Inleiding
In appartementencomplexen waar een gemeenschappelijke stookinstallatie wordt gebruikt, is het belangrijk om te begrijpen hoe stookkosten worden berekend en afgehandeld. Deze kosten vormen een onderdeel van de maandelijkse voorschotten die de eigenaren aan de Vereniging van Eigenaren (VvE) betalen. Vanaf 2022 is er in veel VvE’s een verandering in de manier waarop deze kosten worden doorgevoerd. Tot dan werden stookkosten meestal verwerkt in het algemene voorschot voor servicekosten, maar sinds 2022 worden deze kosten apart berekend en afgehandeld op basis van werkelijk verbruik, gemeten via warmtemeters in de woningen.
Deze wijziging heeft gevolgen voor zowel de administratie van de VvE als voor de verantwoordelijkheid van de eigenaren. Het is daarom belangrijk om de nieuwe regeling goed te begrijpen, zowel vanuit de juridische, technische als administratieve kant. Dit artikel biedt een overzicht van de huidige praktijk van het voorschot stookkosten binnen de VvE, met aandacht voor de wijzigingen vanaf 2022, de rol van de VvE, het gebruik van warmtemeters, de afrekening van kosten, en mogelijke juridische aspecten bij geschillen.
De rol van de VvE bij stookkosten
De Vereniging van Eigenaren (VvE) heeft een centrale rol bij het beheer van stookkosten in appartementencomplexen. De VvE betaalt de totale energiekosten voor de gemeenschappelijke installatie in de vooruit, oftewel als voorschot. Deze kosten omvatten het verbruik van gas, het onderhoud van de installatie, en de administratiekosten voor het opstellen en verrekenen van kosten.
De eigenaren betalen op hun beurt maandelijks een voorschot voor de stookkosten. Dit voorschot is meestal gebaseerd op het gemiddelde verbruik van eerdere jaren. Aan het eind van het stookkostenseizoen, meestal januari t/m december, wordt een afrekening opgemaakt. De VvE vergelijkt de totale kosten van het seizoen met het totaal aan ontvangen voorschotten. Daarna volgt een verrekening met iedere eigenaar, waarbij de eigenaren ofwel een restbetaling doen, ofwel een terugbetaling ontvangen afhankelijk van hun daadwerkelijke verbruik.
De VvE is verantwoordelijk voor het onderhouden van de gemeenschappelijke installatie en het betalen van de energie- en onderhoudskosten. De VvE heeft echter geen directe betrokkenheid bij de verdeling van de kosten aan de eigenaren. Deze verdeling wordt vaak verzorgd door een meetbedrijf dat de warmtemeters in het privé gedeelte van de woningen afleest. De VvE is hierbij verantwoordelijk voor de coördinatie, maar de verrekening zelf gebeurt via het meetbedrijf.
Wijziging vanaf 2022: aparte afrekening stookkosten
Vanaf 2022 is er een belangrijke wijziging in de manier waarop stookkosten binnen de VvE worden afgehandeld. Tot dan werden de stookkosten meegerekend in het algemene voorschot voor servicekosten. Sinds 2022 worden deze kosten echter apart in rekening gebracht. Dit betekent dat de eigenaren nu twee aparte voorschotten betalen: één voor de stookkosten en één voor de overige servicekosten.
Deze verandering is ingevoerd om de kostenverdeling eerlijker en transparanter te maken. Tot 2022 werd de verdeling van de stookkosten gedaan op basis van een vaste verdeelsleutel, meestal het breukdeel van het appartement. Vanaf 2022 is de verdeling gebaseerd op het werkelijke verbruik, gemeten via warmtemeters die zijn geplaatst op de radiatoren in iedere woning.
In 2021 was er een begroting van €52.500 voor de gasrekening. Vanaf 2022 zijn deze kosten niet meer meegerekend in het algemene voorschot voor servicekosten. Dit heeft geleid tot een verlaging van de maandelijkse bijdrage voor servicekosten. De volgende tabel geeft een overzicht van de veranderingen per appartementtype:
| Type appartement | Breukdeel | Maandelijkse servicekosten 2021 | Waarvan stookkosten | Nieuw bedrag servicekosten 2022 |
|---|---|---|---|---|
| A en B | 930 / 48.820 | € 343,99 | € 83,34 | € 260,65 |
| C | 740 / 48.820 | € 273,71 | € 66,32 | € 207,40 |
| D | 680 / 48.820 | € 251,52 | € 60,94 | € 190,58 |
Deze wijziging heeft dus geleid tot een duidelijke verlaging van de maandelijkse bijdrage voor servicekosten. De stookkosten worden nu apart afgehandeld, wat een eerlijker verdeling mogelijk maakt op basis van werkelijk verbruik.
Warmtemeters en het meten van stookverbruik
Om het daadwerkelijke verbruik van iedere woning te bepalen, zijn in 2021 warmtemeters geïnstalleerd op alle radiatoren in het appartementencomplex. Deze meters meten het verbruik van warmte in het privé gedeelte van de woning. Aan het eind van het stookkostenseizoen wordt de stand van deze meters afgelezen door het meetbedrijf. Op basis van deze metingen wordt een afrekening opgemaakt voor iedere eigenaar.
Het meetbedrijf dat deze opdracht uitvoert is Techem, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het meten en beheer van warmteverbruik. De voorschotten worden geïnd via VvE Compleet. De eerste eindafrekening wordt verwacht in het eerste kwartaal van 2023.
Het gebruik van warmtemeters zorgt ervoor dat de verdeling van stookkosten eerlijker is. Eigenaren die weinig verwarmen betalen minder, terwijl eigenaren die veel verwarmen meer betalen. Dit stimuleert zuinig stoken, wat positief is voor zowel de financiële situatie van de eigenaren als voor het milieu.
Er is ook sprake van een combinatie tussen het vaste breukdeel en het werkelijke verbruik. In het appartementencomplex is afgesproken dat 40% van de rekening nog steeds verwerkt wordt via het vaste breukdeel, en 60% via het werkelijke verbruik. Dit heeft te maken met de warmteoverdracht tussen appartementen en de verliezen via de leidingen. Deze combinatie zorgt voor een evenwicht tussen eerlijkheid en praktische uitvoering.
De eigenaren kunnen via de online dienst ‘Mijn Energiecoach’ van Techem gedurende het jaar inzicht krijgen in hun verbruik. Dit is een handig hulpmiddel om hun stookgedrag te controleren en eventueel aan te passen.
Afrekening en verrekening van stookkosten
Aan het eind van het stookkostenseizoen wordt een afrekening opgemaakt. Deze afrekening wordt meestal opgesteld door het meetbedrijf, op basis van de metingen van de warmtemeters. De VvE ontvangt deze afrekening en verwerkt deze vervolgens in de verrekening met de eigenaren.
De verrekening betreft het verschil tussen het totaal aan ontvangen voorschotten en het werkelijke verbruik. Als een eigenaar meer heeft verbruikt dan hij via voorschotten heeft betaald, dan moet hij een restbetaling doen. Als hij daarentegen minder heeft verbruikt dan hij heeft betaald, dan ontvangt hij een terugbetaling.
Het stookkostenseizoen loopt doorgaans van januari t/m december. In sommige gevallen kan de periode van het stookkostenseizoen afwijken van het boekjaar. Dit heeft twee voordelen: enerzijds kan het werk van het opstellen en verrekenen van kosten gelijkmatiger worden verdeeld, en anderzijds zorgt het ervoor dat het debiteurensaldo aan het eind van het stookkostenseizoen geen reële weergave geeft.
Het is belangrijk dat de VvE bij eigenaarsmutaties zorgvuldig omgaat met de afrekening. Als een eigenaar verhuist en de afrekening nog niet is verwerkt, kan het voorkomen dat de VvE een borg moet achterhouden. Dit is om te voorkomen dat het tekort van de oude eigenaar op de nieuwe eigenaar wordt doorgebeld.
Verrekening en geschillen
Er zijn juridische aspecten die zich kunnen voordoen bij het verrekenen van stookkosten. In een recente rechtszaak is door het Gerechtshof Den Haag geoordeeld dat verrekening met stookkosten mogelijk is. In dit geval ging het om een geschil tussen een eigenaar en de VvE over de afrekening van stookkosten van 2019 – 2020. De eigenaar had aangevoerd dat de warmtemeters niet werkten en dat de afrekening daarom niet klopte. Het hof volgde deze aansprakelijkheid echter niet, omdat er geen voldoende bewijs was dat de meters niet functioneerden.
De rechter oordeelde dat de leden van de VvE maandelijks voorschotten betalen voor de stookkosten en dat er een afrekennota wordt opgesteld op basis van het daadwerkelijke verbruik. Als een eigenaar ontevreden is over de afrekening, heeft hij het recht om een verzoek tot verrekening te indienen. De VvE is dan verplicht om dit verzoek te toetsen en uitleg te geven.
Het is daarom belangrijk dat de VvE goed bijhoudt welke voorschotten zijn ingegaan en hoe de kosten zijn verdeeld. Dit is niet alleen een juridisch verplichting, maar ook een praktische maatregel om geschillen te voorkomen.
Verhuur en stookkosten
De stookkosten worden altijd door de VvE doorbelast aan de eigenaar van een appartement. Dit betekent dat de VvE geen directe relatie heeft met de huurder. De huurder en verhuurder moeten onderling afspraken maken over de wijze van afrekening van de stookkosten. De huurder kan bijvoorbeeld een vast bedrag betalen, of een deel van de stookkosten per maand aan de verhuurder doorbetalen.
Het is belangrijk dat deze afspraken duidelijk zijn en in het huurovereenkomst zijn opgenomen. Dit voorkomt eventuele geschillen tussen verhuurder en huurder over de verdeling van de stookkosten. De VvE heeft in dit proces geen rol, behalve dat zij de stookkosten aan de eigenaar doorbelast.
Conclusie
De wijziging in de afhandeling van stookkosten binnen de Vereniging van Eigenaren vanaf 2022 heeft geleid tot een eerlijkere verdeling op basis van werkelijk verbruik. De invoering van warmtemeters en de afrekening op basis van deze metingen hebben geleid tot transparantie en controle. Eigenaren kunnen nu hun verbruik volgen via de online dienst van Techem en hun stookgedrag aanpassen.
De VvE heeft een centrale rol bij het beheer van de stookinstallatie, het betalen van de energiekosten en het opstellen van de afrekening. Het is belangrijk dat de VvE goed bijhoudt welke voorschotten zijn ingegaan en hoe de kosten zijn verdeeld. Dit helpt bij het voorkomen van geschillen en zorgt voor een goede relatie tussen de VvE en de eigenaren.
Er zijn juridische aspecten die zich kunnen voordoen bij het verrekenen van stookkosten. Het Gerechtshof Den Haag heeft onlangs bepaald dat verrekening met stookkosten mogelijk is, zolang er voldoende bewijs is voor de aansprakelijkheid. De VvE is verplicht om dergelijke verzoeken te toetsen en uitleg te geven.
In verhuurde appartementen is het de verantwoordelijkheid van de verhuurder en huurder om afspraken te maken over de wijze van afrekening van stookkosten. De VvE heeft hierin geen rol, behalve dat zij de kosten aan de eigenaar doorbelast.
Deze wijzigingen tonen aan dat het beheer van stookkosten binnen een appartementencomplex steeds transparanter en eerlijker wordt. Het is aan de VvE om dit proces zorgvuldig te beheren en te zorgen voor een goede communicatie met de eigenaren.