Vaststellen van de hoogte van de reservering voor het reservefonds van een VvE

Een goed functionerende Vereniging van Eigenaars (VvE) is van essentieel belang voor de langdurige waarde en leefbaarheid van appartementencomplexen. De wettelijke verplichting om een reservefonds aan te leggen, ingevoerd in 2018, draagt bij aan de financiële veiligheid van de VvE en helpt om onvoorziene kosten te dekken. Een belangrijk aspect van het beheer van dit reservefonds is het vaststellen van de hoogte van de jaarlijkse reserveringen. Deze reserveringen moeten voldoende zijn om grootschalige onderhouds- en vernieuwingsmaatregelen op lange termijn te financieren, zonder dat de eigenaren onverwacht worden geconfronteerd met hoge extra lasten.

In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de mogelijkheden en wettelijke kaders voor het bepalen van de hoogte van de reserveringen voor het reservefonds. De nadruk ligt op de rol van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), de mogelijkheid om reserveringen te baseren op een percentage van de herbouwwaarde van het gebouw, en eventuele uitzonderingen op deze regels. Daarnaast worden de gevolgen van onvoldoende reserveringen en de verantwoordelijkheid van het VvE-bestuur besproken.

Het wettelijk kader voor het reservefonds van een VvE

Sinds 1 januari 2018 is het wettelijk verplicht voor elke VvE om jaarlijks een bepaalde hoeveelheid geld in een reservefonds te reserveren. Dit is geregeld in de wet Verbetering functioneren Verenigingen van Eigenaars. Het doel van deze verplichting is om onvoorziene grootschalige onderhoudsmaatregelen op lange termijn te kunnen financieren.

De wettelijke verplichting om een reservefonds aan te leggen is voortgekomen uit het feit dat veel VvE’s in het verleden onvoldoende spaarden voor grootschalig onderhoud, wat leidde tot achterstanden en onverwachte kosten voor de eigenaren. Het reservefonds moet op een aparte bankrekening op naam van de VvE staan, en de reserveringen moeten zorgvuldig worden beheerd om te voorkomen dat het geld wordt misbruikt of onvoldoende wordt opgebouwd.

De verplichte reservering per jaar kan op twee manieren worden bepaald:

Via een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) – De VvE stelt een MJOP vast waarin het benodigde onderhoud en de verwachte kosten worden opgenomen. Hierop is gebaseerd hoeveel geld jaarlijks moet worden gereserveerd.
Via een percentage van de herbouwwaarde – Als geen MJOP is opgesteld, moet de VvE minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex jaarlijks reserveren.

De keuze voor de ene of de andere methode heeft directe gevolgen voor het beheer van het reservefonds en de financiële belasting op de eigenaren. Daarom is het belangrijk dat de VvE een goed doordachte beslissing neemt op basis van de feiten, het verwachte onderhoudsbehoefte en de financiële mogelijkheden van de eigenaren.

Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) als basis voor reserveringen

Het MJOP is een van de meest effectieve manieren om de hoogte van de reserveringen voor het reservefonds te bepalen. Dit plan wordt door de VvE vastgesteld en bevat een gedetailleerde inschatting van de benodigde onderhouds- en herstelwerkzaamheden, evenals de verwachte kosten en tijdsplanning voor de komende jaren. Het MJOP is niet alleen een instrument voor het bepalen van de reserveringen, maar ook een middel om de eigenaren inzicht te geven in het onderhoudsbeleid en de financiële plannen van de VvE.

Het MJOP bevat onder andere de volgende elementen:

Lijst van benodigde onderhoudsmaatregelen: Dit omvat zowel routine-onderhoud als grootschalige projecten zoals slijterijen, vernieuwing van de lift, herinstallatie van elektriciteitsleidingen en sanering van daken.
Tijdsplanning: Elke maatregel wordt toegewezen aan een specifiek jaar of tijdsperiode.
Financiële inschatting: Voor elke maatregel wordt een kostenverwachting opgesteld, en op basis daarvan wordt bepaald hoeveel geld jaarlijks moet worden gereserveerd.
Duurzaamheidsmaatregelen: Ook duurzame verbeteringen, zoals het installeren van zonnepanelen of het isoleren van de gevel, kunnen in het MJOP worden opgenomen.

Het MJOP is verplicht om de financiële plannen transparant te maken en om eigenaren te betrekken bij beslissingen over onderhoud en investeringen. Het plan moet regelmatig worden bijgewerkt om rekening te houden met veranderingen in de staat van het gebouw, nieuwe wetgeving of technologische ontwikkelingen. De VvE is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het MJOP.

Bij gebruik van het MJOP als basis voor de reserveringen, is het doel om de benodigde middelen op lange termijn te plannen en te reserveren. De VvE moet er zorg voor dragen dat de reserveringen voldoende zijn om de aangekondigde maatregelen te financieren. Als de reserveringen onvoldoende zijn, kan dit leiden tot onverwachte kostenverhogingen of tot het gevoel bij eigenaren dat het VvE-bestuur niet transparant of verantwoordelijk handelt.

Het gebruik van 0,5% van de herbouwwaarde als alternatieve methode

Als de VvE geen MJOP heeft opgesteld of niet beschikt over de expertise om zo’n plan te ontwikkelen, is er nog een alternatieve methode voor het bepalen van de reserveringen: het jaarlijks reserveren van 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex. Deze methode is voorgeschreven als een minimumstandaard om ervoor te zorgen dat de VvE voldoende spaart voor grootschalige onderhoudsmaatregelen.

De herbouwwaarde van een gebouw is te vinden op het polisblad van de brand- en opstalverzekering van de VvE. Dit is een standaardmaatgeving die een indicatie geeft van de kosten die nodig zijn om het gebouw volledig opnieuw te bouwen. Het reserveren van 0,5% van deze waarde zorgt ervoor dat er jaarlijks een vaste bijdrage wordt ingebracht voor het reservefonds.

Hoewel deze methode eenvoudiger is dan het opstellen van een MJOP, heeft het ook nadelen. Het is een relatief willekeurig percentage dat niet specifiek gericht is op de daadwerkelijke behoeften van het gebouw. Het kan dus gebeuren dat de reserveringen te laag zijn om bepaalde onderhoudsmaatregelen te dekken, of dat er overcapaciteit ontstaat in het reservefonds. Bovendien biedt deze methode minder transparantie voor de eigenaren dan een MJOP.

De wettelijke verplichting om 0,5% van de herbouwwaarde te reserveren geldt alleen als geen MJOP is opgesteld. Als een MJOP wel bestaat, is het gebruik van dit percentage niet verplicht, maar kan het wel dienen als een controle- of vergelijkingsmaat.

Uitzonderingen op de verplichting om te reserveren

Er zijn uitzonderingen op de verplichting om geld in het reservefonds te reserveren, maar deze zijn strikt beperkt en moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. De VvE mag ervoor kiezen om geen geld in een reservefonds te storten, mits één van de volgende voorwaarden is vervuld:

80% van de eigenaren geeft toestemming in een VvE-besluit: In dat geval moeten de eigenaren individueel in staat zijn om de kosten voor grotschalig onderhoud te betalen wanneer deze zich voordoen.
De VvE heeft een bankgarantie afgesloten: Dit betekent dat de bank garant staat voor de financiering van grotschalige onderhoudsmaatregelen. De bankgarantie moet duidelijk worden geregistreerd en moet voldoen aan de wettelijke eisen.

Deze uitzonderingen zijn bedoeld om flexibiliteit te bieden in situaties waarin het niet wenselijk of mogelijk is om een reservefonds aan te leggen. Echter, aangezien de verplichting om te reserveren van fundamenteel belang is voor de financiële stabiliteit van de VvE, zijn deze uitzonderingen zeldzaam en moeten ze met veel voorzichtigheid worden toegepast.

Risico’s van onvoldoende reserveringen en onbehoorlijk bestuur

Als de VvE niet voldoende reserveringen maakt voor het reservefonds, kan dit leiden tot onverwachte kostenverhogingen en onderhoudsachterstanden. Dit heeft niet alleen financiële gevolgen voor de eigenaren, maar kan ook de waarde van hun appartement negatief beïnvloeden. Daarnaast kan het leiden tot juridische gevolgen voor het VvE-bestuur.

Het niet voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom het reservefonds kan worden aangemerkt als onbehoorlijk bestuur, wat een aansprakelijkheid voor de bestuursleden kan inhouden. Dit is bepaald in artikel 126 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, dat stelt dat de VvE verplicht is om een reservefonds aan te leggen. Als het bestuur deze verplichting schendt en dit leidt tot financiële tekorten die niet gedekt kunnen worden uit de jaarlijkse bijdragen van de eigenaren, kan dit als onbehoorlijk bestuur worden aangemerkt. In dergelijke gevallen kunnen eigenaren juridische stappen ondernemen tegen het bestuur.

Daarom is het essentieel dat het VvE-bestuur zorgvuldig omgaat met de bepaling van de reserveringen en ervoor zorgt dat het reservefonds op lange termijn voldoende is. Dit vereist niet alleen een goed doordacht MJOP of het gebruik van het 0,5%-percentage, maar ook transparantie in het beheer en controle op het gebruik van het fonds.

Beheer en controle van het reservefonds

Naast het vaststellen van de hoogte van de reserveringen is het ook belangrijk om het beheer van het reservefonds zorgvuldig te organiseren. Dit betreft zowel de administratieve procedures als de toezichtsmechanismen die worden ingezet om misbruik of onvoldoende gebruik van het fonds te voorkomen.

Een belangrijke maatregel is het benoemen van één of meerdere toezichthouders die apart van het bestuur zijn en de uitgaven van het reservefonds controleren. Dit is geregeld in de splitsingsreglementen (bijvoorbeeld artikel 31 lid 3 van de splitsingsreglementen 1973, artikel 32 lid 3 van de reglementen 1983 en 1992, artikel 10 lid 4 van het reglement 2006 en artikel 47 lid 5 van reglement 2017). Deze regelgeving stelt dat de gelden van het reservefonds slechts door de vaste voorzitter van de vergadering en één andere persoon (of twee afzonderlijke personen bij het reglement 2017) kunnen worden beschikt.

Het benoemen van een toezichthouder is een slimme maatregel om eventueel misbruik te voorkomen en om ervoor te zorgen dat het reservefonds wordt ingezet zoals bedoeld. Hoewel deze regel in de praktijk weinig wordt toegepast – vaak vertrouwen VvE’s op de beheerder of het bestuur – is het een waardevolle voorzorgsmaatregel die kan helpen om onverhoopte problemen te voorkomen.

De maandelijkse bijdrage van de eigenaren

De reserveringen voor het reservefonds worden meestal verwerkt in de maandelijkse bijdrage die de eigenaren aan de VvE moeten betalen. Deze bijdrage bestaat meestal uit twee delen: een deel voor het dagelijkse onderhoud en een deel voor het reservefonds. De exacte berekening van de bijdrage hangt af van het aantal appartementen in het complex, de oppervlakte van elk appartement, en eventueel de regelingen die in de splitsingsakte zijn opgenomen.

De maandelijkse bijdrage is een verplichte last die de eigenaar moet betalen zolang hij of zij eigenaar is van het appartement. Het is niet mogelijk om lidmaatschap van de VvE op te zeggen, aangezien de VvE automatisch ontstaat bij aankoop van een appartement. De bijdrage is een belangrijk instrument om het financiële evenwicht van de VvE te bewaren en om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen zijn voor zowel dagelijkse als grootschalige onderhoudsmaatregelen.

De hoogte van de maandelijkse bijdrage wordt meestal bepaald door het MJOP of via het 0,5%-percentage van de herbouwwaarde. Het is belangrijk dat de bijdrage voldoende is om zowel de kosten voor dagelijks onderhoud als de reserveringen voor het reservefonds te dekken. Als de bijdrage te laag is, kan dit leiden tot onderhoudsachterstanden en juridische problemen voor het bestuur.

Conclusie

Het vaststellen van de hoogte van de reserveringen voor het reservefonds is een cruciale taak voor elke Vereniging van Eigenaars. De wettelijke verplichting om jaarlijks geld in het reservefonds te reserveren, ingevoerd in 2018, helpt om onvoorziene grotschalige onderhoudsmaatregelen op lange termijn te financieren. De keuze voor een MJOP of voor het 0,5%-percentage van de herbouwwaarde heeft directe gevolgen voor de financiële belasting op de eigenaren en de planningszekerheid van de VvE.

Het MJOP biedt de meeste transparantie en flexibiliteit, maar vereist meer inzet van de VvE. Het gebruik van het 0,5%-percentage is eenvoudiger, maar biedt minder specifieke inzichten in de benodigde onderhoudsmaatregelen. De uitzonderingen op de verplichting om te reserveren zijn strikt beperkt en moeten met veel voorzichtigheid worden toegepast.

Het beheer en de controle van het reservefonds zijn eveneens van groot belang. Het benoemen van toezichthouders en het naleven van de wettelijke regelgeving helpt om misbruik te voorkomen en om ervoor te zorgen dat het fonds wordt ingezet zoals bedoeld. Daarnaast is het belangrijk dat de maandelijkse bijdrage van de eigenaren voldoende is om zowel dagelijks onderhoud als reserveringen te dekken.

In het kader van de wettelijke verplichtingen, de financiële verantwoordelijkheid en de leefbaarheid van appartementencomplexen is het dus essentieel dat de VvE goed omgaat met het vaststellen van de reserveringen voor het reservefonds.