Inleiding
In de regels van een Vereniging van Eigenaren (VvE) spelen stembriefjes een centrale rol bij besluitvorming over personen, zoals benoemingen van leden van het algemeen bestuur of beheerorganen. Het tellen van stembriefjes is een proces dat zorgvuldig moet worden geregeld om juridische en administratieve correctheid te waarborgen. In het geval van een VvE zonder volmacht — dat wil zeggen dat het algemeen bestuur geen wettelijke bevoegdheid heeft om juridische besluiten te nemen in naam van de VvE — is het proces van stembriefjes tellen en stemmen nog belangrijker om transparantie en democratie te bewaren.
Deze artikel biedt een overzicht van de juridische regels, procedurele stappen en praktische overwegingen rondom het tellen van stembriefjes bij een VvE zonder volmacht, op basis van de relevante wetgeving en reglementen zoals de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet. Het artikel richt zich vooral op de inhoud van de relevante artikelen uit de reglementen zoals die beschikbaar zijn in de bronnen.
Stembriefjes en de rol van het stembureau
Bij een stemming over personen, zoals bij benoemingen of voordrachten, is het gebruik van stembriefjes een verplichte en essentiële stap. In een VvE zonder volmacht, waar het algemeen bestuur slechts bestuursbevoegdheid heeft — en geen wettelijke volmacht — moet het proces van het stemmen en tellen van stembriefjes strikt volgens de reglementen worden uitgevoerd. De voorzitter benoemt in dat kader drie leden tot stembureau, zoals aangegeven in artikel 24, lid 1 van de reglementen. Deze drie leden zijn verantwoordelijk voor het beheer van het stemproces, inclusief het tellen en controleren van stembriefjes.
De stembriefjes moeten identiek zijn, zoals vermeld in artikel 25, lid 3 van de reglementen. Deze eenduidigheid is van belang om fraude en misverstanden te voorkomen. Het stembureau controleert het aantal uitgebrachte stemmen, zoals omschreven in artikel 25, lid 5 en artikel 31, lid 4. In het geval van discrepanties — bijvoorbeeld wanneer het aantal stembriefjes niet overeenkomt met het aantal aanwezige leden — worden de stembriefjes vernietigd zonder te worden geopend, en wordt een nieuwe stemming aangekondigd. Dit maakt duidelijk dat het stemproces slechts geldig is indien het aantal ingeleverde stembriefjes exact overeenkomt met het aantal leden dat verplicht is tot het uitbrengen van een stem.
Criteria voor een behoorlijk stembriefje
Om ervoor te zorgen dat stembriefjes correct zijn ingevuld, zijn er duidelijke regels opgesteld. In artikel 31, lid 5 van de reglementen zijn de kenmerken van een niet-behoorlijk ingevuld stembriefje genoemd. Deze omvatten:
- Een blanco ingevuld stembriefje;
- Een ondertekend stembriefje;
- Een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming meerdere vacatures betreft;
- Een stembriefje waarop een persoon is gestemd die niet is voorgedragen (bij benoemingen op voordracht);
- Een stembriefje waarop een persoon is gestemd die niet in de kring van toegestemde kandidaten valt.
Leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd, worden geacht geen stem uitgebracht te hebben gehad. Dit is bepaald in artikel 25, lid 6 en artikel 31, lid 5 van de reglementen. Bij een stemming is de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen vereist. Dit betekent dat de kandidaat minstens 50% plus één van de stemmen moet behalen.
Proces van stembriefjes tellen
Het tellen van stembriefjes is een zorgvuldig proces dat volgens strikte procedures moet plaatsvinden. Het stembureau is verantwoordelijk voor het tellen van de stemmen, en het proces moet transparant en openbaar zijn. De stembriefjes worden na de stemming vernietigd onder de zorg van de secretaris-generaal, zoals vermeld in artikel 25, lid 8 en artikel 31, lid 7 van de reglementen. Deze vernietiging is van belang om privacy te waarborgen en om te voorkomen dat stembriefjes opnieuw kunnen worden gebruikt.
Het stembureau controleert ook of stembriefjes conform de reglementen zijn ingevuld. In het geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje, beslist het algemeen bestuur of de raad, op voorstel van de voorzitter. In een VvE zonder volmacht is het algemeen bestuur verantwoordelijk voor het nemen van besluiten, zoals het bepalen van de inhoud van een stembriefje in twijfelgevallen. Dit maakt duidelijk dat het bestuur een centrale rol speelt in het stemproces, ook al heeft het geen wettelijke volmacht.
Herstemmingen en loting
In geval van een gelijke uitslag — waarbij geen enkele kandidaat de volstrekte meerderheid behaalt — kan het stemproces leiden tot herstemmingen. Dit is beschreven in artikel 25, lid 2 van de reglementen. Bij een eerste stemming is geen kandidaat gekozen. In dat geval wordt een tweede stemming gehouden. Als ook bij deze tweede stemming geen kandidaat de meerderheid behaalt, volgt een derde stemming tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben opgehaald. Bij meerdere kandidaten met gelijke stemmen wordt een tussenstemming gehouden om te bepalen welke twee kandidaten in de derde stemming zullen meedoen.
Als ook bij de derde stemming de stemmen steken, wordt besloten door loting, zoals aangegeven in artikel 26 van de reglementen. In dit geval schrijft de voorzitter de namen van de kandidaten op briefjes, die worden gecontroleerd door het stembureau en in een stembokaal geplaatst. Vervolgens trekt de voorzitter willekeurig een briefje, en de kandidaat wiens naam op het briefje staat, wordt gekozen.
Amendementen en moties
Bij het stemproces kunnen ook amendementen en moties worden ingediend, zoals beschreven in artikel 33 en 34 van de reglementen. Een amendement is een wijziging op een voorgesteld besluit, en kan door een lid van de raad worden ingediend. Subamendementen zijn wijzigingen op een amendement. Deze wijzigingen moeten schriftelijk worden ingediend, tenzij de voorzitter oordeelt dat een mondelinge indiening voldoende is.
Moties zijn daarentegen voorgestelde besluiten die direct worden ingediend en behandeld. Net zoals amendementen moeten moties schriftelijk worden ingediend. De behandeling van amendementen en moties kan leiden tot meerdere stemronden, afhankelijk van het aantal voorgestelde wijzigingen en de complexiteit van het oorspronkelijke besluit.
De rol van de voorzitter en het algemeen bestuur
De voorzitter speelt een centrale rol in het stemproces. Hij of zij benoemt het stembureau, bepaalt de volgorde van stemmingen en neemt de uitslag van de stemmingen aan het einde van het proces aan. De voorzitter heeft ook het recht om voorstellen te doen over de volgorde van stemmingen, zoals bij meerdere amendementen of subamendementen.
Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het stemproces, inclusief het bepalen van de inhoud van stembriefjes in twijfelgevallen. In een VvE zonder volmacht is het algemeen bestuur verantwoordelijk voor het nemen van besluiten, maar het heeft geen wettelijke bevoegdheid om juridische handelingen te ondernemen in naam van de VvE. Dit maakt het proces van stembriefjes tellen en besluitvorming nog belangrijker, omdat het algemeen bestuur slechts bestuursbevoegdheid heeft en geen wettelijke volmacht.
Conclusie
Het tellen van stembriefjes bij een VvE zonder volmacht is een essentieel en strikt geregeleerd proces. Het stemproces moet zorgvuldig worden uitgevoerd om transparantie, democratie en juridische correctheid te waarborgen. Het stembureau, de voorzitter en het algemeen bestuur spelen elk een unieke rol in dit proces, en het gebruik van stembriefjes is verplicht. De reglementen omschrijven duidelijk welke criteria gelden voor een behoorlijk stembriefje, en wat er moet gebeuren in geval van discrepanties of twijfels.
Bij gelijke uitslagen kan het stemproces leiden tot herstemmingen of zelfs loting, wat extra complicaties kan opleveren. De indiening van amendementen en moties kan ook leiden tot meerdere stemronden. Het is belangrijk dat alle betrokkenen zich bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheden in het stemproces, zodat het besluitvormingsproces in een VvE zonder volmacht vlekkeloos verloopt.