Inleiding
In de stad Amsterdam, waar woningbouwmaatschappijen zoals Eigen Haard een centrale rol spelen in de woningmarkt, is het beheer van Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) van groot belang. Eigen Haard beheert circa 280 VvE’s in de regio Amsterdam, waarbij administratieve en financiële ondersteuning essentieel is voor de efficiënte werking. Deze functies omvatten het maken van vergadersetjes, het bijhouden van administratieve processen in software zoals Twinq, en het optimaliseren van financiële processen.
De administratieve en financiële opdrachten bij VvE beheer worden uitgevoerd in multidisciplinaire teams van 35 collega’s die verdeeld zijn over vier afdelingen. Elke afdeling beheert ongeveer 70 VvE’s. Voor deze functies worden kandidaten met een HBO- of MBO-niveau, ervaring in administratie of financiële processen, en een communicatieve en praktische aanpak benodigd. De vacatures tonen aan dat Eigen Haard op zoek is naar zowel tijdelijke als vaste medewerkers die in staat zijn om het beheer van VvE’s ondersteunend te versterken.
In dit artikel bespreken we de rol van administratieve en financiële ondersteuning bij VvE beheer in de context van Eigen Haard, met een nadruk op de vereisten, verantwoordelijkheden en voordelen van deze functies.
Administratieve ondersteuning bij VvE beheer
Rol en verantwoordelijkheden
Administratieve ondersteuning bij VvE beheer bij Eigen Haard richt zich op het ondersteunen van het beheerteam bij de uitvoering van routineklussen en documentatie. Tijdelijke medewerkers zijn bijvoorbeeld betrokken bij het klaarmaken van vergadersetjes, het aanmaken van sleutelformulieren en het bijhouden van administratieve processen in Twinq, een specifiek softwarepakket dat voor VvE beheer wordt gebruikt.
Deze taken zijn van essentieel belang voor het functioneren van de VvE’s, omdat ze ervoor zorgen dat de administratie tijdig en accuraat wordt bijgehouden, en dat alle benodigde documenten beschikbaar zijn voor vergaderingen en andere processtappen. Administratieve ondersteuners werken nauwkeurig en efficiënt in een hectische omgeving en dragen bij aan het ontlasten van het hoofdteam.
Werkomstandigheden en vereisten
Administratieve ondersteuners bij Eigen Haard werken 24 uur per week, met flexibele werktijden die meestal vallen binnen de periode 8.30 tot 17.30. De werkdagen zijn in overleg met de leidinggevende. De functie vereist een MBO-werk- en denkniveau, en kandidaten moeten ervaring hebben met administratieve werkzaamheden. Daarnaast is het belangrijk dat kandidaten in staat zijn om snel te werken in een dynamische omgeving, nauwkeurig te zijn en een dienstverlenende instelling te hebben.
Het werkgeversklimaat binnen de afdeling VvE beheer van Eigen Haard is beschreven als een samenwerkingsgericht milieu. De afdeling telt drie betrokken collega’s die samenwerking centraal stellen, en is onderdeel van een groter team van 35 collega’s die dienstverlening uitvoeren aan bijna 300 VvE’s.
Financiële administratie bij VvE beheer
Rol en verantwoordelijkheden
Naast administratieve ondersteuning speelt financiële administratie een cruciale rol in het VvE beheer. Financiële administrateurs zijn verantwoordelijk voor het beheren van de financiële processen van de VvE’s, inclusief het optimaliseren en automatiseren van bestaande processen. Ze zorgen ervoor dat alle financiële administratie accuraat en op tijd wordt gedaan, en dat de VvE’s voldoen aan de geldende regelgeving.
Een belangrijk aspect van de functie is het werken met VvE-software zoals Twinq, die centraal staat in de administratie en financiële processen. De kwaliteit van de administratie is van essentieel belang voor de transparantie en betrouwbaarheid van de VvE’s, en voor het vertrouwen van de eigenaren en beheerders.
Vereisten en eigenschappen
Financiële administrateurs bij Eigen Haard moeten beschikken over een HBO-werk- en denkniveau, met voorkeur in een financiële richting. Ze moeten in staat zijn om accuraat en secuur te werken, maar ook communicatief en praktisch ingesteld zijn. Daarnaast is ervaring met financiële administratie en, wenselijk, ervaring met VvE-software zoals Twinq, een voorwaarde.
De functie vereist flexibiliteit in werktijden, samenwerking binnen het beheerteam en het vakteam, en een betrokken aanpak bij het zoeken naar pragmatische oplossingen. Kandidaten worden geacht zowel goed samen te werken als onafhankelijk werkzaam te kunnen zijn.
Werkomstandigheden en voordelen
De functie van financiële administrateur bij VvE beheer bij Eigen Haard is een vaste functie van 36 uur per week. Medewerkers werken hybride, met een goed ingerichte thuiswerkplek en een hoofdkantoor bij Station Sloterdijk. Daarnaast ontvangen ze een persoonlijk opleidingsbudget en een flexibel salaris dat varieert tussen € 3.502 en € 4.862 bruto per maand (schaal G/H cao Woondiensten), afhankelijk van ervaring en kwalificaties.
Daarnaast biedt Eigen Haard een vaste eindejaarsuitkering van 6%, een telefoon en laptop van de zaak, de mogelijkheid om feestdagen te ruilen voor andere dagen, en een eigen sportschool voor actieve ontspanning. Het hoofdkantoor biedt ook dagelijks verse lunch en een goed bereikbare locatie.
Samenwerking en samenstelling van het VvE beheerteam
Multidisciplinaire afdelingen
Het VvE beheerteam van Eigen Haard is verdeeld over vier multidisciplinaire afdelingen. Elke afdeling beheert een portefeuille van ongeveer 70 VvE’s, en bestaat uit 35 betrokken collega’s. Deze multidisciplinaire samenstelling zorgt voor een breed aanbod van expertise, inclusief administratief, financieel en technisch beheer, bestuurlijke ondersteuning en technisch gebouwbeheer.
De samenwerking binnen deze afdelingen is centraal. Administratieve en financiële medewerkers werken nauw samen met collega’s die zich richten op het technische en juridische beheer van de VvE’s. Dit multidisciplinaire model draagt bij aan een efficiënt en effectief beheer van de VvE’s, en zorgt voor een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de klanten van Eigen Haard.
Invloed en impact
De functies van administratieve en financiële ondersteuning hebben een directe impact op hoe Amsterdam zich de komende jaren ontwikkelt. Administrateurs en financiële medewerkers bij Eigen Haard dragen bij aan het beheer van woningcorporaties en VvE’s in een dynamische stad. Zij helpen bij het vormgeven van een duurzame woningbouwmarkt en bij het zorgen voor een goed functionerend en betrouwbaar beheer van woningcomplexen.
Het werk bij Eigen Haard is daarom niet alleen een functie van administratieve ondersteuning, maar ook een bijdrage aan de toekomst van woningbouw in Amsterdam. Het is een kans om directe impact te maken in een stad die continu verandert en ontwikkelt.
Werkgeversklimaat en voorzieningen
Hybride werken en flexibiliteit
Een van de voornaamste voorzieningen bij Eigen Haard is het hybride werkmodel. Medewerkers werken gedeeltelijk vanuit het hoofdkantoor bij Station Sloterdijk en gedeeltelijk vanuit hun eigen thuiswerkplek. Dit model biedt een goede balans tussen samenwerking in de fysieke ruimte en de flexibiliteit van thuiswerken.
Het hybride model is ondersteund door een goed ingerichte thuiswerkplek, die beschikbaar is voor medewerkers. Dit zorgt voor comfortabele en professionele werkomstandigheden, ook buiten de fysieke locatie van het bedrijf.
Persoonlijke en professionele ontwikkeling
Eigen Haard biedt een persoonlijk opleidingsbudget aan, wat medewerkers in staat stelt om hun kennis en vaardigheden voortdurend te verbeteren. Daarnaast zijn er tal van ontwikkelmogelijkheden binnen het bedrijf, die gericht zijn op zowel persoonlijke als professionele groei.
Flexibele werktijden en de mogelijkheid om extra vakantiedagen te kopen zijn ook onderdeel van het pakket. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid om hun werk- en privéleven goed te combineren.
Werkplek en voordelen
Het hoofdkantoor van Eigen Haard ligt bij Station Sloterdijk en is goed bereikbaar via het openbaar vervoer. Het kantoor is goed ingericht en biedt dagelijks verse lunch voor medewerkers. Buiten het kantoor is er ook een eigen sportschool beschikbaar, die medewerkers kan gebruiken voor actieve ontspanning.
Daarnaast is er de mogelijkheid om feestdagen te ruilen voor andere dagen die voor de medewerker belangrijk zijn. Dit zorgt voor een flexibele en persoonlijke aanpak van de werk- en vrije tijd.
Sollicitatieproces en contactmogelijkheden
Sollicitatieprocedure
Voor sollicitatieprocedures bij Eigen Haard is het verplicht om te solliciteren via de vacaturebutton op de website. Sollicitaties via e-mail worden niet in behandeling genomen. Kandidaten kunnen hun motivatie richten aan Ruscha van den Ende, Manager VvE Beheer.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kunnen kandidaten contact opnemen met Susan Saracino of Simone Warsitoatmodjo via [email protected]. Voor algemene vragen over de vacatures en de functie is Ruscha van den Ende bereikbaar via 06 2148 2312 of [email protected].
Communicatie en ondersteuning
Het sollicitatieproces is ondersteund door een duidelijke communicatie en ondersteuning van het HR-team. Kandidaten kunnen terecht voor vragen over de inhoud van de vacature, de eisen aan de functie, en de werkgeversklimaat. De ondersteuning is beschikbaar via e-mail en telefoon.
Conclusie
Administratieve en financiële ondersteuning zijn essentiële functies bij VvE beheer in Amsterdam. Bij Eigen Haard draagt het VvE beheerteam van 35 collega’s, verdeeld over vier multidisciplinaire afdelingen, bij aan het efficiënt en betrouwbaar beheren van circa 280 VvE’s. De functies van administratieve en financiële ondersteuning zijn van groot belang voor het functioneren van deze VvE’s, en vereisen kandidaten met het juiste opleidingsniveau, ervaring en aanpak.
Het werk bij Eigen Haard biedt een breed aanbod van voordelen, inclusief hybride werken, een persoonlijk opleidingsbudget, flexibele werktijden en een goed bereikbaar hoofdkantoor. Het is een kans om directe impact te maken in de woningbouwmarkt van Amsterdam en bij te dragen aan de toekomst van woningcorporaties en VvE’s.
Voor kandidaten met interesse in administratieve of financiële functies bij VvE beheer is Eigen Haard een aantrekkelijke mogelijkheid. Het sollicitatieproces is gestructureerd en ondersteund door een duidelijke communicatie en ondersteuning van het HR-team. Het is een kans om te werken in een dynamische en betrokken omgeving, en bij te dragen aan het beheer van woningcomplexen in de stad Amsterdam.