Inleiding
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt een centrale rol in de bestuursorgaan van een woningbouwcorporatie of wooncomplex. De VvE dient als juridisch en democratisch orgaan waarbij eigenaren, op basis van hun aandeel in de vereniging, beslissingen nemen over gezamenlijke zaken, zoals onderhoud, beheer en eventuele veranderingen in het woningcorporatieve domein. Voor het nemen van besluiten zijn algemene ledenvergaderingen (ALV’s) van groot belang, waarbij schriftelijke stemmen of steminstructies een rol kunnen spelen.
De praktijk van schriftelijke stemmen en steminstructies in een VvE brengt meerdere juridische en praktische aspecten met zich mee. In dit artikel worden deze onderwerpen onder de loep genomen, op basis van bestaande praktijk, discussies en regelgeving. De nadruk ligt op hoe schriftelijke stemmen juridisch worden bepaald, wat de rol is van de gemachtigde, en hoe steminstructies kunnen (of moeten) worden verwerkt in het stemproces. Bovendien worden relevante praktijkvoorbeelden en verwijzingen naar modelreglementen behandeld.
Wat is een schriftelijke stemming in de context van een VvE?
Een schriftelijke stemming in een VvE verwijst naar het proces waarbij eigenaren hun stemmen geven zonder fysiek aanwezig te zijn bij een vergadering. Dit kan via het invullen van een machtigingsformulier, waarbij soms ook een steminstructie wordt opgenomen. Deze stemmen worden daarna geteld en meegenomen in de stemming tijdens de algemene ledenvergadering.
Het verschil met een traditionele stemming tijdens een vergadering is dat schriftelijke stemmen vaak vooraf worden ingezonden, waardoor het mogelijk is om een vergadering met een beperkt aantal aanwezigen te houden. Echter, zoals blijkt uit discussies in het VvE-forum, is het gebruik van schriftelijke stemmen met steminstructies juridisch en praktisch complexer.
De rol van de gemachtigde en het gebruik van steminstructies
In een VvE is het gebruikelijk dat eigenaren die niet kunnen deelnemen aan een ALV, een gemachtigde aanwijzen om voor hen te stemmen. Deze machtiging kan worden uitgeoefend via een volmachtformulier. De gemachtigde heeft in principe het recht om in zijn eigen inzicht te stemmen, tenzij er expliciet een steminstructie is gegeven.
Algemene volmacht versus steminstructie
In het kader van een VvE wordt vaak sprake van een algemene volmacht, waarbij de gemachtigde vrij is om te stemmen zoals hij dat als goed acht. Daarnaast kan men ook een volmacht met steminstructie geven, waarbij de gemachtigde bepaalde richtlijnen volgt bij het uiten van zijn stem. In de praktijk zijn er verschillende vormen van volmacht, zoals:
- Algemene volmacht: de gemachtigde mag stemmen zoals hij dat goed acht.
- Doorlopende volmacht: meerdere vergaderingen kunnen worden afgewend door een enkele gemachtigde.
- Volmacht met steminstructie: de gemachtigde ontvangt een instructie hoe hij moet stemmen per onderwerp.
- Doelvolmacht: alleen voor bepaalde onderwerpen.
- Onherroepelijke volmacht: een vorm die juridisch onwenselijk is in veel gevallen.
In het kader van een VvE is de algemene volmacht de meest gebruikelijke vorm. Zoals te lezen is in de bronnen, wordt een volmacht met steminstructie vaak als minder democratisch ervaren, aangezien het mogelijk is dat de stemming al vooraf geregeld lijkt, vooral als geen instructie is gegeven. In dat geval wordt de volmachtgever automatisch aangemerkt als instemmend met alle voorstellen.
Steminstructies en democratie
De discussie over steminstructies in een VvE ligt vaak op de grens van juridische en democratische principes. Volgens enkele forumleden in de bronnen is het idee van steminstructies niet vanzelfsprekend democratisch. In tegenstelling tot een klassieke stemming waarbij de gemachtigde op eigen inzicht kan beslissen, beperken steminstructies de vrijheid van de gemachtigde om te handelen.
In het reglement van een VvE staat vaak dat de gemachtigde het woord mag voeren en stemmen in zijn eigen inzicht. Dit wil zeggen dat steminstructies geen juridische binding hebben, ook al worden ze soms opgenomen in volmachtformulieren. In dat geval is het aan de voorzitter of secretaris om dergelijke instructies te negeren, aangezien zij geen juridische betekenis hebben.
Praktijkuitvoering en juridische voorzichtigheid
Hoewel steminstructies niet bindend zijn, kunnen zij wel invloed hebben op de praktijk van de stemming. In veel gevallen geven eigenaren duidelijke instructies aan de gemachtigde, bijvoorbeeld dat hij voor of tegen een bepaald voorstel moet stemmen. Hoewel dit niet verplicht is, kan het in de praktijk wel gebruikelijk zijn, vooral bij belangrijke besluiten.
Het gebruik van steminstructies moet echter met voorzichtigheid worden ingebracht in de volmachtformulieren van een VvE. Zoals te lezen is in enkele discussies, kan het opnemen van steminstructies in het volmachtformulier leiden tot verwarring of zelfs juridische twijfels. Er is ook de vraag of een steminstructie die niet wordt opgevolgd door de gemachtigde, juridisch verantwoord kan worden. In de praktijk is het aan te raden om zulke instructies niet als verplichte richtlijnen op te nemen in de volmacht.
Stemmingen tijdens een VvE-vergadering
Tijdens een ALV worden besluiten genomen over belangrijke zaken van de vereniging, zoals onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes, budgetten, en eventuele veranderingen in het wooncorporatieve domein. De stemmingen die tijdens deze vergaderingen plaatsvinden, zijn van groot belang voor het functioneren van de VvE.
Het verschil tussen schriftelijke en mondelinge stemming
Een schriftelijke stemming kan plaatsvinden voorafgaand aan een vergadering, waarbij eigenaren hun stemmen op voorhand geven. Een mondelinge stemming vindt daarentegen tijdens de vergadering zelf plaats, waarbij eigenaren live stemmen. Beide vormen hebben hun voor- en nadelen.
Schriftelijke stemmingen zijn handig bij vergaderingen waarbij slechts weinig eigenaren aanwezig zijn, of bij complexe onderwerpen waarvoor duidelijke instructies nodig zijn. Mondelinge stemmingen zijn daarentegen meer transparant, omdat eigenaren direct kunnen reageren op voorstellen en debatten.
Het stemproces in de praktijk
Het stemproces in een VvE is bepaald door het splitsingsreglement en eventueel het modelreglement van de vereniging. In de praktijk gelden de volgende regels:
- Blanco stemmen: eigenaren kunnen kiezen om zich te onthouden van stemmen. Deze stemmen tellen niet mee in de stemming, maar wel voor het quorum.
- Ongeldige stemmen: stemmen die niet duidelijk zijn of niet voldoen aan de eisen van het reglement, tellen niet mee.
- Stemverhoudingen: de modelreglementen bepalen de benodigde stemverhoudingen voor besluiten (bijvoorbeeld meerderheid, absolute meerderheid of kwalificatie). Deze verhoudingen kunnen worden afgeweken in het splitsingsreglement.
Het is belangrijk dat het stemproces strikt volgens de regels wordt uitgevoerd, om juridische complicaties te voorkomen.
Digitale vergaderingen en schriftelijke stemmingen
Sinds de invoering van de tijdelijke wet op de impact van het coronavirus in de justitie en veiligheid (covid-19 wetswijziging), zijn VvE's in staat geweest om digitale vergaderingen te houden. Echter, deze mogelijkheid was alleen geldig tot 1 februari 2023. Sindsdien is er sprake van een voortzetting van de wetswijziging in de maak, maar het is nog onduidelijk wanneer deze definitief zal ingaan.
Momenteel is het voor veel VvE's niet mogelijk om digitaal te vergaderen, tenzij dit expliciet in het splitsingsreglement staat. In de praktijk betekent dit dat de meeste vergaderingen fysiek moeten worden gehouden, en schriftelijke stemmingen daarom een rol blijven spelen.
Een alternatief voor digitale vergaderingen is het gebruik van schriftelijke stemmingen, waarbij eigenaren hun stemmen op voorhand kunnen indienen. Dit is een manier om vergaderingen te faciliteren in het geval van weinig aanwezige eigenaren of bij complexe onderwerpen.
Juridische overwegingen
Het gebruik van schriftelijke stemmen en steminstructies moet altijd binnen de grenzen van het splitsingsreglement en het modelreglement worden gehouden. In de praktijk gelden de volgende juridische principes:
- Modelreglementen als richtlijn: In het modelreglement zijn standaardregels opgenomen over het stemproces, inclusief het gebruik van blanco stemmen en het stemmechanisme. Echter, deze regels kunnen worden afgeweken in het splitsingsreglement.
- Volmachtformulieren: Een volmachtformulier is een juridisch document dat aangeeft wie wordt gemachtigd om in naam van een eigenaar te stemmen. Dit formulier moet duidelijk zijn en mag niet bevatte elementen die niet past binnen de regels van de VvE.
- Steminstructies en volmacht: Steminstructies die zijn opgenomen in een volmachtformulier hebben geen juridische binding, maar kunnen wel invloed hebben op de praktijk. Het is aan de voorzitter of secretaris om dergelijke instructies te negeren, aangezien zij geen juridische betekenis hebben.
Conclusie
Schriftelijke stemmingen spelen een belangrijke rol in het democratisch proces van een VvE. Zij bieden eigenaren de mogelijkheid om hun stemmen te geven, zelfs wanneer ze niet kunnen deelnemen aan een fysieke vergadering. Echter, het gebruik van schriftelijke stemmingen, en in het bijzonder steminstructies, brengt meerdere juridische en praktische aspecten met zich mee.
De gemachtigde heeft in principe het recht om in zijn eigen inzicht te stemmen, tenzij er een duidelijke instructie is gegeven. Steminstructies kunnen in de praktijk invloed hebben op de stemming, maar hebben geen juridische binding. Het is daarom belangrijk dat dergelijke instructies niet verplicht zijn en dat de voorzitter of secretaris deze instructies genegeerd kunnen worden.
Het stemproces in een VvE is bepaald door het splitsingsreglement en eventueel het modelreglement. Het is aan te raden om dit reglement goed te kennen en te volgen, om juridische complicaties te voorkomen. Bovendien is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen schriftelijke en mondelinge stemmingen, en wanneer welke vorm het meest geschikt is.
Tot slot is het gebruik van digitale vergaderingen momenteel nog beperkt, waardoor schriftelijke stemmingen een belangrijke rol blijven spelen in de praktijk van een VvE. Het is daarom aan te raden om het stemproces en de regels goed te begrijpen, zowel voor eigenaren als voor het bestuur.