Vergoedingen voor bestuursleden in een VvE: Inzicht in de mogelijkheden en wettelijke kaders

Voor eigenaren van woningen binnen een Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt het bestuur een centrale rol in de functionering en het succes van de vereniging. Daarmee gaat ook een zekere verantwoordelijkheid gepaard, die vaak door vrijwilligers wordt gedragen. Dit betekent dat het voor VvE’s belangrijk is om het bestuur adequaat te compenseren zodat zij hun functie goed kunnen uitvoeren. Tegelijkertijd zijn er wettelijke bepalingen die bepalen wat voor vergoedingen toegestaan zijn en hoe deze verantwoordelijk moeten worden afgehandeld.

In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de wettelijke kaders, de beschikbare vergoedingsopties voor bestuursleden, en de praktische aandachtspunten die VvE’s in overweging moeten nemen bij het bepalen van vergoedingen. De nadruk ligt op de duidelijke toepassing van de regels die gelden voor vrijwilligersvergoedingen, onkostenvergoedingen, en de eventuele aanneming van een bestuurder in loondienst of een professioneel VvE-beheerder.

De wettelijke basis van vergoedingen

De Vereniging van Eigenaren (VvE) is een juridische entiteit die ontstaat bij de verkoop van appartementen in een woningbouwproject. Het bestuur en andere betrokkenen worden vaak vrijwilligers, maar dat betekent niet dat ze niet gecompenseerd mogen worden voor hun tijd en moeite. De wettelijke basis voor vergoedingen is terug te vinden in de Nederlandse wetgeving, met name in het Burgerlijk Wetboek (BW) en de regels die de Belastingdienst heeft opgesteld.

Een belangrijke wettelijke bepaling is artikel 7:406 BW. Deze bepaling verplicht een VvE om kosten te vergoeden aan de vrijwilligers, zoals bestuursleden en commissieleden. Denk hierbij aan kosten die verband houden met het uitoefenen van de functie, zoals vervoerskosten, post- en administratiekosten. Aan de andere kant zijn er beperkingen op vrijwilligersvergoedingen om te voorkomen dat deze als een vorm van loon worden opgevat, wat fiscaal andere gevolgen zou hebben.

De Belastingdienst heeft duidelijke maximumbedragen vastgelegd voor de vergoedingen die vrijwilligers binnen een VvE kunnen ontvangen. Deze bedragen hangen af van de leeftijd van de betrokkene en zijn bedoeld om een grens te trekken tussen een vergoeding voor vrijwilligerswerk en een daadwerkelijke vergoeding voor werkzaamheden in loondienst. Deze grenzen zijn van essentieel belang, omdat ze bepalen of een vergoeding belastbaar is of vrijgesteld.

Vrijwilligersvergoedingen: Wat is toegestaan?

Een vrijwilligersvergoeding is een vorm van compensatie die wordt uitbetaald aan bestuursleden of commissieleden van een VvE. Deze vergoeding kan per uur of als vast bedrag worden gesteld. De VvE-vergadering is verantwoordelijk voor het vaststellen van deze vergoeding, maar moet rekening houden met de wettelijke maximumbedragen om fiscale problemen te voorkomen.

De Belastingdienst heeft duidelijke richtlijnen opgesteld voor de vergoedingen die vrijwilligers binnen een VvE kunnen ontvangen. Voor personen van 23 jaar of ouder geldt een maximum van €4,50 per uur, wat leidt tot een maandelijkse maximumvergoeding van €150 en een jaarlijks maximum van €1.500. Voor personen jonger dan 23 jaar is het maximumbedrag lager: €2,50 per uur, met een maandelijkse limiet van €150 en een jaarlijks maximum van €1.500.

Als deze maximumbedragen worden overschreden, moet de VvE dit aangeven bij de Belastingdienst. In dat geval worden de vergoedingen belastbaar, wat extra administratie en boetes kan opleveren. Daarom is het belangrijk voor VvE’s om deze grenzen te volgen om fiscaal correct te opereren.

Vrijwilligersvergoedingen kunnen worden uitbetaald op voorhand of achterhand. Een voordeel van vooraf vaststellen is dat de betrokkenen een zekere inkomensvoorspelling hebben. Echter, dit vereist ook dat de VvE-voorzitter of een ander bevoegde persoon goed inschat wat de werkbelasting van het bestuur zal zijn.

Onkostenvergoedingen: Een verplichte compensatie

Naast vrijwilligersvergoedingen is er ook sprake van onkostenvergoedingen. Deze vergoeding is verplicht, zoals uit artikel 7:406 BW blijkt. De VvE is verplicht om aan de vrijwilligers kosten te vergoeden die zij maken in het kader van het uitoefenen van hun functie. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor vervoer, postzegels, of papier. Deze kosten moeten echter direct verband houden met de functie en worden daadwerkelijk gemaakt. Kosten die niet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de functie, zoals etentjes of sociale activiteiten, zijn niet vergoedbaar.

Het is belangrijk op te merken dat als de onkostenvergoeding reeds is opgenomen in de vrijwilligersvergoeding, de VvE niet verplicht is om daarnaast nog extra onkosten te vergoeden. Dit vereist dus zorgvuldige planning bij het opstellen van de vrijwilligersvergoeding.

De mogelijkheid van een bestuurder in loondienst

Hoewel het VvE-bestuur vaak uit vrijwilligers bestaat, is het ook mogelijk om een bestuurder aan te nemen in loondienst. Dit kan zinvol zijn in gevallen waarin de werkbelasting van het bestuur te groot is om door vrijwilligers te dragen. Een bestuurder in loondienst is dan een medewerker van de VvE en geniet de voordelen van een salarispakket, inclusief sociale voorzieningen en vakantie.

Een belangrijke overweging bij het aannemen van een bestuurder in loondienst is dat de VvE zich moet houden aan de wettelijke regels rondom loon, arbeidsvoorwaarden en de verplichtingen van werkgever. Dit betreft onder andere het afdragen van werkgeverslasten, het afsluiten van verzekeringen, en het naleven van het minimumloon. Er is geen wettelijk maximumloon vastgesteld, wat betekent dat de VvE vrij is om hogere bedragen te onderhandelen.

Het besluit om een bestuurder in loondienst aan te nemen, moet echter altijd goedgekeurd worden door de meerderheid van de VvE-vergadering. Deze beslissing is financieel ingrijpend, en het is daarom verstandig om hierover deskundig advies in te winnen. De stemverhouding die nodig is voor dit soort beslissingen, is meestal terug te vinden in de splitsingsakte en/of de modelovereenkomst van de VvE.

De rol van een professioneel VvE-beheerder

Een alternatieve optie voor VvE’s is het aannemen van een professioneel beheerder. Dit is een externe partij die op contractueel basis bepaalde taken uitvoert voor de VvE. De VvE is dan vrij om de hoogte van de beheervergoeding te bepalen, mits deze in overeenstemming is met het afgesproken contract.

De rol van een professioneel beheerder is om de administratieve en organisatorische taken van de VvE te verzorgen. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van de administratie, het organiseren van vergaderingen, en het communiceren met de eigenaren. Een beheerder mag niet meer in rekening brengen dan is afgesproken in het contract. Eventueel overschot kan door de VvE teruggevorderd worden.

De tarieven van een professioneel VvE-beheerder bestaan vaak uit drie componenten: - Een vast basistarief dat administratieve taken dekt; - Een uurtarief voor aanvullende diensten; - Afschrijvingen voor specifieke taken, zoals het opstellen van een MJOP (maandelijkse inkomsten- en uitgavenposten) of het organiseren van extra vergaderingen.

Een voordelig alternatief voor sommige VvE’s is online VvE-beheer. Dit is vooral aantrekkelijk voor kleinere VvE’s of VvE’s die partieel zelf willen beheren. Online tools maken het mogelijk om administratieve taken op een efficiëntere manier te doen, met behulp van automatisering en digitale ondersteuning.

Aansprakelijkheid van bestuursleden

Leden van een VvE kunnen het bestuur aansprakelijk stellen in bepaalde gevallen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het bestuur onwettige handelingen goedkeurt of als besluiten niet correct worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld wanneer het bestuur toestemming geeft tot veranderingen in de gemeenschappelijke delen van de woning, zonder dat dit wettelijk toegestaan is. Of wanneer besluiten dubbel of te laat worden uitgevoerd, wat kan leiden tot schade.

De rechter heeft in dergelijke gevallen het laatste woord. Het is daarom belangrijk dat het bestuur goed op de hoogte is van de wettelijke en regelgevende kaders binnen een VvE. Voor bestuursleden is het daarom verstandig om juridisch advies in te winnen bij belangrijke beslissingen.

Het aannemen van een professioneel beheerder of een bestuurder in loondienst kan hierbij ook van groot belang zijn. Deze partijen kunnen het bestuur ondersteunen bij het naleven van de regels en het voorkomen van eventuele aansprakelijkheid.

Conclusie

Vergoedingen voor bestuursleden binnen een VvE vormen een belangrijk onderdeel van het functioneren van de vereniging. Zowel vrijwilligersvergoedingen als onkostenvergoedingen zijn toegestaan binnen wettelijke grenzen. Het is essentieel dat VvE’s deze grenzen kennen en naleven om fiscaal correct te opereren. Buiten deze vergoedingen bestaat er ook de mogelijkheid om een bestuurder in loondienst aan te nemen of een professioneel beheerder in te schakelen.

De keuze voor een beheerder of een loondienstbestuurder is afhankelijk van de omvang van de VvE en de werkbelasting van het bestuur. Voor kleinere VvE’s kan online VvE-beheer een efficiëntere en kostenvriendelijkere oplossing bieden. Het is verstandig om bij dergelijke beslissingen deskundig advies in te winnen om te voorkomen dat er juridische of fiscale problemen ontstaan.

In het kader van een goed functionerende VvE is het belangrijk dat het bestuur of beheerder goed ondersteund wordt en dat de vergoedingen binnen de wettelijke kaders vallen. Dit zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen tussen de VvE en haar leden.