Inleiding
In de administratie van een Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt de balans een centrale rol. Deze balans moet niet alleen de financiële situatie van de VvE weergeven, maar ook de verdeling van kosten, voorschotten en reservefondsen volgens de in de splitsingsakte vastgelegde verdeelsleutels. Het is van groot belang dat deze administratie duidelijk, accuraat en conform de geldende regels is ingericht, aangezien de VvE verantwoording aflegt aan de eigenaren en de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud en beheer van het gebouw daarin vastligt.
Deze artikel behandelt de balans en administratie van een VvE, met een nadruk op het inrichten van een VvE balans in Excel. De nadruk ligt op hoe kostenverdelingen, voorschotten en reservefondsen worden verwerkt in de administratie. Daarnaast worden de rol van verdeelsleutels, het belang van planmatig onderhoud, en de invloed van verschillende modelreglementen op de administratie besproken.
De balans van een VvE
De balans van een VvE is een overzicht van de financiële toestand op een bepaald moment. Het geeft aan welk vermogen de VvE bezit (activa) en welke schulden er zijn (passiva). Omdat de VvE een vereniging is, dient de balans ook te laten zien hoe de kosten worden verwerkt in relatie tot de eigenaren en de gemeenschappelijke eigendommen.
Activa en passiva
In de balans van een VvE worden activa en passiva gedefinieerd zoals volgt:
Activa (de bezittingen van de VvE): Dit zijn alle waarden die de VvE bezit, zoals:
- Achterstallige bijdragen waarop de VvE recht heeft.
- Aangekochte gemeenschappelijke eigendommen zoals parkeerplaatsen.
- Totaal vermogen, gedefinieerd als alle bezittingen minus alle schulden.
Passiva (de schulden van de VvE): Dit zijn alle verplichtingen die de VvE heeft, zoals:
- Betalingen aan crediteuren (bijvoorbeeld aannemers of verzekeraars).
- Voorschotten die door eigenaren zijn betaald, maar niet volledig verrekend zijn.
- Schulden zoals energiebesparingsleningen.
Het eigen vermogen van de VvE wordt berekend door alle activa minus alle passiva. Dit is wat de VvE ‘administratief gezien’ bezit en ‘economisch gezien’ recht op heeft. Het hoeft niet per se om de optelling van banksaldi te gaan, maar het betreft een overzicht van het financiële geheel van de VvE.
Voorschotten en uitgaven
Een belangrijk aspect van de VvE administratie is de verwerking van voorschotten. In de praktijk is het totaal aan voorschotten en uitgaven meestal niet exact gelijk. Dit verschil heeft directe invloed op het exploitatiesaldo van de jaarrekening.
In de balans wordt het verschil tussen totaal aan voorschotten en totaal aan uitgaven meestal weergegeven als één balanspost aan de creditzijde. Door dit verschil op te nemen in de balans wordt duidelijk of de VvE in balans is of dat er een schuldeffekt is. Dit is van belang bij de jaarrekening, waarin het exploitatiesaldo berekend wordt.
Een voorbeeld van het opnemen van voorschotten en uitgaven:
| Omschrijving | Debet (€) | Crediet (€) |
|---|---|---|
| Voorschotten van eigenaren | 10.000 | |
| Totaal uitgaven | 9.800 | |
| Verschil (exploitatiesaldo) | 200 |
Stookkosten en eindafrekening
In een stookkostencomplex zijn de eigenaren verplicht een voorschot te betalen dat meestal gebaseerd is op het gemiddelde verbruik van voorgaande jaren. De VvE betaalt de stookkosten vooruit, inclusief het onderhoud van de CV-installatie. Aan het eind van het stookkostenseizoen, dat vaak afwijkt van het boekjaar, wordt een afrekening opgemaakt.
De afrekening verrekenen de totale kosten met de ontvangen voorschotten en stelt een schuld of credit vast per eigenaar. Het is belangrijk om te weten dat de eindafrekening pas opgesteld kan worden na het opnemen van de eindstand van de vertrekkende eigenaar. Deze eindstand wordt genomen door een meetbedrijf, waarvoor de eigenaar zelf verantwoordelijk is.
De stookkostenafrekening heeft directe invloed op de balans. Als de totale kosten hoger zijn dan de voorschotten, zal het exploitatiesaldo negatief zijn. In dat geval moeten de eigenaren het verschil aanbetalen.
Kostenverdeling en verdeelsleutels
De verdeling van kosten in een VvE is bepaald door de verdeelsleutels die zijn vastgelegd in de splitsingsakte. Deze verdeelsleutels bepalen hoe de kosten worden toegerekend aan de eigenaren. De keuze van de juiste verdeelsleutel is van groot belang, omdat dit bepalend is voor de administratie en de maandelijkse bijdragen van de eigenaren.
Soorten verdeelsleutels
Er zijn meerdere soorten verdeelsleutels mogelijk, afhankelijk van de splitsingsakte en het modelreglement dat is gebruikt. De belangrijkste soorten zijn:
Kosten volgens breukdeel van de gemeenschappelijke delen: Hierbij wordt het verdelingspercentage bepaald door het breukdeel dat een eigenaar heeft. Bijvoorbeeld: 21/1527e.
Kosten volgens gelijke delen: Hierbij betalen alle eigenaren een gelijke bijdrage, ongeacht hun breukdeel. Bijvoorbeeld: 1/8e als er acht eigenaren zijn.
Kosten volgens breukdeel, maar alleen voor een deel van de eigenaren: In dit geval betalen slechts bepaalde eigenaren extra, volgens hun breukdeel.
Kosten volgens gelijke delen, maar alleen voor een deel van de eigenaren: Hierin betalen slechts een gedeelte van de eigenaren een gelijke bijdrage.
De keuze van de juiste verdeelsleutel heeft directe gevolgen voor de administratie. Het vereist het aanleggen van aparte kostengroepen en grootboekrekeningen per verdeelsleutel. Bovendien moet er rekening worden gehouden met het opstellen van reservefondsen per verdeelsleutel.
Inrichting van de administratie
De administratie van een VvE met meerdere verdeelsleutels vereist een zorgvuldig opgestelde structuur. Het beginsel van berekening per aandeel met gelijke of ongelijke delen is vergelijkbaar met een kostenverdeling met één verdeelsleutel, mits de juiste teller en noemer van het breukdeel per kostengroep wordt toegepast.
De meeste VvE administratiesystemen bieden de mogelijkheid om kostenverdelingen per verdeelsleutel en per eigenaar in te zien. Dit maakt het relatief eenvoudig om de maandelijkse VvE bijdrage per eigenaar te controleren. Echter, om dit goed te doen, is het noodzakelijk dat er per verdeelsleutel een aparte kostengroep met eigen grootboekrekeningen wordt aangelegd, gekoppeld aan de juiste breukdelen. Bovendien moeten kosten in de juiste grootboekrekeningen worden geboekt.
Modelreglementen en administratie
Het modelreglement van een VvE speelt een grote rol bij de administratie. Het bepaalt niet alleen de verdeelsleutels, maar ook de verantwoordelijkheden van de VvE en de eigenaren. In Nederland zijn verschillende modelreglementen in gebruik, afhankelijk van het bouwjaar van het complex.
De KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie) heeft zes modelreglementen uitgegeven, namelijk:
- VvE modelreglement 1953
- VvE modelreglement 1973
- VvE modelreglement 1983
- VvE modelreglement 1992
- VvE modelreglement 2006
- VvE modelreglement 2017
In de praktijk worden meestal de reglementen vanaf 1973 gebruikt. Modelreglementen van vóór 1973 zijn zelden van toepassing, omdat ze vaak niet aansluiten op huidige regelgeving en administratieve praktijken.
Aanpassing aan huidige regelgeving
De modelreglementen vanaf 1992 zijn uitgebreider en bieden meer ruimte voor het opstellen van specifieke verdeelsleutels. Modelreglementen vanaf 2006 en 2017 zijn nog verder uitgebreid en bieden meer flexibiliteit in de administratie. Deze reglementen erkennen bijvoorbeeld het gebruik van meerdere verdeelsleutels en het opstellen van reservefondsen per verdeelsleutel.
Daarnaast zijn er ook uitzonderingen waarbij een VvE een afwijkend reglement heeft. Deze reglementen kunnen gemaakt worden door individuele notarissen of door woningcorporaties bij de verkoop van appartementen. Een bekend voorbeeld is het Splitsingsreglement 1960 van L.W.A. Duynstee, waarbij het onderhoud van balkonconstructies onder de verantwoordelijkheid van het privégedeelte valt.
Wanneer een afwijkend reglement van toepassing is, geldt geen modelreglement van de KNB. In dat geval is het van belang dat de administratie specifiek wordt afgestemd op de voorwaarden van het afwijkende reglement.
Planmatig onderhoud en administratie
Planmatig onderhoud is een essentieel onderdeel van het beheer van een VvE. Het beoogt om schade aan het gebouw en de installaties voor te gaan door regelmatig inspecties en onderhoudsmaatregelen te plegen. Dit houdt in dat het planmatig onderhoudsplan moet worden ingebouwd in de administratie van de VvE.
Inspectie en levensduur
Elk deel van het gebouw en elke installatie heeft een levensduur. Deze levensduur kan worden verlengd door planmatig onderhoud. De levensduur van bijvoorbeeld een cv-ketel kan door onderhoud worden verlengd, wat het tijdstip van vervanging kan uitstellen.
Een inspectie door een bouwkundig inspecteur is essentieel om de toestand van het gebouw en de installaties in kaart te brengen. Deze inspectie bepaalt of het gebouw nog steeds aan de bouwkundige en installatietechnische kwaliteitseisen voldoet. De resultaten van deze inspectie worden verwerkt in het planmatig onderhoudsplan.
Normen voor het onderhoudsplan
Het planmatig onderhoudsplan moet aan bepaalde normen voldoen. Deze normen zijn niet expliciet genoemd in de beschikbare gegevens, maar het is van belang dat het plan:
- Uitvoerig is en alle bouwdelen en installaties bevat.
- Tijdlijnen bevat voor vervanging en onderhoud.
- Kosteninschattingen bevat.
- In kaart brengt wie verantwoordelijk is voor welke maatregelen.
Het planmatig onderhoudsplan heeft directe invloed op de administratie van de VvE. Het vereist het opstellen van aparte kostengroepen voor onderhoud en het aanleggen van reservefondsen. Het planmatig onderhoudsplan moet ook worden besproken en goedgekeurd door de VvE vergadering.
Conclusie
De administratie van een VvE is een essentieel onderdeel van het beheer van een woningcomplex. Het omvat het opstellen van een balans, de verwerking van voorschotten en uitgaven, en het toewijzen van kosten volgens de in de splitsingsakte vastgelegde verdeelsleutels. De keuze van de juiste verdeelsleutels heeft directe gevolgen voor de administratie en de maandelijkse bijdragen van de eigenaren.
Bij het inrichten van de administratie is het belangrijk om rekening te houden met de modelreglementen die van toepassing zijn. Deze reglementen bepalen de verantwoordelijkheden van de VvE en de eigenaren en het gebruik van verschillende verdeelsleutels.
Planmatig onderhoud is een essentieel onderdeel van het beheer van het gebouw. Het vereist regelmatige inspecties en het opstellen van een onderhoudsplan. Dit plan moet worden verwerkt in de administratie en kan leiden tot het aanleggen van reservefondsen.
In de praktijk is het aan te raden om gebruik te maken van administratiesoftware die speciaal ontworpen is voor VvE’s. Dit maakt het mogelijk om kostenverdelingen per verdeelsleutel in te zien en maandelijkse bijdragen nauwkeurig te berekenen. Bovendien is het belangrijk om de administratie regelmatig te controleren en aan te passen aan veranderingen in de splitsingsakte of de modelreglementen.