In de praktijk van de woningbouwvereniging (VvE) kan het benoemen van een voorzitter van de vergadering van eigenaars (VvE) een cruciale rol spelen bij de goede functionering van de vereniging. De functie van voorzitter is niet alleen een symbolische rol, maar een essentiële taak die bepalend is voor de orde en het succes van de vergaderingen. Deze rol is echter vaak onderschat of verward met andere functies binnen de VvE, zoals die van voorzitter van het bestuur. Het is daarom van belang om duidelijk inzicht te krijgen in de juridische basis, de benoemingsprocedure, de taken en eventuele praktische complicaties bij de benoeming van de voorzitter van de vergadering.
Het benoemen van deze functie houdt niet alleen juridische aspecten in, maar ook logistieke en praktische overwegingen, aangezien de voorzitter verantwoordelijk is voor het leiden van vergaderingen, het handhaven van orde, en het vormen van besluiten. In dit artikel worden deze aspecten in detail besproken aan de hand van relevante informatie uit diverse bronnen.
De juridische basis voor de benoeming van de voorzitter
De benoeming van de voorzitter van de vergadering van eigenaars is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, en met name in artikel 5:127 lid 2. Volgens deze regel wordt de voorzitter door de vergadering uit de leden van de VvE benoemd. Indien de akte van splitsing toestaat dat een buitenstaander benoemd kan worden, is dit eveneens mogelijk. Het benoemen van een voorzitter is dus een besluit dat door de vergadering genomen dient te worden, en niet door het bestuur.
In de praktijk is het echter gebruikelijk dat in de eerste vergadering van de VvE een voorzitter wordt benoemd, die vervolgens voor onbepaalde tijd in functie blijft. De modelreglementen bepalen in de meeste gevallen dat de voorzitter in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd wordt, tenzij de vergadering anders besluit. Dit betekent dat het benoemen van een nieuwe voorzitter bij elke vergadering niet noodzakelijk is, maar mogelijk kan worden indien de vergadering dat wenst.
Benoemingsproces en vereisten voor een besluit
Het benoemingsproces van de voorzitter houdt een aantal juridische eisen in die duidelijk zijn geregeld. Het besluit tot benoeming moet in beginsel genomen worden met een volstrekte meerderheid van stemmen. Hieronder wordt verstaan: meer dan de helft van de in de vergadering uitgebrachte stemmen. Blanko stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet meegenomen in deze telling.
De akte van splitsing kan echter aangeven dat een andere stemmingverhouding van toepassing is. Om te zorgen dat het juiste aantal stemmen benodigd is voor een benoeming, dient de VvE de akte van splitsing te raadplegen, aangezien deze het splitsingsreglement, de splitsingstekening en een modelreglement bevat.
Het is aan te raden om tijdens de vergadering een duidelijk protocol te volgen bij het benoemen van de voorzitter. Dit omvat het vermelden van de naam van de kandidaat, het aantal stemmen dat voor of tegen is, en eventueel het eventuele stemverloop. Het doel is om juridische twijfels of eventuele latere geschillen te voorkomen.
De functie en taak van de voorzitter
De voorzitter van de vergadering van eigenaars heeft een duidelijke rol binnen de VvE. Uit de wet en de modelreglementen volgt dat de voorzitter twee hoofdtaken heeft:
- Leiding van de vergadering: De voorzitter leidt de vergadering van eigenaars, wat inhoudt dat hij de voortgang bepaalt en de orde handhaaft. Dit omvat het stellen van de agenda, het bepalen van de tijdsplanning, het regelen van de stemmingen, en het verklaren van besluiten.
- Vervanging van het bestuur bij belet of ontstentenis: De voorzitter vervangt het bestuur indien dit niet beschikbaar is. Dit is een reservefunctie, maar van groot belang bij dringende situaties waarin het bestuur niet kan beslissen.
Daarnaast is het belangrijk dat de voorzitter duidelijk is over de grenzen van zijn bevoegdheid. Hij mag bijvoorbeeld niet op eigen initiatief besluiten nemen buiten de vergadering, noch taken uitvoeren die behoren tot het bestuur. De voorzitter is uitsluitend bevoegd om vergaderingen te leiden en besluiten te vormen.
Benoeming van een vaste voorzitter zonder bestuursfunctie
In sommige gevallen benoemt een VvE een vaste voorzitter van de vergadering zonder dat deze functie ook een bestuursfunctie is. Dit is een praktijk die bijvoorbeeld voorkomt in de modelreglementen en heeft als voordeel dat er een duidelijke scheiding is tussen het beheer van het reservefonds en de lopende zaken van de VvE.
Wanneer de voorzitter van de vergadering ook lid is van het bestuur, kan het beheer van het reservefonds en de lopende zaken in één hand blijven, wat juridisch en praktisch gezien minder wenselijk is. Door de functie van voorzitter los te koppelen van het bestuur, kan de VvE een betere scheiding van taken en bevoegdheden creëren. Dit kan ook bijdragen aan transparantie en vertrouwen bij de eigenaars.
De gelden van het reservefonds worden bijvoorbeeld op een aparte bankrekening op naam van de vereniging gedeponeerd. Slechts de voorzitter van de vergadering en één aangewezen eigenaar mogen dan over deze gelden beschikken, na een machtiging van de vergadering. Deze regeling kan echter in de praktijk problemen opleveren, bijvoorbeeld bij invoering van de Wet Identificatie Dienstverlening (WID), die het benoemen van een aangewezen eigenaar moeilijker maakt.
Benoeming van een buitenstaander
In sommige gevallen wordt overwogen om een buitenstaander tot voorzitter van de vergadering te benoemen. Dit is toegestaan indien de akte van splitsing zo’n benoeming toestaat. Een voordeel van deze aanpak is dat een onafhankelijke partij kan bijdragen aan de neutraliteit van de vergadering en het voorkomen van eventuele belangenverstrengelingen binnen het bestuur.
Er zijn echter ook nadelen aan te duiden. Een buitenstaander heeft immers geen directe betrokkenheid bij de VvE, behalve de benoeming tot voorzitter. Dit kan leiden tot een beperkte inzichtshoogte in de specifieke problemen en besluitvorming van de vereniging. Daarnaast kan een buitenstaander moeilijk op lange termijn worden ingezet, aangezien hij geen lid is van de VvE.
Praktijkproblemen en vragen rond de benoeming
In de praktijk blijkt dat het benoemen van een voorzitter niet altijd even eenvoudig is. Sommige VvE’s ervaren problemen bij het vinden van geschikte kandidaten, of bij het vormen van een duidelijk besluit. In een discussie in een VvE-forum wordt gemeld dat het benoemen van een voorzitter soms wordt gebruikt als een wapen door beheerders die een ALV (algemene ledenvergadering) willen bedotten. In dat geval kan een beheerder zelfs tijdelijk worden benoemd als voorzitter, waardoor hij het mandaat krijgt om besluiten te vormen zonder dat dit juridisch verantwoord is.
Een andere kritiek is dat er binnen sommige VvE’s te weinig betrokken eigenaars zijn die geschikt zijn om voorzitter te worden. Dit kan leiden tot situaties waarin een voorzitter wordt benoemd die niet voldoende kennis heeft van de VvE of de taken die hij moet vervullen. Dit kan op zijn beurt leiden tot onjuiste besluiten of een gebrek aan orde tijdens de vergaderingen.
De rol van de voorzitter bij het handhaven van orde
Een belangrijk aspect van de functie van voorzitter is het handhaven van de orde tijdens de vergadering. Dit omvat het controleren van de agenda, het stellen van de tijdsplanning, het regelen van de stemmingen en het verklaren van besluiten. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naleven van de regels en het verhinderen van overlast of ongepaste gedrag tijdens de vergadering.
In dit opzicht is het belangrijk dat de voorzitter goed is op de hoogte van de regels die van toepassing zijn op de vergadering, zoals de regels rondom de stemming, het stellen van vragen en het indienen van voorstellen. Hij moet ook in staat zijn om eventuele meningsverschillen of spanningen tussen leden op een professionele manier af te handelen.
Vaststelling en ontslag van de voorzitter
Hoewel de voorzitter in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd is, kan hij op elk moment door de vergadering worden ontslagen. Dit betekent dat de vergadering op elk moment kan besluiten om een nieuwe voorzitter te benoemen. In de praktijk gebeurt dit echter zelden, tenzij er concrete problemen zijn met de huidige voorzitter of zijn leiding van de vergadering.
Het ontslag van een voorzitter is een serieuze beslissing en dient daarom genomen te worden met een volstrekte meerderheid van stemmen, zoals bij de benoeming. Het is aan te raden om bij een dergelijke beslissing een juridisch advies te zoeken, zodat het besluit juridisch stevig is en geen latere geschillen kan veroorzaken.
Conclusie
De benoeming van de voorzitter van de vergadering van eigenaars is een essentieel proces in de werking van een VvE. Deze functie is juridisch geregeld en draagt een belangrijke verantwoordelijkheid bij het leiden van de vergaderingen en het handhaven van de orde. De benoeming kan in beginsel door de vergadering gebeuren, meestal in de eerste vergadering, en dient genomen te worden met een volstrekte meerderheid van stemmen. De voorzitter is dan in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd, maar kan op elk moment worden ontslagen.
Het benoemen van een voorzitter is niet enkel een juridisch proces, maar ook een praktische keuze die invloed heeft op de functionering van de VvE. Het is daarom belangrijk dat de voorzitter geschikt is voor deze functie, voldoende kennis heeft van de regels en in staat is om de vergadering professioneel te leiden. Daarnaast is het van belang dat de functie van voorzitter los blijft van eventuele bestuursfuncties, om de scheiding van taken en bevoegdheden te waarborgen.
In de praktijk blijkt dat er nogal wat problemen kunnen ontstaan rondom de benoeming van een voorzitter. Deze variëren van het vinden van geschikte kandidaten tot het verkeerd begrijpen van de taak van de voorzitter. Het is daarom aan te raden dat de VvE goed overlegt over de keuze van een voorzitter en eventueel juridisch advies zoekt bij het benoemen of ontslaan van deze functie.
Tot slot is het belangrijk om de functienaam van de voorzitter duidelijk te houden. De functie van voorzitter van de vergadering is namelijk een aparte functie van die van voorzitter van het bestuur, en het verwarren van deze functies kan leiden tot verwarring en eventueel juridische problemen. Het is daarom aan te raden om duidelijk te communiceren over de rol van de voorzitter en eventueel een benaming aan te passen indien dat nodig is.