s komen hierbij in de situatie dat ze met een verouderd reglement werken, wat tot praktische problemen kan leiden, zoals onduidelijkheid over de verdeling van kosten of het beheer van het reservefonds.

Modelreglement 2017 en 2018

De modelreglementen vanaf 2017 zijn aangepast aan de WVFE en bevatten onder andere de verplichtingen rondom het reservefonds. In artikel 14.2 van deze reglementen is bepaald dat het reservefonds jaarlijks moet worden aangevuld met een bedrag op basis van een MJOP of 0,5% van de herbouwwaarde.

Daarnaast bevat het modelreglement van 2017 ook regels over de beheerder van het reservefonds. Bijvoorbeeld in artikel 31 lid 3 van de splitsingsreglementen 1973, artikel 32 lid 3 van de reglementen 1983 en 1992, artikel 10 lid 4 van het reglement 2006 en artikel 47 lid 5 van reglement 2017 wordt bepaald dat over de gelden van het reservefonds slechts door de (vaste) voorzitter van de vergadering en één van de eigenaren (of twee afzonderlijke personen, bij reglement 2017) samen kan worden beschikt.

Dit betekent dat het beheer van het reservefonds niet in handen mag blijven van één persoon of functie. Het is daarom verstandig om naast de VvE-beheerder of voorzitter één of twee eigenaren aan te wijzen die toezicht houden op de uitgaven. In de praktijk is dit echter zelden het geval. Veel VvE’s vertrouwen op de beheerder of een bestuurslid, wat risico’s met zich meebrengt, zoals fraude of ondoordachte uitgaven.

De praktijk van het reservefonds in VvE’s

In de praktijk blijkt dat het beheer van het reservefonds variëert per VvE. Veel VvE’s nemen besluiten over het MJOP of het gebruik van 0,5% van de herbouwwaarde, maar er is ook sprake van VvE’s die hier geen duidelijke richtlijnen voor hebben. Dit kan leiden tot onverwachte kosten, zoals bijvoorbeeld het plotselinge vervangen van een lift of het saneren van een dakteras, waarvoor het reservefonds mogelijk niet voldoende is.

Risico’s van ondoordacht beheer

Een VvE die niet voldoende reservering doet of die geen MJOP heeft, loopt het risico dat de kosten voor groot onderhoud opkomen buiten het reservefonds. In dergelijke gevallen kunnen de kosten worden verhoogd en worden de eigenaars financieel genoodzaakt om extra bijdragen te leveren, wat kan leiden tot ontevredenheid en juridische geschillen.

Toezicht en bestuur

Omdat het reservefonds een groot financieel instrument is, is het belangrijk dat het goed wordt beheerd. Het modelreglement vanaf 2017 bevat regels die dit ondersteunen, zoals het verplichte toezicht door eigenaren. In de praktijk is dit echter zelden het geval. Het vertrouwen op één beheerder of bestuurslid kan leiden tot ondoordachte of zelfs frauduleuze beslissingen.

Splitsingsreglementen en praktijkvoorbeelden

Een concreet voorbeeld van de praktijk van splitsingsreglementen en hun gevolgen voor het reservefonds is te vinden in een akte van splitsing uit 1976. In deze akte was een modelreglement uit 1973 van toepassing. Het complex bestond uit één bedrijfsruimte met een aandeel in de gemeenschapsposten van 9/18e en negen woonappartementen met elk een aandeel van 1/18e.

In het reglement was bepaald dat de eigenaar van de bedrijfsruimte zelf verantwoordelijk was voor het onderhoud van zijn aandeel, terwijl hij geen bijdrage moest leveren aan de onderhoudskosten van de woonappartementen. Dit betekent dat de verdeling van kosten niet automatisch gelijk is en dat VvE’s moeten letten op eventuele bijzondere bepalingen in de splitsingsakte.

Wijzigingen in splitsingsreglementen

Veel VvE’s hebben te maken met een verouderd splitsingsreglement. In beginsel is het mogelijk om met een oud reglement, zoals dat van 1973, voldoende uit de voeten te komen. Echter, in de praktijk merken VvE’s dat bepaalde artikelen verouderd zijn of regelgeving ontbreekt. Dit kan onder andere het gevolg zijn van wetswijzigingen of nieuwe inzichten in de woningbouwsector.

Een voorbeeld hiervan is het modelreglement van 2006, dat belangrijke veranderingen introduceerde in vergelijking met het modelreglement van 1973. Deze veranderingen zijn onder andere gericht op het beheer van het reservefonds en het MJOP. Advocaten en notariussen adviseren VvE’s vaak om hun splitsingsreglement aan te passen aan de huidige situatie, zodat het juridisch en praktisch beter aansluit bij de huidige regelgeving en de behoeften van de eigenaars.

De rol van MJOP en herbouwwaarde

Sinds 2018 zijn VvE’s verplicht om jaarlijks een minimumbedrag te reserveren voor groot onderhoud. Deze verplichting kan op twee manieren worden uitgevoerd:

Via het MJOP: Een MJOP is een plan dat voor meerdere jaren de verwachte kosten voor groot onderhoud bevat. Het MJOP moet worden opgesteld door een professional, zoals een ingenieur of architect, die op basis van een inspectie en schatting een plan maakt. Dit plan kan vervolgens worden gebruikt om het reservefonds te bepalen.
Via 0,5% van de herbouwwaarde: Deze methode is eenvoudiger en kan zonder MJOP worden toegepast. De herbouwwaarde is het bedrag dat nodig is om het appartementengebouw volledig te reconstrueren, inclusief grond en eventuele verbouwingen. Deze methode is minder nauwkeurig dan het MJOP, maar is voor sommige VvE’s een aantrekkelijke optie.

Keuze tussen MJOP en 0,5% van de herbouwwaarde

De keuze tussen deze twee methoden is aan de VvE zelf. Wel is het belangrijk om te overwegen wat de voordelen en nadelen zijn van beide opties. Het MJOP is meestal nauwkeuriger, maar vereist meer tijd en geld. De methode van 0,5% is eenvoudiger, maar kan leiden tot onvoldoende reserveringen in geval van grote reparaties.

Praktijkproblemen en juridische risico’s

Een VvE die niet voldoet aan de wettelijke verplichtingen rondom het reservefonds loopt juridische risico’s. Zo is het mogelijk dat de VvE wordt aangerekend door de fiscus of dat eigenaars aansprakelijk worden gehouden voor schade die niet uit het reservefonds is betaald. Daarnaast kan een ondoordacht beheer van het reservefonds leiden tot scherpe kritiek van de eigenaars en vertraging in de uitvoering van noodzakelijke werkzaamheden.

Een belangrijk juridisch precedent hierover is de uitspraak van het Hof van Den Haag van 8 mei 2018 (ECLI:NL:GHDHA:2018:1007), waarin het Hof zich uitliet over de uitleg van een splitsingsakte in verband met de bijdrageplicht van de eigenaars aan het onderhoud. In deze zaak was onder meer de vraag of een eigenaar van een bedrijfsruimte verplicht was om bij te dragen aan het onderhoud van woonappartementen. Het Hof concludeerde dat dit niet het geval was, gezien de bepalingen in de splitsingsakte.

Conclusie

Het reservefonds en het splitsingsreglement zijn cruciale instrumenten in het beheer van appartementencomplexen. Het reservefonds zorgt voor financiële zekerheid bij groot onderhoud, terwijl het splitsingsreglement juridische en praktische richtlijnen biedt voor de VvE. Sinds 1973 is er een duidelijke evolutie geweest in de regelgeving rondom deze instrumenten, met name door de inwerkingtreding van de Wet Verbetering Functioneren VvE’s in 2018.

Voor VvE’s is het belangrijk om bewust te zijn van de verplichtingen die met het reservefonds gepaard gaan en om zorgvuldig te kiezen voor het MJOP of de methode van 0,5% van de herbouwwaarde. Ook is het aan te raden om het splitsingsreglement regelmatig te herzien en bij te werken, zodat het juridisch en praktisch goed aansluit bij de huidige situatie en behoeften van de VvE en de eigenaars.

Een goed beheerde VvE, met een duidelijke regelgeving en toezicht op het reservefonds, draagt bij aan een duurzame en transparante woningbouwpraktijk. Voor eigenaars, investeerders en professionals is het dus belangrijk om te begrijpen hoe deze systemen werken en welke verantwoordelijkheden daarmee gepaard gaan.