In Nederland is het bestuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) vaak in de handen van vrijwilligers die bereid zijn om hun tijd en kennis in te zetten voor het gezamenlijke belang van de eigenaren. Hoewel deze functie vrijwillig is, is er wel een mogelijkheid om bepaalde vergoedingen te ontvangen. Deze vergoedingen zijn regelgeving- en belastingtechnisch geregeld, en kunnen variëren afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden, de leeftijd van de betrokkenen en de specifieke situatie van de VvE.
Deze artikel biedt een overzicht van de wettelijke en praktische aspecten van vergoedingen voor bestuursleden van VvE’s, met een nadruk op vrijwilligersvergoedingen, onkostenvergoedingen en eventuele uitzonderingen of aanvullende regelingen. Het is bedoeld als een informatieve leidraad voor VvE-bestuursleden, VvE-secretariaten en eventuele adviseurs van VvE’s.
Vrijwilligersvergoedingen
De vrijwilligersvergoeding is een van de meest gebruikte vormen van vergoeding binnen VvE’s. Deze vergoeding kan op twee manieren worden uitbetaald: als een vast maandelijkse bedrag of per uur aan de hand van de werkzaamheden die uitgevoerd worden. De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks vastgesteld door de VvE-vergadering en kan tussentijds worden aangepast mits deze aanpassing ook door de vergadering wordt goedgekeurd.
Het belangrijkste kenmerk van de vrijwilligersvergoeding is dat deze binnen bepaalde belastingtechnische grenzen moet blijven. De Belastingdienst heeft voor deze vergoeding maximumbedragen vastgesteld om te voorkomen dat de vergoeding als inkomsten wordt aangemerkt die onder belasting vallen. Dit betekent dat als de vergoeding deze grenzen overschrijdt, de VvE verplicht is om deze aangifte te doen bij de Belastingdienst.
De maximumbedragen zijn afhankelijk van de leeftijd van de betrokken persoon:
- Voor personen van 23 jaar of ouder mag de vrijwilligersvergoeding maximaal €4,50 per uur bedragen, met een maandelijkse bovengrens van €150 en een jaarlijkse bovengrens van €1.500.
- Voor personen die jonger zijn dan 23 jaar is het maximumbedrag €2,50 per uur, met dezelfde maandelijkse en jaarlijkse grenzen van €150 en €1.500 respectievelijk.
Deze regels zijn van essentieel belang, omdat het overschrijden van deze limieten niet alleen juridisch nare consequenties kan hebben, maar ook kan leiden tot verhoogde administratieve lasten voor de VvE.
Daarnaast is het mogelijk dat een VvE kiest voor het aanstellen van een bestuurder in loondienst of een professioneel VvE-beheerder, wat een alternatieve aanpak betekent. Deze keuze vereist een aparte beslissing door de VvE-vergadering en heeft andere administratieve en fiscale implicaties. Het is belangrijk om te weten dat in dergelijke gevallen de vrijwilligersvergoeding niet langer van toepassing is.
Onkostenvergoeding
Naast de vrijwilligersvergoeding is er ook de onkostenvergoeding, die wettelijk verplicht is. De onkostenvergoeding is bedoeld om aan de kosten te voldoen die vrijwilligers maken in het kader van hun functie. Deze kosten kunnen onder andere betrekking hebben op:
- Post- en telefoniekosten (zoals postzegels, aansluiting of abonnementen);
- Vervoerskosten voor vergaderingen of andere functiegerelateerde activiteiten;
- Kosten voor het aankopen van administratieve materialen zoals papier, mapwerk of digitale tools.
De onkostenvergoeding is verplicht voor de VvE om te betalen, mits de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en verband houden met de functie. Het is echter belangrijk om te onthouden dat deze vergoeding niet geldt voor sociale of recreatieve activiteiten, zoals bijvoorbeeld een etentje met andere bestuursleden of een gezamenlijke activiteit buiten de context van de functie.
Een belangrijk detail is dat de onkostenvergoeding kan worden opgenomen in de vrijwilligersvergoeding. In dat geval is de VvE niet verplicht om een aparte vergoeding voor onkosten te betalen. Dit vereist wel dat de opname van onkosten in de vrijwilligersvergoeding duidelijk is en dat deze opname binnen de wettelijke grenzen valt.
Het is aan te raden dat de VvE een duidelijk beleid opstelt rondom de onkostenvergoeding. Dit beleid moet zowel de toegestane kostensoorten als de administratieve procedures (zoals het opmaken van facturen of het opstellen van een kostenvergoeding aanvraagformulier) precies omschrijven. Dit helpt om eventuele discrepanties of onduidelijkheden te voorkomen en zorgt voor een transparante en efficiënte vergoedingssysteem.
Uitzonderingen en aanvullende regelingen
Hoewel de vrijwilligers- en onkostenvergoeding de basis vormen van het vergoedingssysteem voor bestuursleden van VvE’s, zijn er ook specifieke situaties en regelingen die van toepassing kunnen zijn. Deze regelingen komen vooral voor in geval van afwezigheid, tijdelijke vervanging of arbeidsongeschiktheid.
Afwezigheid en tijdelijke vervanging
Als een bestuurslid tijdelijk afwezig is vanwege zwangerschap, bevalling of ziekte, kan de vaste maandelijkse vergoeding gedeeltelijk doorbetaald worden. In dergelijke gevallen is het bestuurslid recht op 50% van de maandelijkse onkostenvergoeding, omdat bepaalde kosten – zoals een krantenabonnement of telefoonrekening – tijdens de afwezigheid doorgaan. De vaste maandelijkse vergoeding is volledig doorbetaald.
Daarnaast is er ook een regeling voor tijdelijke vervangers. Als een bestuurslid wordt tijdelijk vervangen door een ander lid vanwege afwezigheid, is het vervangende lid recht op dezelfde vergoedingen als het afwezige lid. Deze regeling is analoog aan de regeling voor wethouders in Amsterdam.
Arbeidsongeschiktheidsregeling
Een belangrijke uitzondering op de vrijwilligersvergoeding betreft de arbeidsongeschiktheidsregeling. In de meeste gevallen is het verboden om kortingen door te voeren op de vergoedingen van bestuursleden van VvE’s op basis van een arbeidsongeschiktheidsregeling. Echter, in Amsterdam worden bestuursleden van het dagelijks bestuur beschouwd als werknemers van de gemeente vanwege de omvang van hun werkzaamheden. In deze context is het wel toegestaan om een korting door te voeren op hun vergoedingen als ze werken onder een arbeidsongeschiktheidsregeling.
Pensioenvergoeding
Bij een langdurige betrokkenheid bij het bestuur van een VvE kan het ook nodig zijn om rekening te houden met pensioenvergoedingen. In Amsterdam is voor de leden van het dagelijks bestuur voorzien in een maandelijkse vergoeding ter vergoeding van de werkgeversbijdrage voor het ouderdoms- en nabestaandenpensioen. Deze vergoeding is afhankelijk van het pensioenreglement van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds en moet rekening houden met het wettelijk maximum en eventuele franchisebedragen die zijn genoemd in de Algemene pensioenwet voor politieke ambtsdragers.
Het doel van deze regeling is om ervoor te zorgen dat bestuursleden een pensioenvoorziening kunnen opbouwen, ondanks de vrijwillige aard van hun functie. Deze vergoeding is belastbaar inkomst en ondergaat loonheffingen volgens de Wet op de Loonbelasting 1964 en de Wet financiering sociale verzekeringen.
Vergoedingen voor het bijwonen van vergaderingen
Ook het bijwonen van vergaderingen door bestuursleden kan worden vergoed, afhankelijk van de functie en de context. Voor leden van stadsdeelcommissies is er een specifieke regeling waarbij presentiegeld wordt uitbetaald. Deze regeling maakt een uitzondering op de standaardregels voor vergoedingen binnen de VvE.
Leden van stadsdeelcommissies ontvangen een presentiegeld van €350,00 per vergadering, maar dit geldt maximaal voor twee vergaderingen per maand. Het presentiegeld is alleen toegestaan voor vergaderingen die door het dagelijks bestuur zijn uitgeschreven. Tijdens recesperiodes van de gemeenteraad is er in beginsel geen aanspraak op een vergoeding, tenzij de vergadering nodig is door uitzonderlijke omstandigheden en het college van bestuur heeft ingestemd.
Het is belangrijk om te weten dat deze regeling niet van toepassing is op leden van het dagelijks bestuur. Voor hen gelden andere regels, zoals de vaste maandelijkse vergoeding en de eventuele onkostenvergoeding. De regeling voor stadsdeelcommissies is specifiek opgenomen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, maar er is een afwijkende hoogte van het presentiegeld aangehouden vanwege de zwaarte van de werkzaamheden.
Conclusie
De vergoedingen voor bestuursleden van een VvE vormen een belangrijk onderdeel van het functioneren van deze organisatie. Hoewel het bestuur vrijwillig is, zijn er wettelijke en fiscale regels die bepalen hoe deze vergoedingen mogen worden uitbetaald. De vrijwilligersvergoeding en de onkostenvergoeding zijn de meest voorkomende vormen van vergoeding, maar er zijn ook regelingen voor afwezigheid, tijdelijke vervanging en pensioenvergoeding.
Het is van essentieel belang dat de VvE een duidelijke en transparante vergoedingsregeling opstelt. Dit helpt om de administratieve lasten te beheersen, de wettelijke vereisten te遵守 (bijvoorbeeld de Belastingdienst-regels), en om eventuele discrepanties of misverstanden te voorkomen. Ook is het belangrijk dat de vergoedingen worden afgestemd op de werkzaamheden die daadwerkelijk worden uitgevoerd, zodat de functie zowel betaalbaar als rechtvaardig is.
Bestuursleden, adviseurs en VvE-secretariaten kunnen hierbij gebruik maken van de wettelijke richtlijnen, zoals de Algemene pensioenwet, de Wet op de Loonbelasting, en de regelgeving van de Belastingdienst. Daarnaast is het aan te raden om eventuele twijfels aan te vragen bij een belastingadviseur of juridisch adviseur om ervoor te zorgen dat de regelingen correct worden toegepast.
In de praktijk betekent dit dat de VvE niet alleen een technisch goed bestuur moet organiseren, maar ook een fiscaal en wettelijk aantrekkelijke vergoedingssysteem moet ontwikkelen. Dit is niet alleen belangrijk voor de betrokken bestuursleden, maar ook voor de transparantie en het vertrouwen van de eigenaren in de VvE als geheel.