Een Vereniging van Eigenaars (VvE) is een wettelijke verplichte organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van een appartementencomplex. Een belangrijk onderdeel van dit beheer is het reserveren van fondsen voor toekomstige renovaties en onderhoud. Dit wordt gedaan via een zogenaamd reservefonds. Het geld uit dit fonds wordt meestal op een spaarrekening van de VvE gehouden. Echter, het openen, beheren en verspreiden van dit spaartegoed over verschillende banken is soms een complexe aangelegenheid.
In dit artikel geven we een overzicht van de opties en uitdagingen rondom het openen en beheren van een spaarrekening voor een VvE. We bespreken onder andere de rol van de banken, de risico's bij het concentreren van fondsen bij één instelling, en de administratieve lasten die vaak met deze rekeningen gepaard gaan.
Waarom is een spaarrekening voor VvE's belangrijk?
Een VvE heeft een wettelijke verplichting om geld te reserveren voor het onderhoud van gemeenschappelijke delen zoals de gevel, de kozijnen of het trappenhuis. Dit geld wordt opgespaard in een reservefonds, en op lange termijn is het doel om dit fonds te gebruiken voor grote renovatieprojecten. Een spaarrekening voor de VvE is daarom een essentieel instrument om dit fonds te beheren.
De reden waarom het spaartegoed op een aparte rekening wordt gehouden, ligt in de specifieke juridische en fiscale regels die van toepassing zijn op VvE's. Aangezien de VvE een aparte juridische entiteit is, moet ze zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van haar fondsen, waaronder het sparen en investeren.
Spaarrekening bij één bank of verspreiden over meerdere banken?
Als het reservefonds van een VvE groter dan 100.000 euro is, wordt het aanbevolen om het geld over meerdere banken te spreiden. Dit is een maatregel om het risico van verlies te beperken in het geval van een faillissement van een bank. In Nederland is namelijk het depositogarantiestelsel van toepassing, waarbij spaargeld tot een bepaalde hoogte beschermd is. Voor VvE's geldt dat per bank het spaartegoed tot maximaal 100.000 euro verzekerd is.
Bijvoorbeeld: Als de VvE 200.000 euro heeft gespaard, is het verstandig om dit bedrag over twee verschillende banken te spreiden. Zo is elk deel van het fonds tot 100.000 euro beschermd, en is het totale bedrag dus volledig verzekerd.
De praktijk leert echter dat het verspreiden van fondsen over meerdere banken niet altijd eenvoudig is. De administratie wordt complex, en niet alle banken zijn bereid om een spaarrekening voor een VvE te openen. Daarnaast zijn er kosten verbonden aan het beheren van meerdere rekeningen, zoals administratiekosten, overboekingkosten en eventueel extra kosten bij het opzetten van nieuwe rekeningen.
VvE Metea, een beheerder van VvE's, gebruikt bijvoorbeeld de ABN AMRO en de Volksbank als standaardopties voor het openen van spaarrekeningen. Als het fonds groter dan 200.000 euro is, worden er extra banken overwogen. Echter, het is belangrijk om te weten dat deze keuze in overleg met het VvE-bestuur moet worden gedaan.
Welke banken zijn geschikt voor VvE's?
Het openen van een spaarrekening voor een VvE is niet altijd een eenvoudige procedure. Sommige banken zijn speciaal ervoor gespecialiseerd, terwijl anderen aarzelen vanwege de complexiteit van de juridische structuur van een VvE. Hieronder geven we een overzicht van de banken die historisch gezien vaak worden gebruikt:
- ABN AMRO – De ABN AMRO is een van de banken die vaak wordt gebruikt voor het openen van spaarrekeningen voor VvE's. De bank valt onder het depositogarantiestelsel, waardoor het spaartegoed tot 100.000 euro verzekerd is. Voor grotere fondsen wordt vaak ook de Volksbank gebruikt.
- Volksbank – Net als de ABN AMRO biedt de Volksbank een spaarrekening aan voor VvE's. Ook deze bank valt onder het depositogarantiestelsel. De combinatie van ABN AMRO en Volksbank is een populaire keuze voor VvE's met een fonds groter dan 100.000 euro.
- Robeco, Regio Bank (Volksbank), Van Lanschot, Triodos Bank – Deze banken zijn historisch gezien ook gebruikt voor spaarrekeningen voor VvE's, maar zijn tegenwoordig minder commercieel aantrekkelijk vanwege de administratiebelasting.
- Rabobank en ING – Deze grotere banken vereisen vaak dat een tegenrekening wordt geopend, bijvoorbeeld een betaalrekening. Dit brengt extra kosten met zich mee, en is daarom vaak niet de voorkeurskeuze voor VvE's die weinig transacties hebben.
- Internetbanken of buitenlandse spaarbanken – Deze optie wordt soms overwogen, maar het is belangrijk om te weten dat deze banken niet altijd onder het depositogarantiestelsel vallen. Daardoor is het spaartegoed mogelijk niet verzekerd.
Een andere complicatie is dat het openen van een spaarrekening voor een VvE vaak niet digitaal mogelijk is. Het is vaak nodig om telefonisch contact op te nemen of zelfs fysiek bij de bank te verschijnen. Dit kan extra tijd en moeite kosten, vooral voor VvE's met een klein bestuur of weinig ervaring.
Risico's en uitdagingen
Hoewel het openen van een spaarrekening voor een VvE een essentieel onderdeel is van het beheer van het reservefonds, zijn er ook risico's en uitdagingen:
Administratieve lasten – Het beheren van een spaarrekening vereist administratieve inzet. Het bestuur moet bijvoorbeeld rekening houden met belastingaangiften, rapportages en andere juridische vereisten. Voor VvE's met weinig ervaring of tijd kan dit een uitdaging zijn.
Bankpolitiek en anti-witwasregels – Sinds enkele jaren zijn banken steeds strikter geworden in hun beleid tegen witwassen en terrorisme. Dit heeft geleid tot extra administratieve vereisten voor VvE-besturen. Zo moeten bestuurders vaak extra papieren ondertekenen, en als ze dit niet doen, kan de bankrekening worden geblokkeerd. Dit is vooral een probleem voor VvE's met onervaren bestuurders of diegene die vrezen voor juridische aansprakelijkheid.
Kosten – Het beheer van een spaarrekening brengt kosten met zich mee. Deze kunnen variëren per bank en omvatten onder andere administratiekosten, overboekingkosten en eventuele kosten bij het openen van nieuwe rekeningen. Voor VvE's met weinig activiteit (zoals een VvE met weinig bewoners of weinig grote renovaties) kan dit relatief hoog zijn.
Juridische onzekerheid – Het openen van een spaarrekening voor een VvE kan soms leiden tot juridische onzekerheid, vooral bij het gebruik van internetbanken of buitenlandse instellingen. Deze banken zijn niet altijd onder het depositogarantiestelsel vallen, waardoor het spaartegoed mogelijk niet volledig verzekerd is.
Moeilijkheden bij wijzigingen – Wijzigingen in het VvE-bestuur, zoals het benoemen of afzeggen van bestuursleden, kunnen leiden tot administratieve moeilijkheden. Zoals vermeld in een van de bronnen, is het openen of aanpassen van een spaarrekening vaak niet digitaal mogelijk, wat extra tijd en moeite kost.
Opties en alternatieven
Als het openen van een spaarrekening bij een traditionele bank niet lukt of niet gewenst is, zijn er enkele alternatieven die overwogen kunnen worden:
Samenwerking met een VvE-beheerder – VvE-beheerders zoals VvE Metea kunnen helpen bij het openen en beheren van een spaarrekening. Deze beheerders hebben vaak al een relatie met banken en weten welke opties beschikbaar zijn. Bovendien kunnen ze helpen bij het verspreiden van het fonds over meerdere banken om het risico te beperken.
Gebruik van Twinq of andere digitale tools – Sommige VvE's maken gebruik van digitale platforms zoals Twinq voor het beheren van documentatie, notulen en andere informatie. Deze tools kunnen ook gebruikt worden voor het beheren van het spaartegoed. Echter, het is belangrijk om te weten dat de mogelijkheden van deze systemen varieren, en niet altijd alle gegevens automatisch beschikbaar zijn.
Externe accountant of juridisch advies – Voor VvE's die moeite hebben met het beheren van hun spaarrekening of die vragen hebben over de juridische aspecten, kan het verstandig zijn om juridisch of administratief advies in te huren. Dit kan extra kosten met zich meebrengen, maar het kan ook helpen om potentiële problemen te voorkomen.
Overweeg investeringen in rendementrijke producten – Voor VvE's met een groot reservefonds kan het verstandig zijn om te overwegen om het geld niet alleen op een spaarrekening te houden, maar ook in rendementrijke producten te beleggen. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de juridische en fiscale regels, en eventueel advies in te huren.
Belastingaangiften en spaartegoeden
Het spaartegoed van een VvE is ook relevant in de context van belastingaangiften. Onder de richtlijnen van de Belastingdienst moeten VvE's hun spaartegoed op 1 januari van het jaar rapporteren. Dit geldt voor alle spaartegoeden, inclusief die op naam van de VvE. Het is belangrijk om te weten dat het spaartegoed op meerdere banken kan worden gehouden, en dat elk deel apart moet worden gemeld.
Bij het invullen van de belastingaangifte is het belangrijk om te weten of het spaartegoed is onderworpen aan een BEM-clausule (Belegging Erfenis en andere gelden Minderjarigen), of of het een gewone spaarrekening is. Ook is het belangrijk om te weten of de spaarrekening deel uitmaakt van een "en/of-rekening", wat betekent dat het spaartegoed gedeeld kan zijn tussen meerdere partijen.
Samenwerking tussen VvE's en banken
De relatie tussen een VvE en de bank is vaak belangrijk voor het succesvol beheren van het reservefonds. Echter, zoals vermeld in enkele van de bronnen, kan het openen en beheren van een spaarrekening soms een probleem zijn. Soms worden VvE-besturen geconfronteerd met extra administratieve vereisten, of wordt de bankrekening zelfs geblokkeerd als de vereisten niet worden voldaan.
VvE Belang, een stichting die zich inzet voor VvE's, heeft hier kritisch op gereageerd. Volgens deze organisatie wordt het beleid van sommige banken als onredelijk ervaren, omdat het leidt tot extra administratieve lasten en soms zelfs tot het bevroren van tegoeden. Het is belangrijk om te weten dat VvE's in dit geval contact kunnen opnemen met de bank of met VvE Belang voor hulp.
Conclusie
Een spaarrekening voor een Vereniging van Eigenaars is een essentieel onderdeel van het beheren van het reservefonds. Het is een wettelijke verplichting om geld te reserveren voor toekomstige renovaties en onderhoud van gemeenschappelijke delen. Echter, het openen en beheren van deze rekening brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals administratieve lasten, juridische onzekerheid, en risico's bij het concentreren van fondsen bij één bank.
Het is verstandig om het spaartegoed te verspreiden over meerdere banken om het risico te beperken. De keuze van de banken moet echter zorgvuldig worden gemaakt, en het is belangrijk om rekening te houden met de administratieve en juridische aspecten. Voor VvE's die moeite hebben met het beheren van hun spaarrekening, zijn er opties zoals samenwerking met een VvE-beheerder of het gebruik van digitale tools.
Tot slot is het belangrijk om te weten dat de relatie tussen een VvE en de bank niet altijd eenvoudig is. Het is belangrijk om bewust te zijn van de administratieve vereisten en eventuele juridische risico's, en om eventueel hulp in te huren bij juridisch of administratief advies.