Inleiding
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een wettelijk kader dat ervoor zorgt dat de eigenaren van appartementen of woningen in een wooncomplex hun verantwoordelijkheden en rechten kunnen uitvoeren op een gecoördineerde manier. In dit kader worden de bestuursleden en commissieleden als vrijwilligers aangesteld, maar hun werk telt als een essentieel onderdeel van het functioneren van het woningcorporatieve bestuur. In dit artikel bespreken we de regels, verantwoordingen en vergoedingen die van toepassing zijn op VvE-bestuursleden, met name in relatie tot de juridische en financiële kaders zoals gesteld in de Belastingdienst-regels, de algemene voorwaarden van VvE-beheerders, en praktijkgerichte voorbeelden uit relevante voorwaarden en FAQ's.
Vrijwilligersvergoedingen en Onkostenvergoedingen
Een van de belangrijkste aandachtspunten in het VvE-bestuur is de vraag hoeveel vergoedingen bestuursleden of commissieleden kunnen ontvangen. De Belastingdienst heeft hierover duidelijke richtlijnen vastgesteld, die het mogelijk maken om een vrijwilligersvergoeding en een onkostenvergoeding toe te kennen aan vrijwilligers in een VvE.
Vrijwilligersvergoeding
De vrijwilligersvergoeding is een vergoeding die wordt uitbetaald aan bestuursleden of commissieleden voor hun werkzaamheden in de VvE. Deze vergoeding kan zowel per jaar als per uur worden vastgesteld. Het bestuur of de algemene ledenvergadering van de VvE kan dit bepalen. De Belastingdienst heeft voor dit type vergoedingen maximumbedragen vastgelegd:
- Voor personen van 23 jaar of ouder: maximaal €4,50 per uur, €150 per maand en €1.500 per jaar.
- Voor personen jonger dan 23 jaar: maximaal €2,50 per uur, €150 per maand en €1.500 per jaar.
Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van belasting, zolang ze binnen deze maximumbedragen blijven. Bovendien zijn deze vergoedingen vrijwilligersvergoedingen en dienen ze niet ingeschreven te worden in het kader van de sociale zekerheid. Als de Belastingdienst vaststelt dat de limieten worden overschreden, kunnen de vergoedingen belast worden en moet dit worden aangemeld.
De VvE is verantwoordelijk voor het bepalen van het bedrag, maar het moet dit binnen de wettelijke kaders houden. Het is aan te raden om deze limieten zorgvuldig te volgen om eventuele belastingproblemen te voorkomen.
Onkostenvergoeding
Daarnaast is het ook mogelijk om een onkostenvergoeding te ontvangen. Deze vergoeding dient om de kosten te dekken die ontstaan als gevolg van het uitoefenen van de functie, zoals reiskosten of kosten van deelname aan vergaderingen. De onkostenvergoeding is meestal een vast bedrag en moet ook binnen de wettelijke richtlijnen blijven.
De Belastingdienst stelt voor onkostenvergoedingen geen aparte limieten, maar de vergoeding moet wel redelijk zijn en werkelijk nodig zijn voor het uitoefenen van de functie. Daarom is het verstandig om deze vergoedingen te documenteren en eventueel bij de Belastingdienst aangifte van deze uitkeringen te doen indien deze limieten worden overschreden.
Financieel Beheer en Administratieve Verantwoording
Bij het beheer van een VvE speelt het financiële aspect een centrale rol. Het VvE-beheerder, of eventueel een professioneel beheerbedrijf, is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van de VvE. Dit omvat het voeren van de grootboekadministratie, het beheren van bankrekeningen, het incasseren van ledenbijdragen en het uitvoeren van betalingen van crediteuren.
De Rol van de Beheerder
De Beheerovereenkomst en de algemene voorwaarden van VvE-beheerders leggen duidelijke kaders vast. Zo is de Beheerder verplicht om een grootboekadministratie in te richten en te onderhouden. Deze administratie moet actueel en sluitend zijn en moet beschikbaar zijn voor inzage. Bovendien moet de Beheerder bankrekeningen openen en beheren ten name van de VvE en betalingen uitvoeren.
Het is belangrijk op te merken dat de Beheerder geen vermogensbeheer uitvoert. De Beheerder is alleen verantwoordelijk voor het administratief beheer van de VvE. Het bestuur of de vergadering bepaalt de financiële beleidslijnen, zoals het vaststellen van de ledenbijdragen of het opstellen van de begroting.
Administratieve Verantwoording
De Beheerder is ook verantwoordelijk voor het voeren van een debiteuren- en crediteurenadministratie. Dit betekent dat de Beheerder zorgdraagt voor het incasseren van ledenbijdragen en het betalen van facturen. In het geval van achterstanden bij betalingen van ledenbijdragen is de Beheerder verplicht om deze te signaleren, debiteuren aan te manen en indien nodig rechtsmaatregelen te treffen.
Het risico van oninbaarheid van een vordering op een debiteur ligt bij de VvE. Dit betekent dat de VvE verantwoordelijk is voor het afhandelen van onbetaalbaarheid, terwijl de Beheerder slechts de administratie en de incasso verantwoordelijkheid draagt.
Verantwoording van Schade en Aansprakelijkheid
Een belangrijke aandachtspunt in de VvE is de verantwoording van schadegevallen, vooral wanneer deze door een lid zijn veroorzaakt. In de splitsingsakte en de algemene voorwaarden van VvE-beheerders zijn duidelijke regels vastgelegd over wie verantwoordelijk is voor schade.
Verantwoording van Schadevergoedingen
In de praktijk kan schade ontstaan door nalatigheid of verzuim van een lid. In dergelijke gevallen kan de verzekeraar de schade op de veroorzakende eigenaar verhalen, mits dit is vastgelegd in de notulen van de algemene ledenvergadering. Als de uitkering boven een bepaald bedrag uitkomt (zoals €11.345,00), is het verplicht om dit formeel vast te leggen in de notulen van de vergadering.
De VvE is verantwoordelijk voor het zorgen dat deze formaliteiten zijn nageleefd. Dit is niet alleen van belang voor de verzekeraar, maar ook voor de andere leden van de VvE, die moeten weten dat er een mechanisme is om schade door enkele leden te voorkomen of te beheersen.
Aansprakelijkheid van de Beheerder
De Beheerder is in principe niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door tekortkomingen van derden die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de VvE-opdrachten. Echter, in het geval van administratieve vergissingen of gebreken aan de zijde van de Beheerder, is deze verplicht om dit onmiddellijk na constatering te herstellen, en dat op eigen kosten.
Als de Beheerder eveneens als bestuurder is aangesteld, zijn de bepalingen van de algemene voorwaarden van toepassing. De Beheerder is in dat geval verplicht om eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de gegevens die hem zijn verstrekt door de VvE, op te sporen en te corrigeren.
Vrijwaring van Aansprakelijkheid
Een belangrijk principe in de Beheerovereenkomst is dat de VvE de Beheerder vrijwaart tegen alle aanspraken van derden. Dit betekent dat de VvE verantwoordelijk is voor eventuele aanspraken die op de Beheerder kunnen worden ingediend, bijvoorbeeld als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie die door de VvE is verstrekt.
De VvE is ook verplicht om de Beheerder te vrijwaren in gevallen waarin de Beheerder verplicht is om informatie aan overheidsinstanties te verstrekken of opdrachten te herzien. In dergelijke gevallen kan de Beheerder aansprakelijk worden gesteld, maar de VvE is verantwoordelijk voor de gevolgen hiervan.
Subsidies en Financiële Hulp
In sommige gevallen kunnen VvE-combinaties in aanmerking komen voor subsidies. Dit is bijvoorbeeld het geval bij projecten waarin scholen en kinderopvangcentra in een gemeenschappelijk bestuurskader worden samengebracht. In dergelijke gevallen zijn er nadere regels opgesteld door lokale overheden, zoals in Almere.
Subsidievoorwaarden
De nadere regels voor subsidies zijn van toepassing op VvE-combinaties die deelnemen aan het traject "VVE doet ertoe!". Deze regels zijn van kracht tot 1 augustus 2015, maar blijven van toepassing voor zover nodig voor de uitvoering ervan. De subsidie is bedoeld om innovatieve of duurzame projecten te steunen, zoals het combineren van scholen en kinderopvang in gemeenschappelijke VvE-organisaties.
De subsidiebedragen zijn beperkt en moeten binnen bepaalde kaders blijven. Als blijkt uit de eindverantwoording dat niet alle middelen zijn rechtmatig besteed, kan de subsidie worden verlaagd en het ongerechtvaardigd gebruikte bedrag moet worden terugbetaald. Het is daarom belangrijk dat de VvE goed administratie houdt en dat alle uitgaven binnen de subsidievoorwaarden blijven.
Voorbeelden van Subsidieprojecten
In Almere zijn er verschillende VvE-combinaties die in aanmerking komen voor subsidies. Een voorbeeld is de combinatie van Basisschool De Tjasker (ASG) met peuterspeelzaal Speelmolen (De Schoor), die maximaal €10.000 subsidie ontvangt. Deze subsidies zijn bedoeld om het samengaan van woon- en leeromgevingen te stimuleren en te faciliteren.
Conclusie
De verantwoording en vergoeding van VvE-bestuursleden vormt een belangrijk onderdeel van het functioneren van een Vereniging van Eigenaren. De Belastingdienst heeft duidelijke richtlijnen opgesteld voor de vrijwilligersvergoedingen en onkostenvergoedingen, waaraan de VvE moet voldoen om belastingvoordelen te behouden en mogelijke aansprakelijkheden te voorkomen. Daarnaast speelt het financieel beheer en administratieve verantwoording een centrale rol in het functioneren van de VvE. Het is van belang dat deze taken op een professionele en transparante manier worden uitgevoerd, met inachtneming van de wettelijke regels.
Bij schadegevallen en juridische aansprakelijkheden is het eveneens belangrijk dat de VvE goed voorzien is in verzekeringen en dat schadeverhalen en verantwoordelijkheid duidelijk worden vastgelegd in de notulen van de vergaderingen. De Beheerovereenkomst en de algemene voorwaarden van VvE-beheerders stellen hierover duidelijke kaders vast, die zorgen voor duidelijkheid en verantwoording.
Tot slot is het belangrijk om subsidies en andere externe hulpvoorzieningen goed te beheren, zodat de VvE kan profiteren van deze middelen zonder risico op terugbetaling of juridische complicaties.