De coronapandemie heeft in 2020 wereldwijd veruit het meeste impact gehad op het dagelijks functioneren van vele organisaties. Voor VvE's (Vereniging van Eigenaren) was dit niet anders: fysieke vergaderingen werden onmogelijk, en tegelijkertijd moesten de verplichte juridische procedures, zoals de jaarvergadering (ALV) en de vaststelling van jaarrekening en begroting, binnen korte termijnen worden voltrokken. Het juridisch kader voor VvE's was niet voorbereid op een scenario waarin fysieke vergaderingen voor lange tijd niet mogelijk waren. Om dit juridisch obstakel te omzeilen, werd een tijdelijke wet ingevoerd die het mogelijk maakte om op digitale manier te vergaderen en besluiten te nemen. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de tijdelijke wetgeving, de praktische toepassing ervan, en de voornaamste juridische en organisatorische consequenties voor VvE's in coronatijd.
Inleiding
VvE's zijn juridische entiteiten die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes in een woningbouwcomplex of wooncomplex. Ze zijn verplicht om regelmatig te vergaderen, waarbij besluiten worden genomen over onder andere de jaarrekening, de begroting en de benoeming van beheerders of bestuursleden. In coronatijd werd het fysieke vergaderen vanwege de maatregelen van de overheid onmogelijk, wat leidde tot juridische en praktische uitdagingen. Om deze situatie te omzeilen, werd in maart 2020 een tijdelijke wet ingevoerd die digitale vergaderingstoestemming gaf, en tegelijkertijd de juridische termijnen voor het vaststellen van jaarrekening en begroting werd uitgesteld. Deze wet is sindsdien meerdere keren verlengd, zodat VvE's de tijd kregen om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze.
Tijdelijke wetgeving voor VvE's in coronatijd
De tijdelijke wetgeving die in maart 2020 werd ingevoerd is ook bekend als de Covid-19 tijdelijke wet of de Noodwet voor VvE's. Deze wet maakte het mogelijk voor VvE's om virtueel te vergaderen, zonder fysieke bijeenkomst. Deze mogelijkheid werd met terugwerkende kracht ingevoerd, zodat VvE's ook vergaderingen konden uitvoeren die voor 16 maart 2020 waren gepland, maar niet konden plaatsvinden door de coronamaatregelen.
Juridisch kader en doel van de wet
De tijdelijke wetgeving is ontworpen om VvE's te ondersteunen in de voortzetting van hun juridische verplichtingen tijdens de coronacrisis. In normale omstandigheden zijn VvE's verplicht om fysieke vergaderingen te organiseren, met bepaalde regels rondom het quorum, de stemrechten en de openbaarheid. Tijdens de coronacrisis bleek dit onhaalbaar, waardoor de wetgever actie ondernam. De tijdelijke wetgeving is een voorbeeld van flexibilisering in het juridisch kader, met als doel om VvE's te blijven functioneren, zonder dat de wettelijke verplichtingen worden geschonden.
De wet is inmiddels verlengd meerdere keren en was in januari 2021 al verlengd tot 1 juni 2021. De verwachting is dat de wet net zo vaak verlengd zal worden als nodig is, afhankelijk van de coronasituatie.
Uitstel van jaarvergaderingen
Een belangrijk aspect van de tijdelijke wetgeving is het uitstel van de jaarvergadering (ALV) van VvE's. Normaal gesproken moet de jaarvergadering binnen vijf of zes maanden na het einde van het boekjaar plaatsvinden, afhankelijk van het modelreglement van de VvE. In coronatijd is dit uitgesteld met maximaal zes maanden. Dit betekent dat een VvE die normaal gesproken in juli 2020 zou moeten vergaderen, nu eventueel pas in januari 2021 kan vergaderen, zonder dat dit juridisch problemen oplevert.
Het uitstel is bedoeld om VvE's de tijd te geven om zich aan te passen aan de coronamaatregelen en de logistiek van digitale vergadering. Het is niet verplicht om de jaarvergadering digitaal te houden; een VvE kan kiezen om de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen dit toelaten. Echter, als het uitstel wordt gebruikt, is het belangrijk om dit juridisch goed te documenteren en de leden daarvan op de hoogte te brengen.
Digitale vergadering: voorwaarden en praktijk
Een van de belangrijkste innovaties die de tijdelijke wetgeving mogelijk maakte, is de digitale vergadering. Dit betekent dat VvE's nu gebruik kunnen maken van online platforms zoals Zoom, Microsoft Teams, of andere vergaderingssoftware om besluiten te nemen en regels vast te stellen. Echter, het digitaal vergaderen is niet zonder voorwaarden.
Voorwaarden voor digitale vergadering
De tijdelijke wetgeving stelt duidelijke eisen aan het uitvoeren van een digitale vergadering. Deze voorwaarden zijn bedoeld om de juridische geldigheid van de vergadering en de besluiten te waarborgen. De belangrijkste voorwaarden zijn:
- Identificatie van leden: Alle deelnemers aan de vergadering moeten duidelijk te identificeren zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld een camera en microfoon aangezet moeten zijn, zodat de deelnemers herkend kunnen worden.
- Live deelname: De leden moeten de vergadering live kunnen volgen. Het is niet mogelijk om achteraf opgenomen video's of presentaties te stemmen op.
- Mogelijkheid tot stemmen: De leden moeten tijdens de vergadering de mogelijkheid hebben om te stemmen. Dit kan bijvoorbeeld via een digitale stemapplicatie of door het invullen van een digitale stemkaart.
Aanvullende regels uit het modelreglement
Hoewel de tijdelijke wetgeving digitale vergadering mogelijk maakt, gelden er ook regels uit het modelreglement van de VvE. Deze regels zijn gericht op onder andere het quorum en de meerderheid. Het quorum is het minimum aantal leden dat moet aanwezig zijn om een vergadering juridisch geldig te maken. In een digitale vergadering moet het quorum ook worden gehaald, wat betekent dat een VvE moet controleren of voldoende leden aanwezig zijn om besluiten te nemen.
Daarnaast gelden ook regels rondom de stemrechten. Als een lid bijvoorbeeld via een volmacht stemt, moet dit in het modelreglement zijn geregeld. In sommige gevallen is het mogelijk om een volmacht vooraf te geven, zodat het lid niet zelf hoeft te deel te nemen aan de vergadering.
Praktische uitdagingen bij digitale vergadering
Hoewel digitale vergadering een waardevolle oplossing biedt, zijn er ook praktische uitdagingen die VvE's tegenkomen. Niet alle leden zijn technisch op de hoogte of beschikken over de benodigde apparatuur om aan een digitale vergadering mee te doen. Dit kan leiden tot een minder betrokkenheid van bepaalde leden en een minder representatieve besluitvorming.
Alternatieve oplossingen
Voor VvE's die niet in staat zijn om een digitale vergadering te organiseren, zijn er alternatieve oplossingen. Een van deze is het gebruik van een volmacht. Een lid kan iemand anders machtigen om zijn of haar stem uit te brengen. Dit is een juridisch geldige oplossing, zolang de volmacht is ingevuld en ondertekend volgens de regels in het modelreglement.
Een andere optie is het uitstellen van de vergadering tot een moment waarop de coronamaatregelen fysieke bijeenkomsten weer toelaten. Dit is mogelijk binnen het kader van de tijdelijke wetgeving, maar vereist dat het uitstel goed is gedocumenteerd en aan de leden is meegedeeld.
Communicatie met leden
Een van de belangrijkste uitdagingen bij digitale vergadering is het communiceren met de leden. Het is essentieel dat alle leden op de hoogte worden gebracht van de wijze van deelname, de technische vereisten, en de agenda van de vergadering. Dit kan via e-mail, post of via een digitaal communicatieplatform. Het is aan te raden om een duidelijke en begrijpelijke communicatie te gebruiken, zodat ook leden die minder technisch ingesteld zijn zich op hun gemak voelen.
Juridische consequenties en aansprakelijkheid
Het gebruik van digitale vergadering en het uitstel van jaarvergaderingen heeft juridische gevolgen voor zowel de VvE als het bestuur. Het belangrijkst is om ervoor te zorgen dat alle acties in lijn zijn met het modelreglement en de tijdelijke wetgeving. Dit betekent dat alle besluiten en besluitvormingen goed moeten worden vastgelegd, en dat de leden op de hoogte moeten worden gehouden van de wijze waarop de vergadering is gehouden.
Aansprakelijkheid van het bestuur
Het bestuur van een VvE is verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke en reglementaire verplichtingen. Als het bestuur bijvoorbeeld een jaarvergadering niet organiseert, of een digitale vergadering niet correct uitvoert, kan dit leiden tot juridische aansprakelijkheid. Het is daarom aan te raden om bij twijfel raad in te nemen bij een juridisch adviesbureau of een VvE-beheerder.
Praktijkvoorbeelden en ervaringen
Voorbeelden uit de praktijk laten zien dat de tijdelijke wetgeving effectief is geweest in het ondersteunen van VvE's in coronatijd. Veel VvE's hebben succesvol digitale vergaderingen georganiseerd, waarbij de leden konden deelnemen en besluiten werden genomen. Andere VvE's hebben ervoor gekozen om de jaarvergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen dit toelaten. In beide gevallen is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de besluitvorming juridisch geldig is en goed is gedocumenteerd.
Voorbeeld 1: Digitale vergadering
Een VvE in het Gooi heeft in mei 2020 besloten om een digitale jaarvergadering te houden. Het bestuur heeft ervoor gekozen om gebruik te maken van Microsoft Teams, waarbij alle leden via een unieke link konden deelnemen. Het quorum is gehaald, en alle leden konden duidelijk worden geïdentificeerd. Na de vergadering zijn de besluiten opgesteld en aan de leden gestuurd. De VvE heeft hiermee aangetoond dat digitale vergadering een efficiënte en juridisch geldige oplossing is.
Voorbeeld 2: Uitstel van jaarvergadering
Een andere VvE in Eemland heeft ervoor gekozen om de jaarvergadering uit te stellen tot september 2020. Het bestuur heeft dit besloten omdat een deel van de leden technisch niet in staat was om aan een digitale vergadering mee te doen. De uitstel is juridisch toegestaan, en de leden zijn op de hoogte gebracht via een brief. In september 2020 is de jaarvergadering gehouden, waarbij de leden fysiek aanwezig konden zijn. De VvE heeft hiermee aangetoond dat het uitstel een bruikbare oplossing is voor VvE's die niet in staat zijn om digitaal te vergaderen.
Toekomstige ontwikkelingen en herstelplan
Nu de coronamaatregelen geleidelijk worden versoepeld, wordt steeds vaker over een herstelplan gesproken. Dit herstelplan is bedoeld om VvE's te helpen bij het herstel van hun juridische en organisatorische activiteiten. In het kader van dit herstelplan worden onder andere de jaarvergaderingen en de vaststelling van jaarrekening en begroting opnieuw georganiseerd.
Herstelplan en digitale vergadering
Het herstelplan zorgt ervoor dat VvE's de mogelijkheid krijgen om hun verplichtingen opnieuw te regelen, zonder dat dit leidt tot juridische complicaties. In dit kader wordt ook gewerkt aan het verder ontwikkelen van digitale vergadering als een juridisch toegestane en efficiënte manier om besluiten te nemen. Het is te verwachten dat digitale vergadering ook na de coronacrisis een rol zal blijven spelen in de dagelijkse werkwijze van VvE's.
Verder onderzoek en professionele ondersteuning
Voor VvE's die meer willen weten over digitale vergadering en het herstelplan, zijn er verschillende bronnen van professionele ondersteuning beschikbaar. Deze omvatten juridisch adviesbureaus, VvE-beheerders en opleidingen die gericht zijn op digitale vergadering en juridische verplichtingen. Het is aan te raden om bij twijfel professionele ondersteuning in te schakelen, zodat de VvE juridisch en organisatorisch op de hoogte blijft.
Conclusie
De coronacrisis heeft de VvE's in Nederland voor grote uitdagingen geplaatst, met name op het gebied van juridische verplichtingen en organisatorische activiteiten. Het in het voorjaar van 2020 ingevoerde tijdelijke wetgeving en de uitstel van jaarvergaderingen hebben echter ervoor gezorgd dat VvE's de tijd kregen om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze. Digitale vergadering is ontstaan als een juridisch toegestane en efficiënte manier om besluiten te nemen en verplichtingen te vervullen. De praktijk heeft aangetoond dat dit een waardevolle oplossing is, die ook na de coronacrisis een rol kan blijven spelen.
Terwijl VvE's nu langzaam aan het herstelplan werken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle acties in lijn zijn met de wettelijke en reglementaire verplichtingen. Het bestuur van een VvE is verantwoordelijk voor het naleven van deze verplichtingen, en het is aan te raden om bij twijfel professionele ondersteuning in te schakelen. De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat flexibiliteit en juridische ondersteuning essentieel zijn voor de continuïteit van VvE's in moeilijke tijden.