Inleiding
VvE beheer (Vereniging van Eigenaars beheer) speelt een essentiële rol in de Nederlandse woonmarkt, waarin eigenaarsgemeenschappen collectief verantwoordelijk zijn voor de onderhouds- en beheeractiviteiten van hun woningcomplexen. Woningstichting Eigen Haard, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, is sterk verankerd in de Amsterdamse regio en beheert circa 280 VvE’s. De administratieve en financiële ondersteuning die deze organisatie biedt, is essentieel voor het efficiënt functioneren van de VvE’s. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de rol van administratief en financieel personeel bij VvE beheer bij Eigen Haard, de verantwoordelijkheden, de vereisten voor de functies en de voordelen die de organisatie biedt. De informatie is gebaseerd op recente vacaturebeschrijvingen en reviews van betrokken partijen.
Administratieve Ondersteuning bij VvE Beheer
Rol en Taken van Administratief Ondersteuner
Bij Eigen Haard is de afdeling VvE beheer op zoek naar tijdelijke administratieve ondersteuning om het dagelijks functioneren van de afdeling te vergemakkelijken. De administratieve ondersteuner wordt onder andere betrokken bij het voorbereiden van vergadersetjes, het aanmaken van sleutelformulieren, het bijhouden van administratieve processen in Twinq en andere ondersteunende taken. Deze functie is bedoeld om het team van drie collega’s aan te vullen en te ondersteunen in een hectische, dynamische omgeving.
De administratieve ondersteuning dient per direct 24 uur per week beschikbaar te zijn, met flexibele werktijden van meestal 8.30 tot 17.30 uur. De werkdagen zijn te bepalen in overleg met de leidinggevende. Dit betekent dat flexibiliteit en betrouwbaarheid essentiële kwaliteiten zijn voor wie deze functie vervult.
Vereisten voor Administratief Ondersteuner
Om deze functie aan te kunnen, is minimaal een MBO-opleiding benodigd, bij voorkeur met een werk- en denkniveau. Daarnaast is administratieve ervaring een vereiste, omdat de functie nauwkeurigheid en efficiëntie vereist. De kandidaat moet in staat zijn om te werken in een hectische omgeving en veel werk te verzetten. Bovendien dient het persoon een dienstverlenende instelling te hebben, wat betekent dat hij of zij in staat moet zijn om professioneel en betrouwbaar om te gaan met collega’s en klanten.
Deze functie is tijdelijk van aard, wat betekent dat het voornamelijk gericht is op korte- of medio-termijnprojecten. Het is een kans voor ervaren administratieve medewerkers om hun vaardigheden te tonen binnen een professionele omgeving.
Financiële Administratie bij VvE Beheer
Rol en Taken van Financieel Administrateur
De functie van financieel administrateur bij VvE beheer bij Eigen Haard is veel omvattender en heeft een bredere verantwoordelijkheid. Deze medewerker is onderdeel van een multidisciplinair team dat circa 70 VvE’s beheert. Het team bestaat uit een accountmanager, een administratief medewerker, een projectleider planmatig onderhoud en een medewerker reparatieverzoeken. Samen vormen zij het kernbeheerteam dat verantwoordelijk is voor het volledige dienstenpakket dat wordt aangeboden aan de VvE’s.
De financiële administrateur is verantwoordelijk voor het dagelijks financiële beheer en het opstellen van jaarstukken. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor de VvE’s bij financiële kwesties, zowel intern als extern. Taken omvatten het innen van bijdragen, het betalen van facturen, het verwerken van incasso’s, het bewaken van banksaldi en het uitvoeren van prolongaties. Daarnaast is het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen een essentiële taak, evenals het geven van advies over liquiditeit, spaarschema’s en betalingsregelingen.
Een andere verantwoordelijkheid van de financiële administrateur is het verrekenen van bijzondere kosten zoals stookkosten of rente. Ook is hij of zij betrokken bij de verwerking van verduurzamingsmaatregelen, zoals subsidies of investeringen in energiebesparing. De administrateur ondersteunt bovendien de kascommissie bij controles en beantwoordt vragen van eigenaren via e-mail of telefoon.
Vereisten voor Financieel Administrateur
De vereisten voor de functie van financieel administrateur zijn hoger dan die voor de administratieve ondersteuning. De kandidaat moet beschikken over een HBO-opleiding, met voorkeur in een financiële richting. Ervaring met financiële administratie is verplicht, evenals het kunnen werken met VvE-software zoals Twinq. Daarnaast is het belangrijk dat de kandidaat een professionele beheersing van de Nederlandse taal heeft, omdat dit essentieel is voor de communicatie met collega’s en externe partijen.
De financiële administrateur moet accuraat en secuur werken, maar tegelijkertijd communicatief en praktisch ingesteld zijn. Hij of zij moet in staat zijn om samen te werken met collega’s in het beheerteam én in het vakteam. Flexibiliteit in werktijden is ook een vereiste, evenals het vermogen om zowel samen te werken als ook zelfstandig te functioneren.
Ontwikkelingsmogelijkheden en Actieve Invloed
De functie van financieel administrateur biedt ook ruimte voor actieve betrokkenheid bij het optimaliseren en automatiseren van financiële processen. Dit betekent dat de administrateur niet alleen passief administratieve taken uitvoert, maar ook mee kan denken over hoe processen efficiënter en effektiever kunnen worden. Deze invloed op operationele verbeteringen is een waardevolle mogelijkheid voor wie zich ontwikkelt binnen de administratieve sector.
Werkomstandigheden en Voordelen bij Eigen Haard
Hybride Werkmodel en Opleidingsbudget
Een van de aantrekkelijke eigenschappen van het werken bij Eigen Haard is het hybride werken, waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben om zowel vanuit het kantoor als vanuit huis te werken. Dit wordt ondersteund door een goed ingerichte thuiswerkplek. Daarnaast biedt de organisatie een persoonlijk opleidingsbudget, waardoor medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen in hun vakgebied.
Flexibiliteit in werktijden is een ander belangrijk kenmerk van het werkgeversbeleid. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld feestdagen ruilen voor dagen die voor hen persoonlijk belangrijk zijn. Dit ondersteunt een goede balans tussen werk en privéleven.
Werkomgeving en Extra’s
Het hoofdkantoor van Eigen Haard is goed bereikbaar, gelegen bij Station Sloterdijk in Amsterdam. Het kantoor biedt dagelijks verse lunch, wat een extra voordelen is voor medewerkers. Daarnaast is er een eigen sportschool beschikbaar, zodat collega’s hun energie kunnen omzetten in beweging.
Naast deze voorzieningen ontvangen medewerkers ook een telefoon en laptop van de organisatie. De organisatie biedt ook de mogelijkheid om extra vakantiedagen te kopen, wat extra flexibiliteit biedt.
Salaris en Eindjaarsuitkering
Het salaris voor de functie van financieel administrateur varieert tussen €3.502 en €4.862 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en kwalificaties. Het salaris valt onder schaal G/H van de CAO Woondiensten. Daarnaast ontvangt de medewerker een vaste eindejaarsuitkering van 6%, wat een waardevolle extra is in het salarispakket.
Betrouwbaarheid en Feedback van Betrokken Partijen
Feedback van Huurders en Beheerders
Hoewel de beschikbare bronnen geen uitgebreide statistieken over klanttevredenheid bieden, zijn er enkele reviews beschikbaar die ingevuld worden door huurders en beheerders. Deze reviews zijn meestal positief en benadrukken de open en professionele aanpak van de organisatie. Een review van een huurder benadrukt bijvoorbeeld hoe de professionele begeleiding en de selectie van deelnemers bij een huurdersoverleg ervoor zorgde dat hij zich gehoord voelde en positief ervaring had met de bijeenkomst.
De reacties van de organisatie op deze reviews zijn eveneens positief en open. De organisatie benadrukt dat het belangrijk is om constructieve gesprekken te voeren en feedback te gebruiken om dienstverlening te verbeteren.
Uitdagingen in de Wetgeving
In een LinkedIn-bericht wordt een juridische uitdaging besproken die zich voordoet bij het beheer van VvE’s. In dit geval gaat het om de zelfbewoningsplicht, waarbij een koper van een appartement een vergunning verkrijgt om de woning te splitsen in twee zelfstandige woningen. Hoewel de vergunning wordt verleend, blijft de VvE buitenspel, omdat de standaard documentatie (Akte van Splitsing en MR) dit niet voorziet. Hierdoor ontstaat een juridisch dilemma over wie verantwoordelijk is voor het handhaven van de zelfbewoningsplicht.
Deze situatie benadrukt het complexe karakter van VvE beheer en het belang van nauwe samenwerking tussen beheerders, eigenaars en de gemeente. Het bericht benadrukt dat het niet realistisch is om te verwachten dat beheerders alle aspecten van de wetgeving kunnen handhaven en dat dit een uitdaging is voor de wetgever.
Conclusie
VvE beheer bij Eigen Haard speelt een essentiële rol in het onderhouden van woningcorporaties in de Amsterdamse regio. Zowel de administratieve ondersteuning als de financiële administratie zijn essentieel voor het functioneren van VvE’s. De organisatie biedt betrokken medewerkers een hybride werkomgeving, flexibiliteit, een opleidingsbudget en een professioneel salarispakket. De feedback van huurders en beheerders benadrukt de open en professionele aanpak van de organisatie.
Hoewel VvE beheer complexe wetgevingsaspecten met zich meebrengt, benadrukken de bronnen dat de organisatie zich bewust is van deze uitdagingen en actief probeert te verbeteren. Het is duidelijk dat de rol van administratieve en financiële medewerkers essentieel is voor het functioneren van de VvE’s en dat Eigen Haard een sterke focus heeft op kwaliteit en betrokkenheid.