Voor de VvE (Vereniging van Eiendomsbezitters) is het juist beheren van de bankrekening een essentieel onderdeel van het algemene beheer van het pand. Niet alleen gaat het hier om het financieel overzicht van de gemeenschap, maar ook om de juridische en administratieve verantwoordelijkheid die met het beheer van het geld gepaard gaat. In de praktijk zijn er echter verschillende problemen opgedoken, zoals het niet kunnen openen van een bankrekening of het risico dat een VvE-beheerder financieel onbetrouwbaar is. Het juist regelen van de bankrekening is daarom een cruciaal thema dat zowel het vertrouwen van de bewoners vergroot als het risico op fraude vermindert.
In dit artikel worden de belangrijkste aspecten van het bankbeheer bij een VvE besproken. Op basis van praktijkvoorbeelden, adviezen van experts en wetgeving wordt ingegaan op de manieren waarop een VvE haar bankrekening goed kan regelen. De nadruk ligt op het beperken van risico’s, het toezicht op financiële activiteiten en het gebruik van technologie om het beheer efficiënter te maken.
Het probleem: Onveilig of onmogelijk bankbeheer
De afgelopen jaren is het voor een aantal VvE’s lastig of zelfs onmogelijk om een bankrekening te openen. Dit komt doordat banken steeds strengere eisen stellen ten aanzien van de anti-witwasvoorschriften (AML-regelgeving). In sommige gevallen zien banken VvE’s als een risicogroep, zelfs als het duidelijk is dat de organisatie transparant werkt met verplichte jaarrekeningen en open bestuursactie.
Volgens bronnen is het voor VvE’s van groot belang dat ze een bank vinden die bereid is om een rekening voor hen te openen. De beschikbare gegevens hierover zijn echter niet eenduidig. In 2022 meldde zelfs een aantal banken dat ze geen bankrekening meer wilden openen voor verenigingen of stichtingen, waaronder ook VvE’s. Dit brengt het praktische beheer van de financiën in het gedrang.
Een ander probleem is het risico dat een VvE-beheerder financieel onbetrouwbaar is. Hierbij is sprake van fraude of onverantwoord gebruik van het geld van de VvE. In de praktijk zijn er voorbeelden geweest van beheerders die hun macht niet correct gebruikten, bijvoorbeeld door geld te laten verdwijnen of door geen tijdige actie te ondernemen bij een incident.
Hoe voorkom je dat de VvE-beheerder er met het geld vandoor gaat?
Om dit risico te beperken, zijn er een aantal maatregelen die een VvE kan nemen. Het belangrijkste advies is om het vier-ogenprincipe in te voeren. Dit betekent dat geen enkel lid van het VvE-bestuur of beheerder in zijn of haar eentje toegang heeft tot het bankrekening. Elke transactie vereist minstens twee handtekeningen.
Daarnaast is het belangrijk om de bevoegdheden van de beheerder en bestuursleden goed te beperken. Bijvoorbeeld kan worden bepaald dat een beheerder geen grotere bedragen mag uitgeven zonder toestemming van het bestuur. Dit wordt ook wel een "procuratiebeperking" genoemd.
Ten slotte is het verstandig om een aparte bankrekening te openen voor het reservefonds. Op deze manier kan de beheerder geen toegang krijgen tot dit geld, wat de kans op misbruik verder vermindert.
Het rol van het VvE-bestuur in het bankbeheer
Het VvE-bestuur speelt een centrale rol in het beheren van de financiën. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een sluitende begroting, het handhaven van een jaarplan en het zorgen voor een actuele administratie. Ook moet het bestuur regelmatig controleren of de beheerder zijn taken correct uitvoert.
Het bestuur is verder verplicht om de juiste persoonlijke gegevens in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Hierbij is het belangrijk dat de juiste bevoegdheden zijn aangegeven, bijvoorbeeld of een beheerder een beperkte of volledige procuratie heeft. Dit is van groot belang voor de toegang tot de bankrekening.
In sommige gevallen is het noodzakelijk om een VvE-bestuur zelf te benoemen, bijvoorbeeld als de huidige beheerder wordt afgevaardigd. In dat geval is het verstandig om tijdens een VvE-vergadering duidelijk te maken hoe de bevoegdheden worden verdeeld. Het bestuur bestaat meestal uit minimaal drie leden, waarbij de taken worden verdeeld in functies zoals voorzitter, penningmeester en secretaris.
Administratief en financieel beheer
Het beheer van een VvE omvat niet alleen het financiële aspect, maar ook het administratieve en technische beheer. Administratief beheer houdt bijvoorbeeld het bijhouden van de ledenadministratie, het opslaan van eigendomsdocumenten en het zorgen voor actuele notulen van vergaderingen. Ook is het belangrijk dat de VvE haar wettelijke verplichtingen nakomt, zoals het deponeren van de jaarrekening bij de KvK.
Financieel beheer is eveneens essentieel. Hierbij gaat het om het opstellen van een realistische begroting die rekening houdt met onderhoudskosten, verzekeringen en andere uitgaven. Daarnaast is het belangrijk om reserves aan te houden, zodat onverwachte kosten kunnen worden opgevangen. Ook kan worden gekeken naar subsidies en leningen voor grote projecten zoals verduurzaming of energiebesparing.
Technisch beheer en het MJOP
Het technische beheer is een van de meest complexe onderdelen van VvE-beheer. Hierbij gaat het om het uitvoeren van regelmatig onderhoud aan het pand, zoals schilderwerk, dakrenovaties en liftonderhoud. Een actueel Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is hierbij essentieel, omdat dit plan ervoor zorgt dat het onderhoud op tijd wordt uitgevoerd en dat er geen onverwachte kosten opdrijven.
Het MJOP moet regelmatig worden gecontroleerd en aangepast, bijvoorbeeld bij veranderingen in de staat van het pand of bij nieuwe verduurzamingsmaatregelen. Hierbij is het verstandig om gebruik te maken van duurzame materialen en energiebesparende technieken.
Contractbeheer en leveranciers
Het efficiënt beheren van contracten is een belangrijk aspect van VvE-beheer. Hierbij gaat het om het controleren van contracten voor onderhoud, schoonmaak en beveiliging. Het is belangrijk om regelmatig te controleren of deze contracten nog geldig zijn en of de leveranciers hun taken correct uitvoeren.
Bij het aangaan van nieuwe contracten is het verstandig om ervaringen te vragen bij andere VvE’s. Dit kan helpen om de beste leveranciers te selecteren en eventuele problemen te voorkomen. Ook is het belangrijk om een duidelijke communicatie te hebben met de leveranciers, zodat eventuele problemen snel kunnen worden opgelost.
De rol van technologie in het VvE-beheer
De laatste jaren is het gebruik van technologie in het VvE-beheer toenomen. Zo is er bijvoorbeeld de VvE.nl-app, die een geïntegreerde boekhoudmodule bevat. Hiermee kunnen VvE’s hun administratie volledig digitaal beheren. De app is gekoppeld aan meeste banken in Europa, waardoor transacties automatisch worden bijgehouden. Dit zorgt voor een beter overzicht van de financiële situatie en maakt het beheer efficiënter.
Een ander voordeel van digitale tools is dat terugkerende facturen voor bijvoorbeeld de maandelijkse VvE-bijdrage automatisch kunnen worden gegenereerd. Dit bespaart tijd en vermindert het risico op fouten. Daarnaast is het voor de bewoners gemakkelijker om betalingen te doen en overzichten te bekijken.
Conclusie
Het juist beheren van de bankrekening bij een VvE is een essentieel onderdeel van het algemene beheer van het pand. Door het inzetten van het vier-ogenprincipe, het beperken van bevoegdheden en het gebruik van aparte bankrekeningen kan het risico op fraude worden verkleind. Bovendien is het belangrijk dat het VvE-bestuur actief betrokken blijft bij het financiële en administratieve beheer.
De rol van technologie in het VvE-beheer neemt toe, wat het beheer efficiënter en transparanter maakt. Door gebruik te maken van digitale tools en ervaringen uit te wisselen met andere VvE’s, kan een VvE zich beter voorbereiden op eventuele problemen en de kwaliteit van het beheer verbeteren.
Tot slot is het belangrijk om te erkennen dat banken soms te streng omgaan met VvE’s. Dit brengt het praktische beheer van de financiën in het gedrang. Het is daarom van groot belang dat VvE’s actief zijn in de onderhandelingen met banken en samenwerken met brancheorganisaties om de situatie te verbeteren.