Inleiding
In een Vereniging van Eiendomsbezitters (VvE) is de vergadering het hoogste orgaan. Het bestuur fungeert als uitvoerend orgaan, maar heeft beperkte bevoegdheden. Een van de kernvragen die in het huidige VvE-landschap vaak ter discussie komt, is of de voorzitter of het bestuur een beheerder kan inhuren of opzeggen zonder dat dit eerst door de leden in een algemene ledenvergadering (AVL) is goedgemaakt. Deze vraag is niet alleen van belang uit juridisch oogpunt, maar ook voor de democratische processen binnen de VvE, de transparantie en de betrouwbaarheid van het bestuur. In dit artikel worden de relevante regelgeving en praktijkgevallen geanalyseerd, gebaseerd op een discussie op het VvE-Forum NederlandVVE.
Het centrale vraagstuk is: mag de voorzitter of het bestuur van een VvE een beheerovereenkomst zonder goedkeuring van de leden opzeggen of aangaan? De discussie draait hierbij ook om het begrip van statuten, het Modelregelement 1992, en het feit of een bestuur een ‘spontane’ beslissing mag nemen op basis van het modelregelement of dat het altijd via een AVL moet gaan.
De rol van de vergadering in de VvE
Een VvE is geen biljartclub, zoals in de forumreacties benadrukt wordt. Het is een juridisch organisme dat onder de Wet op de Vereniging van Eiendomsbezitters valt. Het Modelregelement 1992, dat vaak wordt gebruikt als basis voor de statuten van een VvE, bepaalt de regels voor het bestuur en de vergadering. In dit regelement staat bepaald dat de vergadering het hoogste orgaan is en dat het bestuur slechts uitvoerend functies heeft.
Artikel 37: Besluiten met meerderheid
In artikel 37 lid 1 van het Modelregelement 1992 is te lezen dat alle besluiten, waarvoor in het reglement of krachtens de wet geen afwijkende regeling is voorgeschreven, genomen worden met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Dit betekent dat alles wat niet expliciet in het reglement is opgenomen, via een vergadering met stemming moet worden besproken en besloten.
Dit is een belangrijk punt. Als een beheerovereenkomst niet expliciet in de statuten of het reglement is opgenomen, dan moet de beslissing om die overeenkomst aan te gaan of op te zeggen door de vergadering genomen worden. In het voorbeeld uit de bronnen is sprake van een situatie waarin de voorzitter de beheerovereenkomst zonder goedkeuring van de leden heeft opgezegd. Dit is volgens de lezers van het forum een overtreding van de regels, omdat de beslissing niet door de vergadering is genomen.
De rol van het bestuur
Het bestuur is uitvoerend orgaan. Het mag beslissingen nemen, maar enkel binnen de bevoegdheden die door de vergadering zijn vastgelegd. Het bestuur is niet leidend, maar dienend. Dat betekent dat het geen autonomie heeft buiten de regels die zijn opgenomen in de statuten of het reglement.
In de discussie op het forum wordt gesuggereerd dat de voorzitter van de VvE te eigenwijs handelde en te veel invloed wilde uitoefenen, zonder dat dit juridisch was toegestaan. Dit leidde tot spanningen met de leden en tot het uiteindelijke opzeggen van de functie van voorzitter en mede-bestuurslid.
Mag de voorzitter een beheerovereenkomst opzeggen zonder goedkeuring?
De kern van de discussie is of een beheerovereenkomst kan worden opgezegd zonder goedkeuring van de leden in een AVL. In het voorbeeld uit de bronnen wordt duidelijk dat de voorzitter dit deed, terwijl de meeste forumgebruikers vinden dat dit niet in overeenstemming is met de regels van het Modelregelement.
Artikel 41 lid 3: De rol van de AVG/AVL
In artikel 41 lid 3 Modelregelement 1992 is te lezen dat de vergadering mag besluiten om een beheerder aan te stellen. Het gebruik van het woord "kan" in plaats van "moet" heeft geleid tot een misverstand. De voorzitter interpreteerde dit als een indicatie dat hij niet verplicht was om eerst met de leden te overleggen. Echter, zoals een forumgebruiker terecht opmerkt, is het woordje "kan" slecht gekozen, en moet worden geïnterpreteerd als "moet", gezien het gaat om een belangrijke beslissing die invloed heeft op de hele VvE.
De juridische betekenis van “kan” en “moet”
In juridische contexten kan het verschil tussen “kan” en “moet” groot zijn. Als in een wetsartikel staat dat iets “kan” worden gedaan, betekent dit dat het niet verplicht is. Echter, als het gaat om een proces dat in een democratische vergadering moet worden afgehandeld, zoals het aangaan of beëindigen van een beheerovereenkomst, is het meestal verplicht om via de vergadering te gaan.
In het voorbeeld uit de bronnen wordt duidelijk dat het aangaan van een beheerovereenkomst verplicht is via een AVG of AVL. Het beëindigen van die overeenkomst is dan ook meestal eveneens via een vergadering mogelijk, en niet door het bestuur op eigen initiatief.
Wat zegt het Modelregelement over opzegging?
De voorzitter in het voorbeeld beweert dat het Modelregelement 1992 niets zegt over de opzegging van een beheerovereenkomst. Dit is echter incorrect. Hoewel het Modelregelement geen aparte regel maakt voor opzegging, is het uit te leiden dat zowel het aangaan als het beëindigen van een beheerovereenkomst via een AVG of AVL moet gebeuren, omdat dit standaard een beslissing is die door de leden moet worden genomen.
De rol van de beheerder in de VvE
Een beheerder is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke ruimte van een VvE. Dit omvat het onderhouden van de gemeenschappelijke delen, het beheren van de financiën en het coördineren van werkzaamheden. Het aangaan of beëindigen van een beheerovereenkomst is daarom niet een beslissing die louter door het bestuur kan worden genomen, maar dient te gebeuren in overleg met de leden.
In het voorbeeld uit de bronnen is de beheerder geïnformeerd over de situatie. De beheerder zegt dat de opzegging niet rechtsgeldig is zonder goedkeuring van de leden. Hieruit blijkt dat het modelregelement geen ruimte biedt voor een spontane opzegging door het bestuur of de voorzitter.
De juridische betekenis van een opzegging
Een opzegging van een beheerovereenkomst zonder goedkeuring van de leden kan ongeldig worden verklaard, want de beheerder is geen contractpartner van het bestuur, maar van de VvE als geheel. De VvE is een collectieve entiteit, en elke beslissing die van invloed is op de VvE moet door de leden in vergadering worden genomen.
De invloed van het bestuur op beslissingen
Een van de problemen die uit de discussie op het forum naar voren komen, is de mate waarin het bestuur of de voorzitter invloed kan uitoefenen op beslissingen. In een VvE moet het bestuur dienend handelen en niet leidend. De vergadering is het orgaan dat besluiten neemt, en het bestuur dient die besluiten uit te voeren.
Spoedmaatregelen: Wanneer is het toegestaan?
In het voorbeeld uit de bronnen gebruikt de voorzitter artikel 41 lid 5 van het Modelregelement. Hierin staat dat het bestuur spoedmaatregelen kan nemen wanneer dat noodzakelijk is. De vraag die hier ontstaat, is: onder welke voorwaarden is het toegestaan om dit artikel te gebruiken?
De voorzitter stelt dat hij de opzegging van de beheerovereenkomst noodzakelijk vond. Echter, zoals een forumgebruiker terecht benadrukt, kan ieder bestuur zich altijd berusten op dit artikel. Dat maakt het artikel gevaarlijk, want het kan worden gebruikt om beslissingen te nemen die eigenlijk door de vergadering moeten worden genomen.
Wanneer mag een spoedmaatregel worden genomen?
Een spoedmaatregel mag volgens de regels enkel worden genomen als er sprake is van een reële noodzaak. Dit betekent dat de situatie niet kan wachten tot een vergadering. De voorzitter moet aantonen dat er geen alternatieve oplossing mogelijk is en dat de beslissing direct is genomen om de VvE te beschermen of te ondersteunen.
In het voorbeeld uit de bronnen is dit niet duidelijk. De voorzitter gebruikt artikel 41 lid 5 als een soort rechtvaardiging voor zijn eigen beslissing, zonder dat er sprake is van een reële noodzaak. Dit is een misbruik van het artikel en een schending van de regels.
De praktijk: Wat gebeurt er als de voorzitter onbevoegd handelt?
In het voorbeeld uit de bronnen leidt de onbevoegde handeling van de voorzitter tot een situatie waarin de VvE zonder bestuur en zonder beheerder blijft zitten. Dit is een ongewenste situatie, aangezien het beheer van de gemeenschappelijke ruimte en de financiën dan niet kan worden uitgevoerd. De leden zijn dan gedwongen om via de beheerder een nieuwe vergadering te organiseren om dit probleem op te lossen.
De gevolgen van een onbevoegde beslissing
Een beslissing die is genomen zonder goedkeuring van de vergadering, kan ongeldig worden verklaard. Dit betekent dat de beheerovereenkomst mogelijk nog steeds geldig is, en dat de beslissing van de voorzitter geen juridische consequenties heeft. De beheerder kan dan opnieuw contact opnemen met de leden en een nieuwe vergadering organiseren.
De ex-voorzitter van de VvE verklaart zelfs dat de nieuwe vergadering niet rechtsgeldig is, omdat hij de opzegging volgens hem wel degelijk rechtsgeldig heeft genomen. Dit is echter een misinterpretatie van de regels. Een beslissing die is genomen zonder vergadering kan niet rechtsgeldig zijn, aangezien het Modelregelement en de Wet op de Vereniging van Eiendomsbezitters duidelijk maken dat bepaalde beslissingen via een vergadering moeten gaan.
De rol van de leden in de VvE
In een VvE is het van groot belang dat de leden betrokken zijn bij belangrijke beslissingen. De vergadering is de democratische keel van de VvE en moet gezien worden als het middelpunt van besluitvorming. Het bestuur mag slechts uitvoerend handelen en mag niet eigenwijs beslissingen nemen.
De verantwoordelijkheid van de leden
In de discussie op het forum is duidelijk te zien dat sommige leden geen actieve rol spelen in de besluitvorming. Dit kan leiden tot situaties waarin het bestuur of de voorzitter te veel invloed krijgt. Het is belangrijk dat de leden zich bewust zijn van hun rechten en plichten binnen de VvE en dat ze bereid zijn om actief deel te nemen aan de besluitvorming.
In het voorbeeld uit de bronnen is er sprake van een groep leden die zich bij de beheerder meldt. Deze leden erkennen het belang van de vergadering en de democratische processen. Zij organiseren een nieuwe bijzondere ledenvergadering om een nieuw bestuur aan te stellen. Dit is een positieve ontwikkeling, omdat het leiden tot een herstel van de democratische structuur binnen de VvE.
De conclusie
In dit artikel is duidelijk gemaakt dat de voorzitter of het bestuur van een VvE niet vrij is om belangrijke beslissingen, zoals het aangaan of beëindigen van een beheerovereenkomst, zonder goedkeuring van de leden te nemen. Het Modelregelement 1992 en de Wet op de Vereniging van Eiendomsbezitters leggen hier duidelijke regels voor. De vergadering is het hoogste orgaan en alle belangrijke beslissingen moeten via een vergadering worden genomen.
De voorzitter in het voorbeeld uit de bronnen handelde in strijd met deze regels. Hij interpreteerde het Modelregelement verkeerd, gebruikte artikel 41 lid 5 op een onjuiste manier en negeerde de democratische processen binnen de VvE. Dit leidde tot een situatie waarin de VvE zonder bestuur en zonder beheerder zat, wat een nare situatie is.
De conclusie is dat het bestuur in een VvE slechts uitvoerend mag handelen en dat de vergadering de besluitvorming moet leiden. De leden zijn verantwoordelijk voor de democratische processen binnen de VvE en moeten bereid zijn om actief deel te nemen aan de besluitvorming.