De gebruikersverklaring binnen een VvE: Verplichte toezegging van de gebruiker en de juridische en administratieve consequenties

In de Nederlandse woonstroom speelt de Vereniging van Eigenaars (VvE) een centrale rol bij de beheersing en reglementering van appartementen in woningbouwcomplexen. Een van de instrumenten waarmee een VvE haar regels en reglementen effectief kan handhaven, is de zogenaamde gebruikersverklaring. Deze schriftelijke toezegging, die een gebruiker (meestal een huurder) moet afleggen, is een essentieel onderdeel van het woonrecht binnen een VvE. Het heeft juridische, administratieve, en ook AVG-relevante aspecten.

Deze artikel biedt een grondige inzicht in de aard, de verplichting en de praktische uitwerking van de gebruikersverklaring binnen de VvE. We bespreken wat een gebruikersverklaring inhoudt, waarom het noodzakelijk is, welke gevolgen ontstaan bij het niet ondertekenen ervan, en hoe het in de praktijk omgegaan wordt met AVG-aanvallen op deze regel.

Wat is een gebruikersverklaring?

Een gebruikersverklaring is een schriftelijke toezegging van een gebruiker van een appartement (meestal een huurder) dat hij of zij zich aan de regelgeving van de VvE zal houden. Deze regelgeving omvat het splitsingsreglement, eventueel een huishoudelijk reglement, en andere besluiten van de VvE die van toepassing zijn op het gebruik van het appartement en de gemeenschappelijke ruimtes. De gebruiker verklaart hiermee dat hij of zij deze regels zorgvuldig zal naleven, en dat hij of zij bereid is om bij te dragen aan een goede woonomgeving binnen de VvE.

De gebruikersverklaring moet op een bepaalde manier worden opgesteld en ondertekend. Volgens de meeste modelreglementen en praktijkrichtlijnen gelden de volgende vereisten:

De verklaring moet in tweevoud worden opgesteld;
De verklaring moet gedateerd zijn;
De verklaring moet aan twee partijen binden: de gebruiker en de VvE;
De gebruiker verklaart expliciet dat hij of zij zich aan het reglement en eventueel aan het huishoudelijk reglement zal houden;
De verklaring is toekomstbestendig, wat betekent dat ze ook geldt voor eventuele wijzigingen of aanvullingen op de regelgeving die worden aangenomen na het ondertekenen van de gebruikersverklaring.

De gebruikersverklaring is dus niet alleen een momentopname van de huidige situatie, maar ook een bindende toezegging op de toekomstige regelgeving van de VvE.

Verplichting om de gebruikersverklaring te ondertekenen

Volgens meerdere bronnen is het ondertekenen van de gebruikersverklaring verplicht voor de gebruiker van een appartement. Deze verplichting is ingebouwd in de meeste modelreglementen van VvE’s. Zo zegt het modelreglement van 2017 bijvoorbeeld dat de gebruiker verplicht is om de gebruikersverklaring te ondertekenen om het gebruik van het appartement te mogen verkrijgen. Anders gezegd: zonder ondertekende gebruikersverklaring mag de gebruiker het appartement niet betreden of gebruiken.

De verplichting valt in op twee niveaus:

Juridisch niveau: Volgens het Burgerlijk Wetboek (BW), in het bijzonder artikel 5:120 lid 2, zijn bepaalde regels uit de splitsingsakte direct van toepassing op de gebruiker, ongeacht of deze een gebruikersverklaring heeft ondertekend. Deze regels betreffen het gebruik, beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen. Alleen deze bepalingen zijn dan geldig. De rest van de regelgeving, zoals het huishoudelijk reglement of andere besluiten van de VvE, zijn alleen geldig als de gebruiker de gebruikersverklaring heeft ondertekend.
Praktisch niveau: Het bestuur van de VvE stelt vaak de ondertekening van de gebruikersverklaring als voorwaarde voor het toegang geven tot het appartement. Zonder ondertekende gebruikersverklaring kan de gebruiker dus niet worden toegelaten.

Gevolgen van het niet ondertekenen van een gebruikersverklaring

Als een gebruiker een gebruikersverklaring niet ondertekent, ontstaan er juridische en praktische gevolgen.

1. Beperkte toepassing van regelgeving

Wanneer de gebruikersverklaring niet is ondertekend, zijn alleen de regels uit de splitsingsakte van toepassing op de gebruiker. Deze regels zijn meestal beperkt tot het gebruik, beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen. Andere regels, zoals die in het huishoudelijk reglement of in besluiten van de VvE staan, zijn niet van toepassing, tenzij de gebruiker alsnog de gebruikersverklaring tekent.

2. Mogelijkheid tot verwijdering

Als de gebruiker de gebruikersverklaring niet tekent en het bestuur daarom besluit dat het gebruik niet langer mag duren, kan de gebruiker worden verwijderd uit het appartement. Dit gebeurt via een juridisch proces, waarbij het bestuur aantoont dat het gebruik van het appartement in strijd is met de wettelijke regelgeving (artikel 5:120 BW). Dit proces is echter meestal alleen gerechtvaardigd als de gebruiker weigert om de gebruikersverklaring te ondertekenen en daardoor niet in het reglement wordt geïntegreerd.

3. Geen toegang tot gemeenschappelijke delen

Een gebruiker zonder gebruikersverklaring heeft geen juridische recht op het gebruik van gemeenschappelijke delen, zoals de gemeenschappelijke oprit, de tuin, of de recreatieve ruimtes. Hij of zij kan wel deze delen gebruiken, maar zonder de bepalingen van het reglement te moeten nakomen.

Rol van de eigenaar bij het ondertekenen van een gebruikersverklaring

De eigenaar van een appartement heeft een wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de gebruiker een gebruikersverklaring tekent. Deze verplichting is vastgelegd in meerdere modelreglementen van VvE’s. Zo vermeldt het modelreglement van 2017 dat de eigenaar verantwoordelijk is voor het verkrijgen en indienen van de gebruikersverklaring aan het bestuur van de VvE.

In de praktijk betekent dit dat de eigenaar, bijvoorbeeld een verhuringsmakelaar of particuliere verhuurder, ervoor moet zorgen dat de huurder, bij het in gebruik nemen van het appartement, een gebruikersverklaring tekent. Deze verklaring moet aan het bestuur worden aangeleverd. Het bestuur kan dan het gebruik van het appartement toestaan.

De verplichting van de eigenaar is ook verankerd in het Burgerlijk Wetboek. Artikel 5:126 lid 3 BW geeft aan dat de VvE een register moet bijhouden van eigenaars en gebruikers. Dit register is alleen compleet als de gebruiker een gebruikersverklaring heeft ondertekend.

De gebruikersverklaring en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

De invoering van de AVG in 2018 heeft in de praktijk geleid tot veel vragen over de juridische positie van de gebruikersverklaring. Sommige eigenaren vrezen dat het verwerken van persoonsgegevens van gebruikers in strijd is met de AVG. Dit is echter niet het geval, zoals ook duidelijk blijkt uit meerdere bronnen en jurisprudentie.

1. Wettelijke grondslag

De VvE heeft twee wettelijke grondslagen om persoonsgegevens van gebruikers te verwerken:

Artikel 6 lid 1 sub c AVG: de wettelijke grondslag;
Artikel 6 lid 1 sub f AVG: het gerechtvaardigde belang.

De wettelijke grondslag komt voort uit artikel 5:126 lid 3 Burgerlijk Wetboek, waarin staat dat de VvE een register moet bijhouden van eigenaars en gebruikers. Dit is een wettelijke verplichting en vormt dus een geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bovendien heeft de VvE ook een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van gebruikers te verwerken. Dit is verankerd in artikel 6 lid 1 sub f AVG. Het gerechtvaardigde belang ligt hier in het behoud van orde en veiligheid binnen de VvE, evenals het handhaven van regelgeving en het voorkomen van onrust.

2. Jurisprudentie

De rechtspraak heeft in meerdere gevallen bevestigd dat de VvE voldoende rechtsgrondslagen heeft voor de verwerking van persoonsgegevens via de gebruikersverklaring. Zo heeft de Rechtbank Rotterdam in een zaak toegestaan dat een VvE een gebruikersverklaring van een huurder eist, omdat dit noodzakelijk is voor het handhaven van regels en het registreren van gebruikers.

Een andere rechtspraak van de Rechtbank Overijssel bevestigt ook dat de VvE genoeg wettelijke grondslagen heeft om persoonsgegevens van gebruikers te verwerken, zowel via de wet als via het gerechtvaardigde belang.

3. Verplichting tot informatieverstrekking

De VvE heeft onder de AVG ook een informatieverplichting. Dit betekent dat ze haar leden en gebruikers moet informeren over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Deze informatie kan worden gegeven via een privacyverklaring, waarin de doelen van de verwerking, de aard van de gegevens en de rechten van de betroffen personen worden verduidelijkt.

Hoewel veel VvE’s geen website hebben, is het mogelijk om deze privacyinformatie via papieren communicatie aan de leden en gebruikers te verstrekken. Dit is een wettelijke plicht en moet dus serieus genomen worden.

Praktische uitwerking van de gebruikersverklaring

In de praktijk is het ondertekenen van de gebruikersverklaring een standaardproces, vooral bij VvE’s die regelmatig appartementen verhuren. Het bestuur stelt meestal een modelgebruikersverklaring op, die kan worden aangepast aan de specifieke omstandigheden van de VvE. De gebruiker ontvangt deze verklaring, tekent hem, en brengt hem aan het bestuur.

De verklaring moet in tweevoud worden opgesteld, waarbij één exemplaar aan de gebruiker en één aan de VvE wordt uitgereikt. Dit zorgt voor juridische duidelijkheid en dient als bewijsmateriaal in geval van conflicten of juridische procedures.

Het bestuur is verplicht om gebruikers te informeren over wijzigingen in het reglement of in het huishoudelijk reglement. Dit is belangrijk, omdat de gebruikersverklaring ook bindend is voor toekomstige regelgeving. De gebruiker moet dus op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen.

1. Invoegen in huurovereenkomst

Soms wordt de gebruikersverklaring gedeeltelijk of geheel opgenomen in de huurovereenkomst. Dit is een praktische oplossing die zorgt voor duidelijkheid en juridische consistente regelgeving. Het heeft echter wel het nadeel dat de gebruikersverklaring dan onderdeel wordt van een contractuele verplichting, waardoor de wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens verandert.

2. Digitale ondertekening

Hoewel velen nog steeds voorkeur geven aan een handgeschreven en gedrukte gebruikersverklaring, zijn er ook VvE’s die overgaan op digitale ondertekeningen. Dit heeft voordelen in termen van administratie en opslag, maar vereist wel dat het gebruik van digitale handtekeningen juridisch wordt onderbouwd.

Conclusie

De gebruikersverklaring is een essentieel instrument voor de VvE om regelgeving effectief te kunnen handhaven binnen een woningbouwcomplex. Zowel de gebruiker als de eigenaar hebben hierbij een duidelijke rol en verantwoordelijkheid. De gebruiker is verplicht om de gebruikersverklaring te ondertekenen om het gebruik van het appartement te mogen verkrijgen. De eigenaar is wettelijk verplicht om ervoor te zorgen dat de gebruiker dit doet.

De gebruikersverklaring is niet alleen juridisch verankerd in het Burgerlijk Wetboek, maar ook onderbouwd door de AVG. De VvE heeft hierbij zowel een wettelijke grondslag als een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van gebruikers te verwerken. De rechtspraak heeft dit meerdere keren bevestigd, waardoor de gebruikersverklaring een juridisch stevige basis heeft.

In de praktijk is het ondertekenen van de gebruikersverklaring een standaardproces. Het bestuur stelt een model op, de gebruiker tekent en levert het in. De verklaring is bindend voor zowel de gebruiker als voor de VvE en geldt ook voor toekomstige regelgeving. Als de gebruiker de verklaring niet ondertekent, ontstaan er juridische en praktische gevolgen, zoals beperkte toepassing van regelgeving en mogelijk zelfs verwijdering.

De gebruikersverklaring is dus niet alleen een administratief instrument, maar ook een juridisch en woonrechtelijk instrument dat essentieel is voor de goede functionering van een VvE.