De voor- en vroegschoolse educatie (VVE) speelt een belangrijke rol in de opvoeding en ontwikkeling van jonge kinderen. Het is een voortzetting van de kinderopvang en biedt kinderen vanaf drie jaar een plek waar ze zich kunnen ontwikkelen op een veilige en gestructureerde manier. De organisatie van VVE vereist actieve deelname van vrijwilligers, zoals bestuurders en commissieleden, die belangrijke functies vervullen in het functioneren van deze instellingen. Voor deze vrijwilligers zijn er vergoedingen mogelijk, zowel in de vorm van een vrijwilligersvergoeding als onkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn onderworpen aan regelgeving en belastingvoorschriften die belangrijk zijn om te begrijpen.
In dit artikel wordt ingegaan op de regelingen rondom vergoedingen voor vrijwilligers in de VVE. De nadruk ligt op de juridische en praktische aspecten, zoals de maximumbedragen die vrijwilligers mogen ontvangen, de voorwaarden voor het aanvragen van vergoedingen, en de belastinggevolgen van dergelijke vergoedingen. Bovendien wordt aandacht besteed aan de specifieke regelgeving in gemeenten zoals West Maas en Waal, waarbij de compensatie van de eigen bijdrage aan de deelname aan de VVE centraal staat.
Het artikel is bedoeld voor vrijwilligers, bestuurders, ouders en professionals die betrokken zijn bij de organisatie of financiering van VVE-instellingen. Door een duidelijk overzicht te geven van de regelingen, kan dit artikel helpen bij het verantwoord en wettelijk correct uitvoeren van de vrijwilligersfunctie binnen de VVE.
Vrijwilligersvergoedingen binnen de VVE
Vrijwilligersvergoedingen zijn een essentieel onderdeel van het functioneren van een VVE-instelling. Deze vergoedingen zijn bedoeld om vrijwilligers te belonen voor hun inzet en om de kosten van hun deelname aan de organisatie te dekken. De VVE-vergadering is verantwoordelijk voor het bepalen van de hoogte van deze vergoedingen, maar deze zijn onderworpen aan belastingregels die vastgesteld zijn door de Belastingdienst.
Er zijn twee soorten vrijwilligersvergoedingen:
- Vast bedrag per maand of per jaar
- Vergoeding per uur
Voor zowel oudere (23 jaar of ouder) als jongere vrijwilligers (jonger dan 23 jaar) zijn er duidelijke maximumbedragen vastgelegd. Deze bedragen zijn als volgt:
Voor vrijwilligers van 23 jaar of ouder:
- Maximaal €4,50 per uur
- Maximaal €150 per maand
- Maximaal €1.500 per jaar
Voor vrijwilligers jonger dan 23 jaar:
- Maximaal €2,50 per uur
- Maximaal €150 per maand
- Maximaal €1.500 per jaar
Wanneer de VvE vergadering een vergoeding vaststelt die binnen deze maximumbedragen valt, zijn deze vergoedingen vrijgesteld van belasting. Dit betekent dat zowel de vrijwilliger als de VVE-organisatie deze bedragen niet hoeven aan te melden bij de Belastingdienst. Echter, wanneer de maximumbedragen overschreden worden, moeten de vergoedingen wel worden gemeld bij de Belastingdienst en zijn belastbaar.
Het is dus van belang dat VVE-instellingen de richtlijnen van de Belastingdienst nauwkeurig volgen bij het bepalen van vrijwilligersvergoedingen. Hierbij is de VvE-vergadering verantwoordelijk voor het vaststellen van de vergoedingen, maar zij moeten ook ervoor zorgen dat deze vergoedingen binnen de wettelijke grenzen blijven.
Onkostenvergoedingen en hun grenzen
Naast vrijwilligersvergoedingen zijn er ook onkostenvergoedingen beschikbaar voor vrijwilligers in de VVE. Deze vergoedingen zijn bedoeld om noodzakelijke kosten te dekken die ontstaan bij het uitoefenen van de vrijwilligersfunctie. Onkostenvergoedingen zijn wettelijk verplicht en moeten door de VVE worden vergoed als ze niet zijn opgenomen in de vrijwilligersvergoeding.
De volgende kosten zijn aangemerkt als noodzakelijk en kunnen worden vergoed:
- Kantoorartikelen: zoals papiertjes, potloden, notitieblokken en andere materialen die nodig zijn voor het uitvoeren van taken.
- Reis- en vervoerskosten: bijvoorbeeld kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer of het tanken van brandstof voor de eigen auto.
- Postzegels en andere verzendkosten: om administratieve communicatie mogelijk te maken.
- Overige kosten die verband houden met de taken: zoals het aankopen van materialen voor activiteiten of het betalen van telefoonrekeningen voor VVE-gerelateerde communicatie.
Het is belangrijk om te onthouden dat enkel noodzakelijke kosten vergoed kunnen worden. Kosten die geen rechtstreeks verband houden met de taken, zoals uitjes of etentjes, zijn niet vergoedbaar. Hierbij dient de VvE erop toe te zien dat de onkostenvergoedingen op een transparante en wettelijk correcte manier worden aangewend.
De onkostenvergoedingen zijn een aanvulling op eventuele vrijwilligersvergoedingen en zijn wettelijk verplicht. Dit betekent dat de VVE niet verplicht is om vrijwilligersvergoedingen te verstrekken, maar wél om noodzakelijke kosten die niet zijn opgenomen in dergelijke vergoedingen, voor te zorgen.
Regelingen en beleidslijnen in gemeenten
Naast de algemene regels op nationaal niveau zijn er ook lokale beleidsregels die van toepassing kunnen zijn op vergoedingen binnen de VVE. Een duidelijk voorbeeld hiervan is de regeling van de gemeente West Maas en Waal, die onderdeel uitmaakt van de "Compensatie voor Eigen Bijdrage aan deelname Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) 2020". Deze regeling is van toepassing op ouders en instellingen die betrokken zijn bij VVE.
De regeling bevat enkele belangrijke punten:
Aanvraagproces en voorwaarden:
- De vergoeding wordt alleen verstrekt op aanvraag.
- De aanvraag dient schriftelijk of digitaal ingediend te worden via een vastgesteld formulier.
- Aanvragen kunnen gedurende het gehele jaar worden ingediend.
- Aan de vergoeding is een bestedingsverplichting verbonden.
- Bij de aanvraag moet bewijs van inschrijving of deelname aan de VVE worden overlegd.
- Als de deelname beëindigd wordt, vervalt het recht op compensatie niet later dan op de leeftijd van 4 jaar.
Hardheidsclausule:
- Het college kan in afwijking van de regel besluiten tot toekenning of afwijzing van een aanvraag, als dit kennelijk redelijk of onredelijk is volgens het oordeel van het college.
Inwerkingtreding en vervangende regeling:
- De regeling treedt in werking op 1 februari 2020 en werkt terug tot 1 januari 2020.
- De regeling vervangt de eerdere regeling "Compensatie voor Eigen Bijdrage aan deelname Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE)".
Eigen bijdrage van ouders:
- De eigen bijdrage is inkomensafhankelijk en wordt berekend op basis van een standaardtabel die het Rijk hanteert.
- De gemiddelde eigen bijdrage is €50 per maand, wat over het jaar €600 per kind uitmaakt.
- Voor VVE-kindertjes is er een extra vergoeding vanwege extra taakuren, die voor reguliere VVE-plaatsen €150 per jaar bedraagt en voor VVE-plaatsen €530 per jaar.
Deze regeling is van belang voor ouders die hun kinderen inschrijven voor VVE en voor instellingen die deze educatieve voortzetting bieden. Het biedt duidelijkheid over het aanvraagproces, de voorwaarden voor compensatie en de toepassing van extra vergoedingen. Bovendien geeft het een overzicht van de financiële verantwoordelijkheden van ouders en instellingen.
Financiële aspecten van VVE-vergoedingen
De financiering van VVE-instellingen is gebaseerd op een combinatie van subsidiebedragen vanuit het Rijk en de eigen bijdrage van ouders. De subsidiebedragen zijn vastgesteld op basis van een berekeningssysteem dat rekening houdt met het aantal uren dat kinderen per jaar aan VVE deelnemen en het tarief per uur dat het Rijk voor deze activiteit vastlegt.
Subsidieplekken en vermenigvuldigingsfactoren
Een reguliere subsidieplek wordt aangeboden gedurende 6 uur per week, gespreid over 2 dagdelen, gedurende 40 weken per jaar. Dit leidt tot een vermenigvuldigingsfactor van 240 uren per jaar. Voor een subsidieplek VVE gaat het om 4 dagdelen of 12 uur per week, minimaal verdeeld over 3 dagen, gedurende 40 weken per jaar. Dit resulteert in een vermenigvuldigingsfactor van 480 uren per jaar.
Op basis van deze vermenigvuldigingsfactoren en het tarief per uur dat het Rijk vastlegt, worden de subsidiebedragen berekend. Voor 2016 waren deze tarieven als volgt:
Regulier (niet toeslagouders):
- 240 uren per jaar
- €6,89 per uur
- Basisvergoeding: €1.653,60
- Extra taakuren: €150
- Eigen bijdrage: €600
- Totaal vergoeding: €1.803,60
- Vergoeding per uur: €7,52
VVE (voor niet toeslagouders):
- 480 uren per jaar
- €6,89 per uur
- Basisvergoeding: €3.307,20
- Extra taakuren: €530
- Eigen bijdrage: €600
- Totaal vergoeding: €3.837,20
- Vergoeding per uur: €7,99
VVE (voor toeslagouders, 1e en 2e dagdeel):
- 240 uren per jaar
- Basisvergoeding: niet van toepassing
- Extra taakuren: niet van toepassing
- Eigen bijdrage: €600
- Totaal vergoeding: niet van toepassing
- Vergoeding per uur: niet van toepassing
VVE (voor toeslagouders, 3e en 4e dagdeel):
- 240 uren per jaar
- €6,89 per uur
- Basisvergoeding: €1.653,60
- Extra taakuren: €530
- Eigen bijdrage: niet van toepassing
- Totaal vergoeding: €2.183,60
- Vergoeding per uur: €9,10
Deze berekeningen laten zien dat de financiering van VVE-plaatsen afhankelijk is van het aantal uren dat kinderen aan VVE deelnemen en of de ouders in aanmerking komen voor kinderopvangtoeslag. Voor niet-toeslagouders is er een duidelijke financiële verantwoordelijkheid, terwijl voor toeslagouders de financiering anders is opgebouwd.
Deze subsidiebedragen zijn jaarlijks geïndexeerd en kunnen dus variëren van jaar tot jaar. Het is daarom belangrijk dat VVE-instellingen en ouders zich richten op de meest actuele informatie over de financiering van VVE.
Belastinggevolgen en wettelijke verplichtingen
De wettelijke verplichtingen rondom vergoedingen voor vrijwilligers in de VVE zijn voornamelijk gericht op de Belastingdienst. Hierbij zijn er twee belangrijke aspecten: de belastingvrijstelling van vrijwilligersvergoedingen binnen de gestelde maximumbedragen en de verplichting om deze bedragen niet aan te melden bij de Belastingdienst als ze binnen deze grenzen blijven.
Belastingvrijstelling
Als vrijwilligersvergoedingen binnen de maximumbedragen van de Belastingdienst blijven, zijn deze vergoedingen vrijgesteld van belasting. Dit betekent dat zowel de vrijwilliger als de VVE-organisatie deze bedragen niet hoeven aan te melden bij de Belastingdienst. Deze belastingvrijstelling is van groot belang voor VVE-instellingen die willen vermijden dat zij administratieve verplichtingen oplopen en dat de vrijwilligers belast worden voor hun inzet.
De belastingvrijstelling geldt echter alleen voor vergoedingen die strikt binnen de maximumbedragen vallen. Wanneer de vergoedingen deze bedragen overschrijden, worden zij belastbaar en moeten zij worden aangemeld bij de Belastingdienst. Dit geldt zowel voor vast bedragen als voor vergoedingen per uur.
Wettelijke verantwoordelijkheid van VVE-instellingen
De VVE-instelling is verantwoordelijk voor het correct vaststellen van vrijwilligersvergoedingen. Dit betekent dat de VvE-vergadering moet zorgen voor het vaststellen van vergoedingen die binnen de belastingrichtlijnen van de Belastingdienst vallen. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de leeftijd van de vrijwilliger, omdat dit bepalend is voor het maximumbedrag dat toegestaan is.
Bij het vaststellen van vrijwilligersvergoedingen dient ook rekening te worden gehouden met de mogelijkheid om deze vergoedingen per uur of als vast bedrag uit te betalen. Beide opties zijn toegestaan, maar de keuze dient te worden genomen in overleg met de VvE-vergadering en de Belastingdienst.
De VVE-instelling is verder verantwoordelijk voor het aanbieden van onkostenvergoedingen aan vrijwilligers die noodzakelijke kosten ondervinden bij het uitvoeren van hun taken. Deze vergoedingen zijn wettelijk verplicht en moeten daarom worden verstrekt, ongeacht of er een vrijwilligersvergoeding is of niet.
Aanvragen en administratie
Hoewel vrijwilligersvergoedingen binnen de wettelijke grenzen belastingvrij zijn, zijn er administratieve verplichtingen die VVE-instellingen moeten naleven. Deze verplichtingen zijn vooral van toepassing op het vaststellen en uitkeren van vergoedingen en het bijhouden van documentatie die kan worden aangereikt bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Het is daarom aan te raden dat VVE-instellingen een duidelijk administratief systeem opstellen dat het vaststellen, uitkeren en documenteren van vergoedingen voor vrijwilligers regelt. Dit systeem dient te zorgen voor transparantie en naleving van de wettelijke regels.
Conclusie
De organisatie van voor- en vroegschoolse educatie (VVE) is niet mogelijk zonder vrijwilligers die belangrijke functies vervullen in het functioneren van deze instellingen. Voor deze vrijwilligers zijn er vergoedingen mogelijk in de vorm van een vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn onderworpen aan regelgeving en belastingvoorschriften die verplicht zijn om te volgen.
De vrijwilligersvergoedingen zijn afhankelijk van de leeftijd van de vrijwilliger en mogen niet overschrijden bepaalde maximumbedragen die zijn vastgesteld door de Belastingdienst. Binnen deze grenzen zijn de vergoedingen belastingvrij, maar wanneer de maximumbedragen overschreden worden, zijn de vergoedingen belastbaar en moeten zij worden aangemeld bij de Belastingdienst.
Naast de vrijwilligersvergoedingen zijn er ook onkostenvergoedingen beschikbaar voor noodzakelijke kosten die ontstaan bij het uitoefenen van de vrijwilligersfunctie. Deze vergoedingen zijn wettelijk verplicht en moeten worden verstrekt door de VVE-instelling.
Daarnaast zijn er lokale beleidsregels en financieringsregelingen die van toepassing zijn op VVE-instellingen, zoals in de gemeente West Maas en Waal. Deze regelingen geven duidelijkheid over het aanvraagproces, de voorwaarden voor compensatie en de financiering van VVE-plaatsen. De financiering van VVE is gebaseerd op subsidiebedragen vanuit het Rijk en de eigen bijdrage van ouders, waarbij het aantal uren dat kinderen aan VVE deelnemen een belangrijke rol speelt.
Ten slotte is het belangrijk dat VVE-instellingen een duidelijk administratief systeem opstellen dat het vaststellen, uitkeren en documenteren van vergoedingen voor vrijwilligers regelt. Dit systeem dient te zorgen voor transparantie en naleving van de wettelijke regels.
Door een duidelijk overzicht van de regelingen en wettelijke verplichtingen te geven, kan dit artikel helpen bij het verantwoord en wettelijk correct uitvoeren van de vrijwilligersfunctie binnen de VVE. Het is van belang dat vrijwilligers, bestuurders en ouders zich bewust zijn van deze regelingen om ervoor te zorgen dat de VVE-instellingen functioneren op een juridisch correcte en ethische manier.