Inleiding
Bij de oprichting van een Vereniging van Eenden Eigendommen (VvE) is het belangrijk om de interne procedures en administratieve verplichtingen zorgvuldig af te handelen. Een van de essentiële elementen bij deze oprichting is het opstellen van notulen van de oprichtingsvergadering. Deze notulen vormen een juridisch bindend document en dienen als bewijsmateriaal voor het gevoerde overleg, genomen besluiten en aangestelde functies.
De notulen worden daarnaast gebruikt voor toekomstige referentie, zoals bij juridische geschillen of voor de toekomstige leden van de VvE. Aan de hand van de informatie in de bronnen is duidelijk dat notulen van een vergadering moeten worden vastgesteld en ondertekend, meestal door de voorzitter van de vergadering en het bestuur. Ook zijn er regels opgenomen over het machtigen van anderen om te stemmen, het quorum en de soorten stemmen die gebruikt kunnen worden in een VvE-vergadering.
In dit artikel wordt een voorbeeld gegeven van hoe notulen van een oprichtingsvergadering van een VvE eruit kunnen zien, inclusief de inhoud en de procedure voor vaststelling. Daarnaast worden relevante juridische en administratieve regels uitgelegd die van toepassing zijn bij oprichtingsvergaderingen van VvE’s.
De rol van notulen bij een VvE-vergadering
Notulen van een VvE-vergadering zijn van essentieel belang voor de administratie en de juridische veiligheid van de vereniging. Zij vormen een documentatie van het gevoerde besluitvormingsproces en de genomen besluiten. Bij oprichtingsvergaderingen is dit nog van extra belang, omdat de VvE in deze fase nog niet volledig georganiseerd is en de notulen vaak dienen als het eerste officiële juridische kader.
Volgens de gegevens uit de bronnendocumenten worden notulen van een VvE-vergadering:
- Na de vergadering vastgesteld, doorgaans op de eerstvolgende vergadering.
- Vooraf toegestuurd naar de leden, vaak binnen twee weken na de vergadering.
- Ondertekend door de voorzitter van de vergadering en, afhankelijk van de regels in het splitsingsreglement, ook door het bestuur.
De notulen van de oprichtingsvergadering zullen bijvoorbeeld de volgende aspecten bevatten:
- De opkomst (aantal aanwezige stemmen, eventuele gemachtigden)
- De agenda en het doel van de vergadering
- De besproken onderwerpen en genomen besluiten
- De benoeming van het eerste bestuur
- Eventuele machtigingen die zijn afgegeven
- Eventuele stemverhoudingen
Het is essentieel dat deze notulen zorgvuldig worden opgesteld, omdat zij ook kunnen worden gebruikt als juridisch bewijsmateriaal in het geval van geschillen of bij klachten over genomen besluiten. Bovendien zijn de notulen een voorwaarde om de VvE formeel te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Voorbeeld van notulen bij de oprichtingsvergadering van een VvE
Hieronder volgt een voorbeeld van hoe de notulen van een oprichtingsvergadering van een VvE eruit kunnen zien. Het voorbeeld is afgestemd op de regels en procedures die zijn vermeld in de gegeven bronnen.
Notulen oprichtingsvergadering VvE "De Prins van Oranje"
Vergaderingsdatum: 15 mei 2024
Vergaderingstijd: 18:00 uur
Vergaderingsplaats: appartement 201, Koninginneweg 1, 1012 AB Amsterdam
Voorzitter: M. Jansen
Secretaris: A. de Vries
Vastgesteld op: 22 mei 2024
Vastgesteld tijdens: VvE-vergadering 22 mei 2024
1. Opkomst
Er zijn 4 appartementsrechten in deze VvE. Bij de oprichtingsvergadering zijn de volgende partijen aanwezig:
- Appartement 101: M. Jansen (eigenaar, voorzitter)
- Appartement 102: H. de Haan (eigenaar)
- Appartement 201: A. de Vries (eigenaar, secretaris)
- Appartement 202: B. van der Meer (eigenaar)
Er zijn geen machtigingen afgegeven. Alle eigenaren stemmen voor eigen rekening. Er zijn geen blanco stemmen of ongeldige stemmen. Het quorum is bereikt (100% van de stemmen aanwezig).
2. Doel van de vergadering
De vergadering is uitgeroepen met als doel de oprichting van een VvE voor de vier appartementen aan Koninginneweg 1. Het onderwerp van de vergadering is de aanstelling van het eerste bestuur en het vaststellen van het splitsingsreglement.
3. Besproken onderwerpen en besluiten
3.1 Aanstelling van het eerste bestuur
Voorzitter: M. Jansen
Secretaris: A. de Vries
Treasurer: H. de Haan
Ledenraad: B. van der Meer
Alle genoemde personen zijn akkoord gegaan met hun benoeming. De benoeming is met 4 stemmen "voor", 0 stemmen "tegen" en 0 blanco stemmen aangenomen.
3.2 Vaststelling van het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement is opgenomen in de splitsingsakte van de woning. De inhoud van het reglement is vooraf toegestuurd aan alle eigenaren. Het reglement bevat onder andere:
- Het aantal stemmen per appartementsrecht
- De regels voor machtigingen en schriftelijke stemming
- De regels voor het quorum en de benodigde meerderheid
- De regels voor ondersplitsingen en het stemmechanisme daarvoor
Het splitsingsreglement is met 4 stemmen "voor", 0 stemmen "tegen" en 0 blanco stemmen vastgesteld.
3.3 Regels voor notulen en communicatie
De notulen van de vergadering worden binnen twee weken aan alle leden verstuurd. De notulen worden op de eerstvolgende vergadering vastgesteld. De notulen worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het bestuur.
4. Machtigingen
Er zijn geen machtigingen afgegeven in deze vergadering.
5. Eventuele andere kwesties
Geen andere kwesties zijn besproken of besloten.
Notulen ondertekend door:
M. Jansen – Voorzitter
A. de Vries – Secretaris
H. de Haan – Treasurer
Juridische en administratieve aspecten bij oprichting van een VvE
Bij de oprichting van een VvE spelen verschillende juridische en administratieve aspecten een rol. Deze worden hier verder uitgelegd, op basis van de informatie in de bronnendocumenten.
1. Quorum en meerderheid
Bij een oprichtingsvergadering van een VvE is het quorum de minimale aanwezigheid die nodig is om besluiten te nemen. In het geval van een oprichtingsvergadering is het quorum meestal lager dan bij reguliere vergaderingen, omdat het doel is om snel een bestuur aan te stellen en het reglement vast te stellen.
In het geval van de voorbeeldvergadering uit het vorige hoofdstuk was het quorum 50% van de stemmen. Bij een VvE met 4 appartementsrechten betekent dit dat minstens 2 stemmen aanwezig moeten zijn. In dit geval was 100% aanwezig, dus het quorum was gehaald.
Voor de meerderheid geldt dat bij een oprichtingsvergadering meestal een volstrekte meerderheid (meer dan de helft van de aanwezige stemmen) voldoende is om besluiten te nemen. In het voorbeeld was dit niet nodig, omdat alle stemmen voor de besluiten waren.
2. Machtigingen en schriftelijke stemming
Een eigenaar kan, bijvoorbeeld vanwege werk of gezondheidsredenen, niet persoonlijk aanwezig zijn op een vergadering. In dat geval kan hij een machtiging geven aan een andere persoon om namens hem te stemmen. In het splitsingsreglement kan worden aangegeven of het bestuur als gemachtigde mag optreden of niet.
Soms wordt er ook gekozen voor een schriftelijke stemming, waarbij alle leden via post of e-mail worden gevraagd om hun keuze in te vullen. Deze vorm van stemmen is echter strijktiger, omdat alle leden akkoord moeten gaan met het besluit. Dit is vooral handig bij kleine VvE’s, waarbij snelle beslissingen belangrijk zijn.
3. Notulen en vaststelling
De notulen van een VvE-vergadering zijn verplicht en moeten worden vastgesteld op een eerstvolgende vergadering. Vaststellen betekent dat de leden akkoord gaan met de inhoud van de notulen en deze officieel als document accepteren.
De notulen worden vastgesteld door de leden, meestal op de eerstvolgende vergadering. Na vaststelling worden de notulen ondertekend door de voorzitter van de vergadering en, afhankelijk van het splitsingsreglement, ook door het bestuur.
De notulen worden vastgesteld door de leden, meestal op de eerstvolgende vergadering. Na vaststelling worden de notulen ondertekend door de voorzitter van de vergadering en, afhankelijk van het splitsingsreglement, ook door het bestuur.
4. Het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement is een essentieel onderdeel van de VvE. Het regelt de interne werking van de vereniging, zoals:
- Het aantal stemmen per appartementsrecht
- De regels voor quorum en meerderheid
- De regels voor machtigingen en schriftelijke stemming
- De regels voor het aanstellen van het bestuur
- De regels voor het opstellen van notulen
Het splitsingsreglement is leidend, wat betekent dat het voorrang heeft op de modelreglementen. Dit betekent dat de regels in het splitsingsreglement ook van toepassing zijn, ook als zij afwijken van de standaardregels uit de modelreglementen.
De rol van het splitsingsreglement bij oprichting
Het splitsingsreglement is bij de oprichting van een VvE een van de belangrijkste documenten. Het regelt namelijk de interne organisatie en besluitvorming van de vereniging. Bij de oprichtingsvergadering wordt het splitsingsreglement doorgaans vastgesteld, samen met de benoeming van het eerste bestuur.
In de meeste gevallen is het splitsingsreglement opgenomen in de splitsingsakte van de woning. Deze akte is een juridisch bindend document dat vastlegt hoe de woning is gesplitst in appartementsrechten. Het splitsingsreglement is een onderdeel van deze akte en bevat de regels voor de VvE.
Bij oprichting wordt het splitsingsreglement meestal vastgesteld door de oprichters, die meestal ook de eerste leden van de VvE zijn. Deze vaststelling gebeurt doorgaans met een volstrekte meerderheid van de stemmen. In het voorbeeld hierboven was dit niet nodig, omdat alle leden akkoord gingen met het reglement.
Het splitsingsreglement kan ook worden aangepast na de oprichting, maar dit vereist meestal een gekwalificeerde meerderheid van de stemmen. Dit betekent dat een grotere meerderheid nodig is dan bij reguliere besluiten.
Conclusie
De oprichting van een VvE is een belangrijke juridische en administratieve stap voor appartementseigenaren. Een van de essentiële elementen bij deze oprichting is het opstellen van notulen van de oprichtingsvergadering. Deze notulen vormen een juridisch bindend document en dienen als bewijsmateriaal voor het gevoerde overleg, genomen besluiten en aangestelde functies.
Het voorbeeld van notulen die in dit artikel is opgenomen, toont aan hoe een notulering eruit kan zien. Het voorbeeld bevat ook belangrijke administratieve aspecten zoals het quorum, de benoeming van het bestuur en de vaststelling van het splitsingsreglement.
Bij de oprichting van een VvE zijn ook verschillende juridische regels en procedures van toepassing, zoals het quorum, de regels voor machtigingen, en het vaststellen van notulen. Deze regels zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de VvE juridisch correct en administratief gestructureerd wordt.
De notulen van de oprichtingsvergadering worden vervolgens vastgesteld en ondertekend, en vormen daarmee een essentieel onderdeel van de administratie van de VvE. Het splitsingsreglement is eveneens een belangrijk document bij de oprichting, omdat het de interne werking van de vereniging regelt.
Door het correct opstellen van notulen en het naleven van de juridische en administratieve regels bij oprichting, zorgen eigenaren ervoor dat de VvE goed is ingericht en functioneert volgens de regels.