Het beheer van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een verantwoordelijke, tijdrovende en complexe activiteit die kennis en professionaliteit vereist. Voor velen is het uitdaging genoeg om de wederzijdse belangen van de eigenaren en huurders in balans te brengen. Daarom is het steeds vaker gebruikelijk om een externe VvE-beheerder in te schakelen. Deze beheerders bieden een brede range van diensten, van administratief beheer tot technische begeleiding. Bovendien zijn moderne digitale tools zoals online beheersystemen een essentieel onderdeel geworden van efficiënt VvE-beheer.
Op basis van informatie uit meerdere VvE-beheerbedrijven en hun dienstverlening in Nederland, zoals VvE Beheer De Meern, VT2000, VvE Partner B.V., VvE Beheer van Dijk en Totaal VvE, ligt het accent op totaal VvE-beheer, waarbij alle beheertaaksoorten onder één noemer worden afgewikkeld. Daarnaast bieden deze bedrijven vaak softwareoplossingen aan om het beheer van de VvE te digitaliseren en te optimaliseren.
In dit artikel geven we een overzicht van de diensten die meestal aanbieden bij totaal VvE-beheer, de voordelen van een professionele beheerder en het gebruik van online beheersystemen. Wij geven tevens aan hoe je een account kunt aanmaken bij zo’n systeem en waarom dit een waardevolle aanvulling is op het traditionele beheer.
Totale dienstverlening bij VvE-beheer
Totaal VvE-beheer houdt in dat een externe beheerder alle verantwoordelijkheden in het VvE-beheer overneemt. De diensten variëren per beheerder, maar vaak is het aanbod uitgebreid en afgestemd op de wensen van de VvE. De meeste bedrijven bieden een flexibel pakket aan, zodat de VvE zelf bepaalt welke diensten zij nodig heeft. Hieronder geven we een overzicht van de meest voorkomende diensten:
Secretarieel en administratief beheer
Een kernaspect van VvE-beheer is het organiseren van vergaderingen en het bijhouden van administratieve zaken. Dit omvat het organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering (JALV), waarbij besproken wordt wat voor onderhoud en investeringen nodig zijn. Een VvE-beheerder neemt deze organisatie volledig uit handen en zorgt ervoor dat de besproken punten worden geïmplementeerd. Daarnaast worden de notulen gemaakt, de agenda opgesteld en alle communicatie met de leden verzorgd.
Financieel beheer
Het financiële beheer van een VvE is van groot belang. Een beheerder zorgt voor het opstellen van een jaarbudget, het bijhouden van uitgaven en het opstellen van jaarrekeningen. Hierbij is het gebruik van professionele boekhouding essentieel. Het financiële beheer omvat ook de opstelling van een meerjarenplanonderhoudsplan (MJOP), wat verplicht is bij woningbouwmaatschappijen en in veel andere gevallen wordt aangeraden.
Technisch beheer
Technisch beheer houdt in dat er op 24/7 een team beschikbaar is voor klachten, storingen en calamiteiten. Een VvE-beheerder werkt meestal samen met gecontracteerde installateurs en bouwkundigen om problemen snel en efficiënt op te lossen. Dit omvat onder andere het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes en de technische infrastructuur van het appartementengebouw.
Bouwkundig beheer en MJOP
De bouwkundige beheerder is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van het MJOP. Dit plan bevat een overzicht van alle noodzakelijke onderhoudsactiviteiten en investeringen in het komende decennium. Het MJOP is belangrijk om de waarde van de woningen in stand te houden en om onverwachte kosten zoveel mogelijk te voorkomen. De beheerder werkt hierbij samen met technische managers en bouwkundige experts.
Verzekeringen en schades
Het afsluiten van verplichte verzekeringen zoals opstalverzekering en aansprakelijkheidsverzekering is een belangrijk onderdeel van VvE-beheer. Daarnaast zijn er ook extra verzekeringen mogelijk die geschikt kunnen zijn voor de VvE. De beheerder kan hierover advies geven en zorgt voor het beheren van schadeclaims.
Communicatie en klantenservice
Goede communicatie is essentieel in het VvE-beheer. De beheerder zorgt voor transparante communicatielijnen met de leden van de VvE. Hierbij wordt gebruikgemaakt van digitale tools, zoals online portalen en mobiele toegang tot informatie. Daarnaast is er meestal een klantenservice die 24/7 bereikbaar is voor spoedklachten of vragen.
Bestuur en administrateur
In bijzondere gevallen kan de beheerder ook optreden als bestuurder of administrateur. Dit kan nodig zijn bij een leemte in de vereniging of bij juridische complicaties. De beheerder heeft hierbij voldoende expertise om de wettelijke en administratieve verplichtingen van de VvE te vervullen.
Online VvE beheer: het voordeel van digitalisering
Een belangrijke trend in het VvE-beheer is de digitalisering. Hierbij worden traditionele administratieve en communicatieve taken overgenomen door online systemen. Deze systemen bieden meerdere voordelen, zoals 24/7 toegang tot informatie, een overzichtelijk dashboard en snelle communicatie.
Online VvE beheer systeem (OVBS)
Een voorbeeld van een online beheersysteem is het Online VvE Beheer Systeem (OVBS), dat is ontwikkeld door Totaal VvE. Dit systeem is ontworpen om eenvoudig en gebruiksvriendelijk te zijn, zonder dat basiskennis van software nodig is. Het dashboard biedt een overzicht van alle relevante gegevens van de VvE, zoals de status van onderhoud, nota’s, vergaderingen en ledeninformatie.
Het OVBS is ontwikkeld in eigen beheer en is dus specifiek afgestemd op de behoeften van VvE’s. Dit maakt het systeem vaak goedkoper dan algemeen beschikbare pakketten zoals Exact. Bovendien is het systeem beschikbaar 24/7, waardoor leden en de beheerder altijd toegang hebben tot de actuele informatie.
Aanmaken van een account bij OVBS
Het aanmaken van een account bij OVBS is eenvoudig en snel. Hieronder geven we een korte uitleg van de stappen:
- Aanvraag voor inschakeling: De VvE moet contact opnemen met Totaal VvE om de OVBS-service in te schakelen. Dit kan via telefoon of e-mail.
- Inschakelen van het systeem: Zodra de OVBS-service is ingeschakeld, ontvangt de VvE een uniek toegangsnummer en wachtwoord. Deze worden meestal per e-mail verstrekt.
- Aanmaken van een account: Met het toegangsnummer en wachtwoord kan een account worden aangemaakt via de website van OVBS. De gebruiker wordt meestal geleid door een stap-voor-stap wizard.
- Toegang tot het systeem: Zodra het account is aangemaakt, is de gebruiker direct toegang tot het dashboard en de relevante informatie over de VvE.
Het OVBS is bedoeld voor zowel de beheerder als de leden van de VvE. Hierdoor is het eenvoudiger om te communiceren, onderhoud te volgen en besluiten te nemen. De beheerder kan via het systeem notulen uploaden, klachten registreren en het MJOP bijwerken. De leden kunnen via het systeem financiële overzichten bekijken, vergaderingen volgen en vragen stellen.
Voordelen van totaal VvE beheer
Er zijn meerdere voordelen van het kiezen voor totaal VvE beheer:
- Tijdbesparing: Een professionele beheerder neemt alle administratieve en technische zaken uit handen. Dit bespaart tijd en vermijdt fouten.
- Kwaliteit: De beheerder heeft vaak jarenlange ervaring en een team van experts, wat zorgt voor betere kwaliteit in het beheer.
- Transparantie: Door het gebruik van software zoals OVBS is het eenvoudiger om overzicht te houden over de activiteiten van de VvE.
- Flexibiliteit: Veel VvE-beheerders bieden modules aan, waardoor de VvE zelf bepaalt welke diensten nodig zijn.
- Verzekeringsadvies: De beheerder kan verplichte en extra verzekeringen aanbevelen en beheren.
- Klantenservice: Een 24/7 bereikbare klantenservice zorgt voor snelle oplossingen bij klachten of calamiteiten.
Kiezen van een VvE-beheerder
Het kiezen van een VvE-beheerder is een belangrijke beslissing. Het is verstandig om meerdere bedrijven te vergelijken en de diensten en prijzen te bekijken. Hieronder geven we een korte overzicht van enkele VvE-beheerders en hun aanbod:
VvE Beheer De Meern
VvE Beheer De Meern biedt een totaalpakket aan, waarbij alle diensten op één plek beschikbaar zijn. Hierbij zijn onder andere boekhouders, communicatiemedewerkers, technici en huismeesters betrokken. De beheerder is AFM-geregistreerd en biedt collectiviteitskortingen voor het beheer.
VT2000
VT2000 is een allround specialist in VvE-beheer. Het bedrijf biedt modules aan, waardoor de VvE zelf kiest welke diensten nodig zijn. Het bedrijf werkt met het online portaal Twinq en heeft een groot portfolio van VvE’s in verschillende regio’s.
VvE Partner B.V.
VvE Partner B.V. is sinds 2003 actief in Utrecht en omstreken. Het bedrijf biedt totaal VvE-beheer en werkt met het softwarepakket Twinq. De diensten zijn aangepast aan de wensen van de VvE en kunnen worden uitgebreid of verkleind.
VvE Beheer van Dijk
VvE Beheer van Dijk is actief in de regio Rotterdam, Gouda en Den Haag. Het bedrijf biedt totaal VvE-beheer met een klein team en persoonlijke benadering. De diensten zijn afgestemd op de wensen van de VvE en is goedkoper dan grote pakketten.
Totaal VvE
Totaal VvE biedt een eigen softwarepakket aan, namelijk het Online VvE Beheer Systeem (OVBS). Het bedrijf ontwikkelt het systeem zelf en biedt hierdoor een gebruiksvriendelijke en goedkope oplossing voor VvE’s.
Conclusie
Totaal VvE-beheer is een waardevolle oplossing voor Verenigingen van Eigenaren die op zoek zijn naar professionaliteit, kwaliteit en efficiëntie in het beheer. Door het aanbod van een brede range van diensten, van administratie tot technisch beheer, is het mogelijk om het beheer van een VvE te optimaliseren. Bovendien bieden moderne softwareoplossingen zoals het Online VvE Beheer Systeem (OVBS) een digitale en toegankelijke manier om overzicht te houden over de activiteiten van de VvE.
Het aanmaken van een account bij OVBS is eenvoudig en maakt het mogelijk om 24/7 toegang te hebben tot de gegevens van de VvE. Dit zorgt voor betere communicatie, snellere reacties en een duidelijkere overzicht van het beheer.
Voor een VvE is het kiezen van een professionele beheerder een verstandige keuze. Door het kiezen van een beheerder met jarenlange ervaring en een uitgebreid dienstenaanbod, is het mogelijk om het beheer van de VvE te verbeteren en te professionaliseren.