Het beheren van een Vereniging van Eigenaren (VvE) brengt verantwoordelijkheden en taken met zich mee die zowel technisch als administratief van aard zijn. In dit kader kan een VvE-beheerder worden ingeschakeld om het beheer te verzorgen. In sommige gevallen wordt deze beheerder ook als bestuurder benoemd, wat extra juridische en praktische implicaties heeft. Binnen deze tekst wordt ingegaan op de rol van de VvE-beheerder, de mogelijkheid om deze persoon ook als bestuurder te benoemen, de daarbij horende kosten en de voordelen van deze aanpak.
Inleiding
Een VvE is een rechtspersoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van een woningbouwcomplex. Het beheer van een VvE kan door de eigenaren zelf worden uitgevoerd, maar vaker wordt er een externe beheerder ingeschakeld om dit te verzorgen. Deze beheerder kan in sommige gevallen ook als bestuurder fungeren. De keuze om een beheerder als bestuurder in te schakelen heeft juridische, administratieve en financiële gevolgen, die in deze tekst nader worden uitgelegd.
Het modelreglement (MR) 1992, MR 2006 en MR 2017 bepalen de wettelijke kaders rond het bestuur en beheer van een VvE. In deze tekst wordt ingegaan op de juridische basis voor de benoeming van een beheerder als bestuurder, de kosten die hierbij horen, en de praktische voor- en nadelen van deze structuur. Daarnaast wordt ook aandacht besteed aan alternatieven, zoals het gebruik van beheerorganisaties of digitale tools voor VvE-beheer.
Rol van de VvE-beheerder en bestuur
Het modelreglement stelt duidelijk dat de VvE-beheerder een aparte functie heeft van het bestuur van de VvE. De beheerder is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer, zoals het opstellen van een MJOP (meerjarenonderhoudsplan), het organiseren van ledenvergaderingen en het beheren van de administratie. Het bestuur daarentegen heeft een uitvoerende rol en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van besluiten die zijn genomen op ledenvergaderingen.
Deel B van het modelreglement (MR) 2006 en MR 2017 is uitgebreider in het reguleren van het beheer van een VvE. In deze reglementen is vastgelegd dat de vergadering bevoegd is een beheerder aan te stellen. Bovendien is er in deze reglementen ook aandacht voor het bestuur. In MR 2006 Artikel 57.4 en MR 2017 Artikel 62.4 wordt gesproken over de Raad van Commissarissen (RvC), die als toezichthoudend orgaan fungeert.
Hoewel de beheerder en het bestuur in de meeste gevallen aparte functies vertegenwoordigen, is er in de praktijk wel de mogelijkheid dat een VvE haar beheerder als bestuurder benoemt. Dit is mogelijk omdat een VvE ook een rechtspersoon kan benoemen als haar bestuur, zoals vermeld in bron [3]. Echter, het is belangrijk dat er minstens één persoon bij de Kamer van Koophandel (KvK) als bestuurder is ingeschreven, om aan de wettelijke voorschriften te voldoen.
Juridische mogelijkheden voor benoeming van VvE-beheerder als bestuurder
Het benoemen van een beheerder als bestuurder is een juridische mogelijkheid die in bepaalde gevallen kan worden overwogen. In modelreglement 1992 is vermeld dat het bestuur bij één of meerdere bestuurders kan bestaan, die al dan niet uit de eigenaars zijn benoemd. In dit kader is het mogelijk dat een externe beheerder wordt benoemd als bestuurder, mits deze benoeming in overeenstemming is met de regels van de VvE en de wettelijke vereisten.
Een belangrijk juridisch aspect is dat de beheerder in de praktijk meestal een aparte functie vertegenwoordigt, los van het bestuur. Dit betekent dat de beheerder geen stemrecht heeft op ledenvergaderingen en alleen verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer. Echter, indien de VvE wil dat de beheerder ook een rol speelt in het bestuur, kan dit juridisch mogelijk zijn, mits de benoeming is geregeld in de beheerovereenkomst en de statuten van de VvE.
Het is echter belangrijk om te weten dat deze aanpak niet zonder risico's is. Zo kan het feit dat een beheerder ook bestuurder is, leiden tot conflicten van belangen of juridische complicaties. Daarom is het verstandig om in overleg met een jurist of VvE-expert te treden om te bepalen of deze structuur juridisch en praktisch haalbaar is.
Kosten van een VvE-beheerder
De kosten van een VvE-beheerder zijn afhankelijk van de omvang van de VvE en de diensten die worden aangestaan. In de meeste gevallen worden deze kosten opgedeeld in een vast basistarief, een uurtarief voor aanvullende diensten en eventuele extra kosten voor specifieke taken.
In bron [1] wordt vermeld dat de tarieven voor VvE-beheer meestal bestaan uit drie componenten: een vast basistarief, een uurtarief voor aanvullende diensten en kosten per dienst. Een basistarief dekt algemene administratieve taken zoals communicatie met leden en het bijhouden van gegevens. Voor extra taken, zoals juridische ondersteuning of begeleiding bij groot onderhoud, wordt vaak een uurtarief gerekend van € 50 tot € 100 per uur. Voor specifieke taken, zoals het opstellen van een MJOP of het organiseren van een extra ledenvergadering, kunnen aparte kosten in rekening worden gebracht.
In bron [2] wordt een voorbeeld gegeven van een beheerorganisatie die een pakket aanbiedt vanaf € 165,- per huishouden per jaar. Dit pakket omvat administratief, financieel en technisch beheer. De beheerder biedt ook 24/7 inzicht in de VvE via een online beheersysteem en een 24/7 storingsdienst voor calamiteiten. Een ander voordeel is dat de beheerder snel bereikbaar is via chat voor vragen.
De kosten van een VvE-beheerder kunnen ook variëren afhankelijk van de aard van de VvE. Voor kleine VvE’s kan het voordeliger zijn om een beheerder via een digitale oplossing in te schakelen, zoals beschreven in bron [1]. Hierbij zijn de kosten lager dan bij een volledig externe beheerder. Softwarepakketten voor VvE-beheer kosten doorgaans tussen de € 10 en € 50 per maand, afhankelijk van de functionaliteiten.
Voordelen van een VvE-beheerder als bestuurder
Het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder heeft een aantal voordelen, zowel juridisch als praktisch. Ten eerste kan dit leiden tot een efficiëntere werkwijze, omdat de beheerder in dat geval direct betrokken is bij het bestuur en de besluitvorming. Dit kan vooral van belang zijn in gevallen waarin snelle beslissingen zijn vereist of waar complexe juridische situaties zich voordoen.
Een tweede voordeel is dat de beheerder als bestuurder beter in staat is om de administratie en het beheer te coördineren. Dit kan vooral handig zijn in VvE’s met een groot aantal woningen of complexe administratieve processen. De beheerder kan hierin als een soort centrale contactpersoon fungeren, wat kan leiden tot een efficiëntere communicatie tussen het bestuur en de leden van de VvE.
Een derde voordeel is dat het benoemen van een beheerder als bestuurder kan bijdragen aan de wettelijke veiligheid van de VvE. Zoals vermeld in bron [3], is het verplicht dat er minstens één persoon bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven als bestuurder. Door de beheerder als bestuurder te benoemen, kan dit juridische vereiste worden voldaan, zonder dat er een extra persoon moet worden benoemd.
Nadelen van het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder
Hoewel het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder een aantal voordelen heeft, zijn er ook een aantal nadelen en risico’s die in overweging moeten worden genomen.
Ten eerste kan het benoemen van een beheerder als bestuurder leiden tot conflicten van belangen. De beheerder heeft immers een contractuele verantwoordelijkheid voor het beheer van de VvE en kan daardoor beïnvloed worden door commerciële belangen. In sommige gevallen kan dit leiden tot juridische complicaties of vertrouwensproblemen bij de leden van de VvE.
Een tweede nadeel is dat het benoemen van een beheerder als bestuurder kan leiden tot een verlies van onafhankelijkheid in het bestuur. In de meeste gevallen is het verstandig dat het bestuur bestaat uit eigenaren, die onafhankelijk zijn van de beheerder. Dit kan helpen om een evenwicht te bewaren tussen de belangen van de eigenaren en de belangen van de beheerder.
Een derde nadeel is dat het benoemen van een beheerder als bestuurder juridisch complex kan zijn. Het is namelijk belangrijk dat deze benoeming in overeenstemming is met de regels van de VvE en de wettelijke vereisten. Daarom is het verstandig om in overleg te treden met een jurist of VvE-expert om te bepalen of deze structuur juridisch en praktisch haalbaar is.
Alternatieven voor het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder
Als het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder niet wenselijk of mogelijk is, zijn er een aantal alternatieven die in overweging kunnen worden genomen.
Een eerste alternatief is het benoemen van een aparte bestuurder, die niet met de beheerder gelijkgesteld is. Dit kan bijvoorbeeld een eigenaar zijn die onafhankelijk is van de beheerder en in staat is om de besluitvorming te verzorgen. Dit kan helpen om een evenwicht te bewaren tussen de belangen van de eigenaren en de belangen van de beheerder.
Een tweede alternatief is het gebruik van een beheerorganisatie of externe beheerder. In dit geval kan de beheerder uitsluitend verantwoordelijk zijn voor het dagelijks beheer, zonder een rol te spelen in het bestuur. Dit kan helpen om conflicten van belangen te voorkomen en de wettelijke veiligheid van de VvE te waarborgen.
Een derde alternatief is het gebruik van digitale tools voor VvE-beheer. In de afgelopen jaren zijn er steeds meer online oplossingen beschikbaar gekomen die het VvE-beheer kunnen ondersteunen. Deze tools kunnen helpen om de administratie en het beheer efficiënter te maken, zonder dat er een externe beheerder nodig is.
Praktische toepassing: Een VvE-beheerder als bestuurder in de praktijk
In de praktijk kan het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder een lucratieve en efficiënte oplossing zijn, mits deze structuur juridisch en praktisch haalbaar is. In dit kader kan een beheerder worden benoemd als bestuurder, zolang er minstens één persoon bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven. Dit kan helpen om de wettelijke vereisten te voldoen, zonder dat er een extra persoon moet worden benoemd.
Een voorbeeld van een praktische toepassing is de benoeming van een VvE-beheerder als bestuurder in een VvE met een groot aantal woningen. In dit geval kan de beheerder als bestuurder helpen om de administratie en het beheer efficiënter te maken, wat kan leiden tot een betere communicatie tussen het bestuur en de leden van de VvE.
Een ander voorbeeld is de benoeming van een VvE-beheerder als bestuurder in een VvE met complexe juridische situaties. In dit geval kan de beheerder als bestuurder helpen om de administratie en het beheer te coördineren, wat kan leiden tot een efficiëntere werkwijze.
Conclusie
Het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder is een juridische mogelijkheid die in bepaalde gevallen kan worden overwogen. Deze aanpak heeft een aantal voordelen, zoals een efficiëntere werkwijze, betere communicatie en een hogere wettelijke veiligheid. Echter, zijn er ook een aantal nadelen en risico’s die in overweging moeten worden genomen, zoals conflicten van belangen en een verlies van onafhankelijkheid in het bestuur.
De kosten van een VvE-beheerder zijn afhankelijk van de omvang van de VvE en de diensten die worden aangestaan. In de meeste gevallen worden deze kosten opgedeeld in een vast basistarief, een uurtarief voor aanvullende diensten en eventuele extra kosten voor specifieke taken. In sommige gevallen kan het voordeliger zijn om een digitale oplossing in te schakelen, wat kan leiden tot een lagere administratiekost.
In de praktijk kan het benoemen van een VvE-beheerder als bestuurder een lucratieve en efficiënte oplossing zijn, mits deze structuur juridisch en praktisch haalbaar is. In dit kader is het verstandig om in overleg te treden met een jurist of VvE-expert om te bepalen of deze structuur wenselijk en haalbaar is voor de VvE.