Het stemmen tijdens een vergadering van de Vereniging van Eigenaren (VvE) is een essentieel onderdeel van de democratische processen binnen een appartementengebouw. Voor zowel appartementseigenaren als voor het bestuur is het belangrijk om de juiste regels te kennen rondom het stemrecht, het quorum, en de behandeling van blanco stemmen. Deze kennis helpt om eventuele geschillen te voorkomen en ervoor te zorgen dat besluiten juridisch bindend en geldig zijn. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de relevante stellingen uit de bronnen en worden de juridische en praktische aspecten van het stemmen tijdens VvE-vergaderingen uitgebreid toegelicht.
Inleiding
De VvE is een juridisch orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van een appartementengebouw. De VvE wordt gevormd door de appartementseigenaren, die zich moeten gedragen als “goede huisvaders”. Daarbij hoort ook het plegen van besluiten, waarbij het stemmen een centrale rol speelt. Tijdens een vergadering van de VvE kunnen belangrijke besluiten genomen worden, zoals die betreffen het benoemen van het bestuur, het vaststellen van de jaarrekening of het goedkeuren van een verduurzamingsplan. Deze besluiten moeten voldoen aan de juridische eisen op het gebied van het quorum en de benodigde meerderheid.
De regels rondom het stemmen kunnen per VvE variëren, afhankelijk van de inhoud van het splitsingsreglement. Het splitsingsreglement is de regelgeving die van toepassing is op de VvE en is vaak gebaseerd op een modelreglement uit 1973, 1983, 1992, 2006 of 2017. In dit artikel worden de relevante aspecten van het stemmen tijdens een VvE-vergadering besproken, inclusief het quorum, de meerderheid, het stemrecht en de behandeling van blanco stemmen. Bovendien wordt aandacht besteed aan praktische voorbeelden en rechtspraak die relevant zijn voor het begrijpen van de regels in de praktijk.
Het quorum: een voorwaarde voor juridisch geldige besluiten
Een van de eerste juridische eisen bij het nemen van een besluit tijdens een VvE-vergadering is het gehouden van een quorum. Dit betekent dat een voldoend aantal eigenaren aanwezig moet zijn om het besluit rechtsgeldig te maken. Het quorum is afhankelijk van het modelreglement waarop de VvE is gebaseerd.
Volgens bron [1], geldt voor VvE’s die zijn opgericht onder het modelreglement 1973, 1983 of 1992, een quorum van 50% van de stemmen. Dit betekent dat ten minste de helft van de stemmen aanwezig moet zijn of vertegenwoordigd door machtiging. Voor modelreglementen uit 2006 en 2017 is er geen wettelijk quorum vastgesteld. Hierbij is het voldoende dat er een besluit is genomen, zonder dat een bepaald aantal stemmen aanwezig moet zijn.
Het quorum is een essentieel aspect van het stemproces, omdat het ervoor zorgt dat besluiten genomen worden op basis van een adequate representatie van de eigenaren. Als het quorum niet wordt gehaald, is het besluit niet juridisch bindend, ongeacht de uitslag van de stemming. Het is daarom belangrijk dat de VvE-voorzitter of secretaris de aanwezige stemmen nauwkeurig controleert voordat besluiten kunnen worden genomen.
Volstrekte meerderheid: het meest gebruikte stemmechanisme
Wanneer het quorum is gehaald, kan een besluit worden genomen mits een volstrekte meerderheid van de aanwezige stemmen voor het voorstel is. Een volstrekte meerderheid betekent dat meer dan de helft van de aanwezige stemmen voor het voorstel is. Dit wordt vaak aangeduid als “de helft plus 1”.
Bron [1] legt uit dat dit stemmechanisme het meest wordt toegepast voor reguliere besluiten, zoals het benoemen van het bestuur, het goedkeuren van de begroting en het vaststellen van de jaarrekening. Bijvoorbeeld: als er 100 stemmen zijn uitgebracht en 50 stemmen aanwezig zijn, dan is een volstrekte meerderheid van minstens 26 stemmen nodig om het besluit juridisch geldig te maken.
Het is belangrijk om te onthouden dat de volstrekte meerderheid alleen geldt voor reguliere besluiten. Voor besluiten van aanmerkelijk belang, zoals het verkopen van gemeenschappelijke delen of het treffen van wijzigingen in de splitsingsakte, is vaak een gekwalificeerde meerderheid vereist. Deze regels zijn vaak afhankelijk van het modelreglement en kunnen in het splitsingsreglement worden aangepast.
Gekwalificeerde meerderheid: wanneer is dit vereist?
Naast de volstrekte meerderheid kan ook sprake zijn van een gekwalificeerde meerderheid, die vaak wordt vereist bij besluiten van aanmerkelijk belang. Bron [3] vermeldt dat voor dergelijke besluiten een meerderheid van ten minste 75% van de stemmen aanwezig moet zijn. Dit betekent dat het quorum aanzienlijk hoger ligt dan bij reguliere besluiten.
Het verschil tussen een volstrekte en een gekwalificeerde meerderheid is dus dat de volstrekte meerderheid alleen gericht is op de aanwezige stemmen, terwijl de gekwalificeerde meerderheid ook een hoger percentage van het totale stemkapitaal vereist. Dit is een belangrijke juridische onderscheiding die moet worden gemaakt bij het nemen van besluiten.
Het splitsingsreglement bepaalt welk type meerderheid nodig is voor welk type besluit. Het is daarom van belang dat de VvE-voorzitter of secretaris goed bekwaam is in het toepassen van deze regels, zodat er geen juridische geschillen ontstaan.
Blanco stemmen: hoe worden deze behandeld?
Blanco stemmen vormen een belangrijk aspect van het stemproces. Een blanco stem betekent dat een eigenaar ervoor heeft gekozen om niet voor of tegen een voorstel te stemmen. Bron [1] legt uit dat blanco stemmen niet meetellen bij de berekening van de uitslag van de stemming. Echter, deze stemmen tellen wel mee bij het bepalen van het quorum.
In andere woorden: als het quorum is gebaseerd op een bepaald percentage van de stemmen, dan zijn blanco stemmen meetelbaar voor het gehouden van dat quorum. Maar bij het bepalen van de uitslag van de stemming, worden blanco stemmen als onafhankelijke keuzes beschouwd en tellen ze niet mee als voor- of tegenstemmen.
Bron [4] geeft een praktisch voorbeeld van de behandeling van blanco stemmen. In een vergadering van een VvE in de regio Utrecht zijn er 83 stemmen aanwezig. Er zijn 37 stemmen voor scenario 1, 20 voor scenario 2, 17 voor scenario 3, 6 blanco stemmen en 3 stemmen die mee stemmen met de meerderheid. De VvE concludeert dat deze 3 stemmen van de meerderheid worden opgeteld bij de stemmen voor scenario 1, wat leidt tot 40 stemmen. De rechter oordeelt echter dat deze aanpak niet correct is, omdat blanco stemmen niet kunnen worden opgeteld bij de meerderheid. Hierdoor wordt het besluit van de VvE vervolgens verkláárd als nietig.
Deze rechtspraak benadrukt de belangrijkheid van het correct toepassen van de stellingen rondom blanco stemmen. Het mag niet gebeuren dat blanco stemmen automatisch worden ingedeeld onder de voorkeur van de meerderheid. Dit zou namelijk de democratische keuze van de eigenaar ondermijnen.
Stemrecht en machtiging: wie mag voor wie stemmen?
Elke appartementseigenaar heeft het recht om tijdens een VvE-vergadering te stemmen. Dit stemrecht kan worden uitgevoerd door de eigenaar zelf aanwezig te zijn op de vergadering of door iemand anders te machtigen om namens hem te stemmen. Bron [3] vermeldt dat een machtiging een legale manier is om het stemrecht te laten gelden, mits het splitsingsreglement dit toestaat.
Het splitsingsreglement kan aanvullende regels bevatten over de toepassing van machtigingen. Bijvoorbeeld kan het reglement bepalen dat het bestuur niet mag optreden als gemachtigde. Het is daarom belangrijk dat appartementseigenaren controleren of de machtiging die zij willen geven of ontvangen, in lijn is met de regels uit het splitsingsreglement.
Een belangrijk aspect van het stemrecht is ook dat een eigenaar geen staminstructies kan geven. Bron [2] benadrukt dat staminstructies in een democratisch orgaan niet horen. Een gemachtigde is vrij om te stemmen zoals hij of zij het beste acht, tenzij er expliciet een instructie is die in het splitsingsreglement is opgenomen. In de praktijk is dit echter zeldzaam, en het is gebruikelijk dat machtigingsformulieren zonder instructie worden ingevuld.
De rol van het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement is een essentieel document dat de regels voor de VvE bepaalt. Het is vaak gebaseerd op een modelreglement uit een bepaald jaar, zoals 1973, 1983, 1992, 2006 of 2017. Dit reglement bevat regels over de samenstelling van het bestuur, de vergadering, het stemrecht en het quorum.
Bron [1] benadrukt dat het splitsingsreglement leidend is boven het modelreglement. Dit betekent dat indien het splitsingsreglement afwijkt van het modelreglement, de inhoud van het splitsingsreglement de regel is. Het is daarom van groot belang dat appartementseigenaren en het bestuur goed bekwaam zijn in het lezen en interpreteren van het splitsingsreglement.
Het splitsingsreglement kan ook regels bevatten die specifiek van toepassing zijn op de VvE. Bijvoorbeeld kan het reglement bepalen dat digitale vergaderingen toegestaan zijn of dat bepaalde besluiten een gekwalificeerde meerderheid vereisen. Omdat het splitsingsreglement van VvE tot VvE kan verschillen, is het essentieel dat eigenaren en bestuursleden controleren welke regels voor hun VvE van toepassing zijn.
Digitale vergaderingen: mogelijkheden en beperkingen
Sinds de invoering van de noodwet in april 2020 zijn VvE’s tijdelijk in staat om digitale vergaderingen te houden. Deze mogelijkheid geldt echter alleen tot 1 februari 2023. Tijdens die periode is het mogelijk om via videoconferenties of e-mail stemmingen te plegen. Vanaf dat moment is er een wetswijziging in voorbereiding, die mogelijk het gebruik van digitale vergaderingen op de lange termijn mogelijk maakt. Tot die tijd is het echter alleen toegestaan als dit expliciet is opgenomen in het splitsingsreglement.
Bron [1] benadrukt dat voor veel VvE’s het houden van digitale vergaderingen momenteel niet mogelijk is. Dit is vooral het geval bij VvE’s die zijn opgericht op basis van oudere modelreglementen, die geen digitale vergaderingen toestaan. Het is daarom belangrijk dat appartementseigenaren controleren of hun VvE een digitale vergadering toestaat, zodat ze op de hoogte zijn van de mogelijkheden voor deelname aan vergaderingen.
Het gevaar van een slapende VvE
Een VvE kan in een zogenaamde “slapend bestaan” raken als er niet voldoende activiteit is. Bron [3] omschrijft een slapende VvE als een VvE die geen vergaderingen houdt, geen bestuur heeft en geen periodiek onderhoud voert aan de gemeenschappelijke delen. In dergelijke gevallen kan het bestuur niet functioneren en is er geen VvE-rekening of collectieve verzekering voor de gemeenschappelijke gedeelten. Dit kan leiden tot juridische en financiële risico’s voor de appartementseigenaren.
Het is daarom belangrijk dat de VvE-voorzitter of het bestuur regelmatig vergaderingen organiseren en besluiten nemen. Dit zorgt niet alleen voor de juridische geldigheid van besluiten, maar ook voor de zorgzame beheer van de gemeenschappelijke gedeelten. Appartementseigenaren zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun bijdrage en moeten zich gedragen als “goede huisvader” om juridische geschillen te voorkomen.
Conclusie
Het stemmen tijdens een VvE-vergadering is een essentieel onderdeel van de democratische processen binnen een appartementengebouw. Het is belangrijk dat zowel de eigenaren als het bestuur de relevante regels kennen rondom het quorum, de benodigde meerderheid en de behandeling van blanco stemmen. Deze regels kunnen per VvE variëren, afhankelijk van het splitsingsreglement. Het splitsingsreglement is leidend boven het modelreglement en bepaalt daarom de specifieke regels voor de VvE.
Het gehouden van een quorum is een voorwaarde voor het nemen van een juridisch geldig besluit. Voor reguliere besluiten is vaak een volstrekte meerderheid van de aanwezige stemmen nodig. Voor besluiten van aanmerkelijk belang kan een gekwalificeerde meerderheid vereist zijn. Het splitsingsreglement bepaalt welk type meerderheid nodig is voor welk type besluit.
Blanco stemmen tellen niet mee bij de berekening van de uitslag van de stemming, maar wel bij het bepalen van het quorum. Het is belangrijk dat blanco stemmen niet automatisch worden ingedeeld onder de voorkeur van de meerderheid. Dit was het geval in een rechtszaak uit 2023, waarbij de rechter oordeelde dat het besluit van de VvE nietig was, omdat blanco stemmen verkeerd werden behandeld.
Het stemrecht kan worden uitgevoerd door de eigenaar zelf aanwezig te zijn op de vergadering of door iemand anders te machtigen. Het splitsingsreglement bepaalt of en hoe machtigingen kunnen worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat machtigingsformulieren niet worden gebruikt om staminstructies door te geven, omdat dit in strijd is met de democratische principes van de VvE.
Digitale vergaderingen zijn tijdelijk toegestaan door de noodwet, maar het is verder alleen toegestaan als dit expliciet in het splitsingsreglement staat. Voor veel VvE’s is het daarom momenteel niet mogelijk om digitale vergaderingen te houden. Het is belangrijk dat appartementseigenaren controleren of hun VvE digitale vergaderingen toestaat.
Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat een VvE niet in een slapend bestaan mag raken. Appartementseigenaren zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun bijdrage en moeten zich gedragen als “goede huisvader”. Het regelmatig houden van vergaderingen en het nemen van besluiten is essentieel voor de functioneringscapaciteit van de VvE en voor de juridische en financiële veiligheid van de appartementseigenaren.
Door goed te begrijpen hoe het stemproces tijdens een VvE-vergadering werkt, kunnen appartementseigenaren en bestuursleden ervoor zorgen dat besluiten juridisch bindend en geldig zijn. Dit helpt om eventuele geschillen te voorkomen en zorgt voor een efficiënt en democratisch functioneren van de VvE.