Inleiding
In de Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt de verlening van volmacht een belangrijke rol bij het uitvoeren van juridische en praktische handelingen. Volmacht geeft iemand de bevoegdheid om in opdracht van een ander – in dit geval de VvE of haar bestuur – rechts- of feitelijke handelingen te verrichten. Dit is van essentieel belang voor de uitvoering van besluiten en het functioneren van het VvE-bestuur.
In dit artikel worden de concepten van volmacht, machtiging en ondermandaat toegelicht aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Daarnaast wordt ingegaan op de bevoegdheden van beheerders, vertegenwoordigers en medewerkers in de VvE, met nadruk op de rol van de gemeentelijke bevoegdhedenregister en het splitsingsreglement. Het artikel sluit af met een overzicht van relevante juridische grondslagen en voorwaarden die van toepassing zijn bij het verlenen van volmacht in de VvE.
Wat is volmacht binnen de VvE?
Volmacht is gedefinieerd als de bevoegdheid om namens de burgemeester of de VvE privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Dit omvat het aangaan van overeenkomsten, het uitvoeren van besluiten en het handhaven van juridische aansprakelijkheden. Volmacht kan worden verleend aan individuen of instanties die daartoe bevoegd zijn, zoals beheerders of vertegenwoordigers van de VvE.
Bijvoorbeeld, wanneer de VvE besluit om een nieuwe beheerder aan te stellen of een bestuursdwang te opleggen, is het verlenen van volmacht aan de beheerder of vertegenwoordiger essentieel. Dit omvat ook het recht om de uitvoering van een overeenkomst of een juridische handeling te bewaken, zoals ingebrekestelling, ontbinding of opzegging van een overeenkomst. Deze bevoegdheden zijn afgeleid uit juridische voorschriften zoals de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Bouwverordening.
Machtiging versus volmacht
Hoewel volmacht en machtiging soms in de praktijk door elkaar worden gebruikt, zijn ze juridisch gesproken verschillende begrippen. Machtiging is gedefinieerd als de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester feitelijke handelingen te verrichten en (interne) beslissingen te nemen. Dit omvat bijvoorbeeld het verstrekken van informatie of het uitvoeren van technische controlemaatregelen.
Volmacht gaat daarentegen verder dan machtiging, aangezien het niet enkel bevoegdheid geeft tot het uitvoeren van feitelijke handelingen, maar ook tot het sluiten en uitvoeren van juridische overeenkomsten. Daarom is volmacht meestal van toepassing bij belangrijke juridische kwesties, zoals de uitvoering van bestuursdwang of het aangaan van contracten.
Ondermandaat mogelijk?
Binnen de VvE kan het gebeuren dat de bevoegdheid om een volmacht te geven opnieuw wordt doorgegeven aan een ander individu of instantie. Dit wordt aangeduid als ondermandaat. De mogelijkheid tot ondermandaat wordt bepaald door het bevoegdhedenregister. Als ondermandaat mogelijk is, dient dit schriftelijk te worden verleend en moet het bestuursorgaan hierover worden geïnformeerd. In sommige gevallen is ook publicatie in het gemeenteblad verplicht.
Het gebruik van ondermandaat is bijzonder relevant wanneer een volmacht wordt verleend aan een beheerder, die vervolgens bevoegd kan zijn om bepaalde taken door te geven aan medewerkers. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het uitvoeren van controlemaatregelen of het sluiten van overeenkomsten met externe partijen. De regels die gelden voor mandaat zijn overeenkomstig van toepassing op verstrekte volmachten en machtigingen.
Voorbeeld van volmacht: het benoemen van een beheerder
Een veelvoorkomend voorbeeld van het verlenen van volmacht binnen de VvE is het benoemen van een beheerder. Dit kan nodig zijn wanneer het bestuur van de VvE besluit om de vereniging professioneel te beheren. In dat geval kan volmacht worden verleend aan de beheerder om juridische en praktische besluiten te nemen in naam van de VvE.
In een casus uit 2020 is een eigenaar van een woning in een VvE gebleken ontevreden met het bestuur en heeft hij een verzoek tot vervangende machtiging ingediend om een extern bestuurder en beheerder te benoemen. De kantonrechter oordeelde eerst dat hij niet bevoegd was om deze machtiging te verlenen. Echter, het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden besloot anders en gaf toestemming voor de benoeming van een externe beheerder. Deze uitspraak benadrukt de juridische mogelijkheid om een vervangende machtiging te verlenen bij wanbeleid in een VvE.
Juridische grondslagen voor volmacht
De juridische basis voor het verlenen van volmacht in de VvE wordt bepaald door verschillende wetten en regelgevingen. De belangrijkste onderliggende wetsvoorschriften zijn de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Bouwverordening, de Woningwet, de Bouwbesluit en de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Venlo. Deze regels bepalen de bevoegdheden van het bestuur, de beheerder en andere vertegenwoordigers binnen de VvE.
Een voorbeeld van een juridische bepaling die van toepassing is bij het verlenen van volmacht is artikel 171 van de Gemeentewet. Deze artikel bepaalt dat de burgemeester en teamleiders bevoegd zijn om de gemeente te vertegenwoordigen bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op vastgoed en andere juridische aangelegenheden. Ook artikel 5:27 van de Awb en artikel 2 van de Algemene wet op het binnentreden spelen een rol bij het verlenen van machtiging tot binnentreden.
Verantwoordelijkheid en toezicht bij het verlenen van volmacht
Het verlenen van volmacht in de VvE vereist een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheid en toezicht. De bevoegdheid om volmacht te geven wordt vaak beperkt tot bepaalde functies binnen de VvE, zoals de beheerder of vertegenwoordiger. Deze personen zijn verantwoordelijk voor het correcte uitvoeren van de gegeven bevoegdheden en moeten zich aan juridische en administratieve normen houden.
Bijvoorbeeld, in het kader van de uitvoering van het hennepconvenant zijn bepaalde volmachten verleend aan het bestuur en de beheerder om spoedeisende maatregelen te nemen bij het ontmantelen van hennepkwekerijen. Deze volmachten zijn afgeleid van artikel 125 van de Gemeentewet en artikel 5:31 van de Awb. De verantwoordelijkheid voor het nemen van besluiten en het uitvoeren van maatregelen valt hierbij volledig op de beheerder of vertegenwoordiger.
Verlening van volmacht aan medewerkers
Binnen de VvE kan het ook voorkomen dat volmacht wordt verleend aan medewerkers van het bestuur of beheerder. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het besluiten tot het verhuren of verpachten van onroerende zaken. In dat geval kan de beheerder een ondermandaat geven aan een medewerker vastgoed om juridische en praktische handelingen uit te voeren.
Een voorwaarde voor het verlenen van ondermandaat aan medewerkers is dat de tegenprestatie (bijvoorbeeld de huurprijs) niet hoger is dan € 50.000 per jaar. Daarnaast dient het ondermandaat te worden goedgekeurd door een juridisch beleidsadviseur vastgoedontwikkeling of beleidsadviseur vastgoed. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in het bevoegdhedenregister en dienen te worden gevolgd om juridische en administratieve risico’s te voorkomen.
Vertegenwoordiging in de VvE
Vertegenwoordiging van de VvE door beheerders en medewerkers is een belangrijke aandachtspunt bij het verlenen van volmacht. In het kader van artikel 171 van de Gemeentewet is het mogelijk om de gemeente of VvE te vertegenwoordigen bij het sluiten van overeenkomsten. Dit geldt bijvoorbeeld bij het aangaan van contracten voor de verhuur van vastgoedobjecten of deelname in een Vereniging van Eigenaren.
In dat geval is de vertegenwoordiging bevoegd om overeenkomsten te sluiten binnen de grenzen van de verleende volmacht. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het sluiten van een huurovereenkomst of een contract met een externe partij voor het uitvoeren van bouwwerkzaamheden. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging is echter afhankelijk van het mandaat dat is verleend aan de beheerder of vertegenwoordiger.
Bevoegdhedenregister en splitsingsreglement
Het bevoegdhedenregister en splitsingsreglement van de VvE bepalen de structuur en de bevoegdheden van het bestuur, de beheerder en andere vertegenwoordigers. Het bevoegdhedenregister bevat een overzicht van alle bevoegdheden die zijn verleend aan individuen of instanties binnen de VvE. Het splitsingsreglement bepaalt hoe de stemmen worden verdeeld bij stemmingen in de VvE.
Een voorbeeld van de toepassing van het splitsingsreglement is het geval waarin 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ staat en 20% ‘tegen’. In dat geval wordt de uitkomst van de stemming in de ondersplitsing als één stem uitgebracht in de hoofdsplitsing. Dit betekent dat de tegenstemmers in de hoofdsplitsing niet langer tot hun recht komen. Dit systeem wordt vaak toegepast bij districtenstelsels binnen de VvE.
Rol van de gemeente in het verlenen van volmacht
De gemeente speelt een belangrijke rol bij het verlenen van volmacht aan de VvE. De gemeente kan bevoegd zijn om de VvE te vertegenwoordigen bij juridische aangelegenheden, zoals het sluiten van contracten of het uitvoeren van controlemaatregelen. In sommige gevallen is de gemeente zelfs verantwoordelijk voor het opstellen van het bevoegdhedenregister en het splitsingsreglement van de VvE.
Een voorbeeld hiervan is het geval waarin de gemeente een volmacht verleent aan de beheerder van de VvE om de huurprijs van vastgoedobjecten te bepalen. Deze bevoegheid is afgeleid van artikel 171 van de Gemeentewet en artikel 4.7.2 van het bevoegdhedenregister. De volmacht is echter beperkt tot een maximum van € 100.000, conform de geldende normen van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Venlo.
Toezicht en verantwoording
Het verlenen van volmacht in de VvE vereist een duidelijk toezicht en verantwoording. Het bestuur of de beheerder dient ervoor te zorgen dat de verleende bevoegdheden op een correcte en juridisch verantwoorde manier worden uitgevoerd. Dit betreft zowel juridische als administratieve kwesties.
Een voorbeeld van toezicht is het geval waarin de VvE besluit om een nieuwe beheerder aan te stellen. In dat geval dient het bestuur ervoor te zorgen dat de beheerder een passende verklaring aflegt en dat hij of zij bevoegd is om juridische en praktische besluiten te nemen. Daarnaast dient het bestuur ervoor te zorgen dat de verleende bevoegdheden in het bevoegdhedenregister worden opgenomen en dat de beheerder schriftelijk is ingelicht over de beperkingen van de volmacht.
Conclusie
Volmacht speelt een centrale rol in de functionering van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Het verlenen van volmacht geeft beheerders, vertegenwoordigers en medewerkers de bevoegdheid om juridische en praktische handelingen uit te voeren in naam van de VvE. Dit is van essentieel belang bij het nemen van besluiten, het uitvoeren van maatregelen en het sluiten van contracten.
De bevoegdheid om volmacht te verlenen is afgeleid van juridische voorschriften zoals de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Bouwverordening en de Gemeentewet. Deze regels bepalen de bevoegdheden van het bestuur, de beheerder en andere vertegenwoordigers. Het bevoegdhedenregister en splitsingsreglement van de VvE bepalen de structuur en bevoegdheden van het bestuur en de beheerder.
Het verlenen van volmacht vereist een duidelijk toezicht en verantwoording. Het bestuur of de beheerder dient ervoor te zorgen dat de verleende bevoegdheden op een correcte en juridisch verantwoorde manier worden uitgevoerd. Dit betreft zowel juridische als administratieve kwesties.