Inleiding
In de Vereniging van Eigenaars (VvE) speelt de rol van de voorzitter een centrale functie binnen het organigram. De voorzitter leidt de vergadering van de aandeelhoudersvergadering (ALV), kan in bepaalde gevallen de functie van bestuur vervullen, en is bevoegd om onder bepaalde voorwaarden besluiten te nemen. De praktijk van het bestuur in een VvE, met name in het geval van eenkoppig bestuur, blijkt echter complexer te zijn dan het op papier lijkt.
De beschikbare informatie uit diverse bronnen toont aan dat er zowel juridische als praktische richtlijnen zijn voor de rol van de voorzitter. Bovendien worden in sommige gevallen afwijkingen toegestaan, mits deze in lijn zijn met de belangen van de VvE en de regels die uit de Wet op de Vereniging van Eigenaars (VvE-wet) zijn afgeleid.
In dit artikel behandelen we de rol van de voorzitter van de vergadering, de functies en bevoegdheden, en de juridische en praktische beperkingen. We bekijken ook de mogelijkheid van eenkoppig bestuur en de rol van een externe bestuurder in het geval van problemen in de organisatie van de VvE.
De functie van de voorzitter van de vergadering
Taken en bevoegdheden
De voorzitter van de vergadering heeft verschillende taken en bevoegdheden die uit de Wet op de Vereniging van Eigenaars zijn afgeleid. Uit bron [1] blijkt dat de voorzitter onder andere verantwoordelijk is voor het leiden van de vergadering. Daarnaast kan de voorzitter in de plaats van het bestuur treden bij afwezigheid van het bestuur. In sommige gevallen is de voorzitter ook bevoegd om mutaties van het reservefonds te ondertekenen en een vergadering bijeen te roepen.
Een belangrijk juridisch aspect is dat de voorzitter in principe niet lid mag zijn van het bestuur. Dit is bedoeld om conflicten van belangen te voorkomen. Als de voorzitter ook lid van het bestuur is, kan dit leiden tot het risico van beïnvloeding van de besluitvorming. Bron [1] benadrukt hier dat in het geval van eenkoppig bestuur, de functie van voorzitter en bestuur niet mag worden verenigd. Dit geldt in tegenstelling tot het geval van meerkoppig bestuur, waarin bepaalde uitzonderingen mogelijk zijn.
Wanneer de voorzitter niet aanwezig is op een vergadering, neemt de vergadering zelf de leiding. Dit is een noodmaatregel om ervoor te zorgen dat besluiten kunnen worden genomen, zelfs bij afwezigheid van de voorzitter.
De rol van de voorzitter in het beheer van een VvE
De voorzitter speelt niet alleen een rol tijdens de vergadering, maar ook bij het beheer van de VvE. In bron [1] staat dat de voorzitter in de plaats kan treden van het bestuur bij afwezigheid. Dit betekent dat de voorzitter in bepaalde situaties ook verantwoordelijk kan worden voor het dagelijkse beheer van de VvE, mits er sprake is van een leeg bestuur of wanneer het bestuur niet beschikbaar is.
De voorzitter is eveneens bevoegd om een vergadering bijeen te roepen. Dit is van belang voor het handhaven van de democratische structuur van de VvE. Zowel het bestuur als de voorzitter kunnen besluiten om een vergadering te organiseren, mits deze conform de reglementen van de VvE wordt gehouden.
Eenkoppig bestuur en de functie van voorzitter
Algemene regel
In het geval van een VvE met een eenkoppig bestuur is er een strikte regel: de bestuurder mag niet tegelijkertijd voorzitter van de vergadering zijn. Deze regel is bedoeld om te voorkomen dat de bestuurder via de functie van voorzitter direct beïnvloedt op de besluitvorming in de ALV. In bron [1] wordt duidelijk dat wanneer het bestuur uit slechts één persoon bestaat, de functie van voorzitter en bestuur niet mag worden verenigd.
Bron [4] bevat verschillende discussies over deze regel, waarin juridische en praktische aspecten worden behandeld. In één van de reacties wordt uitgelegd dat wanneer de bestuurder ook de voorzitter van de vergadering is, dit kan leiden tot conflicten van belangen, vooral wanneer de bestuurder tegelijkertijd ook de beheerder is. In dergelijke gevallen kan de bestuurder zelf besluiten nemen en deze vervolgens voorstellen in de vergadering, zonder dat de aandeelhouders adequaat geïnformeerd zijn.
Uitzonderingen
Er zijn echter situaties waarin uitzonderingen mogelijk zijn. Bron [4] beschrijft een uitspraak van een kantonrechter die suggereert dat eenkoppig bestuur in bepaalde gevallen toch voorzitter kan zijn, mits er sprake is van een tegenstrijdig belang tussen de VvE en de bestuurder. In dergelijke gevallen kan de voorzitter in de plaats van het bestuur treden. Deze situatie is echter uitzonderlijk en wordt niet vaak voorkomen.
Een andere uitzondering wordt genoemd in bron [4], waarin een kantonrechter aangeeft dat een tegenstrijdig belang kan worden ondervangen door de benoeming van een Commissie van Toezicht en een kascommissie. Deze commissies kunnen ervoor zorgen dat de belangen van de VvE naar behoren worden behartigd.
Praktijk en ervaringen
De praktijk wijst uit dat het bepalen van wie voorzitter mag zijn, in sommige gevallen problematisch kan zijn. In bron [4] wordt verwezen naar een discussie waarin wordt gemeld dat het vaak lastig is om een voorzitter te vinden. In dergelijke gevallen kan de beheerder tijdelijk de rol van voorzitter opnemen, maar dit kan leiden tot verdenkingen van belangenvermenging.
Een ander aspect dat wordt genoemd in bron [4] is dat het vaak voor de aandeelhouders niet duidelijk is dat de beheerder in de ALV geen officiële rol heeft. De beheerder mag niet lid zijn van de ALV en mag alleen in de ALV verschijnen als de bestuurder of een lid van de ALV hem daarom heeft gevraagd.
De rol van de externe bestuurder
Wanneer is een externe bestuurder nodig?
In sommige gevallen is het niet mogelijk om een goed functionerend bestuur te vormen. Dit kan het geval zijn wanneer er sprake is van interne spanningen, wanneer de aandeelhouders niet in staat zijn om een bestuur te vormen, of wanneer het bestuur niet functioneert zoals dat zou moeten. In dergelijke gevallen kan het gebruik van een externe bestuurder een oplossing zijn.
Bron [3] beschrijft hoe VvE Belang externe bestuurders aanbiedt voor VvE's die geen bestuur kunnen vormen. Deze externe bestuurders zijn ervaren en geïmplementeerd om de VvE soepel te laten functioneren. De voordelen van een externe bestuurder zijn vooral duidelijk wanneer het interne bestuur niet functioneert of wanneer er sprake is van conflicten tussen aandeelhouders.
Voordelen en nadelen
De voordelen van een externe bestuurder zijn vooral duidelijk in gevallen waarin het interne bestuur niet functioneert of waarin er sprake is van een gebrek aan expertise. Een externe bestuurder kan ervoor zorgen dat de VvE op een professionele manier wordt beheerd, wat leidt tot een betere organisatie en minder juridische risico's.
Een nadeel van het gebruik van een externe bestuurder is dat het kostbaar kan zijn. Daarnaast kan het gebruik van een externe bestuurder ook leiden tot verdenkingen van gebrek aan transparantie, vooral wanneer de externe bestuurder tegelijkertijd ook de beheerder is. In dergelijke gevallen kan het moeilijk zijn om te bepalen wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen.
Commissies in de VvE
De kascontrolecommissie
De enige verplichte commissie in een VvE is de kascontrolecommissie. Deze commissie heeft als taak om ervoor te zorgen dat de financiële administratie van de VvE correct is en dat er geen sprake is van fraude of onjuiste boekhouding.
Bron [1] benadrukt dat de kascontrolecommissie verplicht is en dat deze commissie bijdraagt aan de transparantie en accountability van de VvE. In sommige gevallen kan de kascontrolecommissie ook besluiten om onderzoek in te stellen naar verdachte transacties of onregelmatigheden.
Andere commissies
Naast de kascontrolecommissie kunnen ook andere commissies worden ingesteld. Deze commissies zijn vaak van tijdelijke aard en kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op technische kwesties, juridische zaken of het beheer van gemeenschappelijke ruimtes.
In bron [1] wordt verwezen naar de technische commissie als een veelvoorkomende commissie. Deze commissie kan ondersteuning bieden bij het beheer van de VvE en kan adviseren over technische kwesties, zoals het onderhoud van gemeenschappelijke faciliteiten of de veiligheid van de woning.
Eenvoudige besluitvorming en het MR (Voorlopig Reglement)
Eenvoudige structuur voor kleine VvE’s
In bron [2] wordt beschreven hoe kleine VvE’s in sommige gevallen kunnen kiezen voor een eenvoudige structuur. In dergelijke gevallen zijn alle leden van de VvE ook automatisch bestuurders. Dit betekent dat er geen apart bestuur nodig is en dat besluiten kunnen worden genomen door consensus.
In deze structuur is het niet nodig om een voorzitter van de vergadering te benoemen. De jaarrekening wordt automatisch goedgekeurd als alle leden ermee akkoord gaan. Dit maakt de administratie eenvoudiger en minder tijdrovend.
Het MR (Voorlopig Reglement)
Een voorbeeld van een eenvoudige structuur is het MR (Voorlopig Reglement). In bron [2] wordt aangegeven dat het MR vooral geschikt is voor kleine VvE’s met tot drie eenheden. In sommige gevallen kan het MR ook worden gebruikt voor VvE’s met vier tot vijf eenheden, of zelfs in gevallen waarin de VvE uit zes leden bestaat.
Het MR vereist dat het reglement bij een notaris wordt ingeschreven. Hoewel het MR eenvoudiger is dan een reguliere VvE-structuur, is het toch verplicht om het reglement bij een notaris te laten vastleggen.
Brandveiligheid van parkeergarages in VvE's
Actuele kwestie
In bron [2] wordt een actuele kwestie besproken die gerelateerd is aan de brandveiligheid van parkeergarages in VvE's. Hoewel alle branden tot op heden zijn veroorzaakt door benzineauto’s, is er een groeiend vertrouwen dat elektrische auto’s in de toekomst een groter risico kunnen vormen. Dit is vooral vanwege de hitte die uit de accu’s kan komen.
Technische voorbeugingen
Een mogelijke oplossing die wordt voorgesteld is hittedetectie in de vorm van slimme vloerplaten. Deze technologie is nog in ontwikkeling, maar het is verwacht dat in 2022 de eerste parkeergarages uitgerust kunnen worden met deze systemen.
De technische commissie van de VvE kan hier een rol spelen bij de evaluatie van dergelijke innovatieve maatregelen. Het is belangrijk om te controleren of dergelijke systemen voldoen aan de wettelijke eisen en of ze effectief zijn in de praktijk.
Conclusie
De rol van de voorzitter van de vergadering in een VvE is van groot belang voor de democratische structuur en het beheer van de VvE. De voorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van de vergadering, kan in bepaalde gevallen de functie van bestuur vervullen, en is bevoegd om mutaties van het reservefonds te ondertekenen.
In het geval van eenkoppig bestuur is het strikt verboden dat de bestuurder ook voorzitter van de vergadering is. Deze regel is bedoeld om conflicten van belangen te voorkomen. Uitzonderingen zijn mogelijk, maar deze zijn uiterst zeldzaam en vereisen de benoeming van een Commissie van Toezicht of een kascommissie.
Wanneer het interne bestuur niet functioneert of wanneer er sprake is van interne spanningen, kan het gebruik van een externe bestuurder een oplossing zijn. Externe bestuurders kunnen ervoor zorgen dat de VvE professioneel wordt beheerd en dat er minder juridische risico’s zijn. Het nadeel is dat het gebruik van een externe bestuurder kostbaar kan zijn en dat het leidt tot verdenkingen van gebrek aan transparantie.
Commissies zoals de kascontrolecommissie en de technische commissie spelen een belangrijke rol in de VvE. De kascontrolecommissie is verplicht en draagt bij aan de transparantie van de administratie. Andere commissies kunnen worden ingesteld om ondersteuning te bieden bij het beheer van de VvE.
In kleine VvE's kan een eenvoudige structuur worden gekozen, waarin alle leden automatisch bestuurders zijn. In dergelijke gevallen is het niet nodig om een apart bestuur of een voorzitter van de vergadering te benoemen. Het MR is een voorbeeld van een eenvoudige structuur die geschikt is voor kleine VvE's.
Tot slot is het belangrijk om rekening te houden met actuele kwesties zoals de brandveiligheid van parkeergarages. Technische voorbeugingen zoals hittedetectie kunnen een rol spelen in de toekomst. De technische commissie van de VvE kan hier een rol spelen bij de evaluatie en implementatie van dergelijke maatregelen.