Inleiding
Het VvE-bestuur speelt een cruciale rol in de organisatie en beheersing van een woonvereniging van eigenaren. Het beheert de middelen van de vereniging en zorgt voor de uitvoering van de besluiten die genomen worden tijdens de jaarlijkse ledenvergadering (ALV). Echter, het functioneren van het VvE-bestuur kan aanzienlijk worden beïnvloed als een bestuurslid verhuist. Dit artikel onderzoekt hoe het vertrek van een lid van het bestuur het VvE-bestuur en de woonvereniging in zijn geheel kan beïnvloeden. Bovendien worden praktische oplossingen en wettelijke mogelijkheden besproken die kunnen bijdragen aan een duurzame en efficiënte bestuursstructuur.
VvE-bestuur: Wettelijke kaders en functioneringsregels
Het VvE-bestuur bestaat uit één of meer bestuurders. Volgens het Burgerlijk Wetboek (BW 5:131) kan een VvE op wettelijke grond door één persoon worden bestuurd. In de praktijk is dit echter meestal enkel haalbaar bij kleine woonverenigingen met weinig woningen en minimaal conflict. Bij grotere VvE’s neemt de werklast en het risico op discussies toe. Dit is te zien in de praktijk, waarbij de meeste VvE’s met drie of meer woningen ook drie bestuursleden telden.
De bestuurders worden door de ALV benoemd en kunnen op elk moment door de ALV geschorst of ontslagen worden. Het is belangrijk op te merken dat de benoeming voor onbepaalde tijd betekent dat een bestuurslid die verhuist, niet automatisch zijn functie en verantwoordelijkheden verliest. In principe blijft hij bestuurslid tot de volgende jaarvergadering. Dit kan complicaties opleveren, vooral wanneer het betreft een voorzitter die ook nog eens beheerder is van de woonvereniging, wat in sommige gevallen wettelijk twijfelachtig is.
Gevolgen van verhuizen voor het VvE-bestuur
Wanneer een lid van het VvE-bestuur verhuist, blijft het bestuur functioneren, maar de praktische uitvoering van taken kan worden beïnvloed. In veel gevallen blijft het vertrokken lid formeel bestuurslid tot een vervanger benoemd wordt of tot de volgende jaarvergadering. Tijdens deze periode kan het bestuur tijdelijk functioneren met minder leden, wat het functioneren van de VvE onder druk kan zetten.
Een bekend probleem is dat bestuurders vaak moeite hebben om vervangende leden te vinden. In een geval dat uit de bronmateriaal is opgenomen, had een VvE slechts twee actieve bestuursleden. De beheerder van de VvE voerde de meeste taken uit, terwijl de bestuursleden zich vooral richtten op het beantwoorden van vragen van leden. Dit betekent dat in de praktijk het werk van het bestuur vaak gedelegeerd wordt naar een externe beheerder, wat wettelijk mogelijk is, maar niet altijd ideale praktijk is.
Wanneer er geen vervanger beschikbaar is, kan het bestuur ook kiezen voor het inzetten van een externe beheerder. Dit is in de praktijk een gangbare oplossing, vooral bij VvE’s met weinig bereidwilligheid tot bestuurswerk. De keuze voor een beheerder kan echter ook risico’s met zich meebrengen, zoals het risico op conflict of onwettige activiteiten, zoals in een geval waarin rechtszaken liepen tegen drie beheerders vanwege onrechtmatig declareren.
De rol van de ALV in het benoemen en ontslaan van bestuursleden
De ALV (vergadering van eigenaars) speelt een centrale rol bij het benoemen en ontslaan van bestuursleden. Volgens de bronmateriaal moet een wens tot benoeming of ontslag van een bestuurder op de agenda van een ALV staan. Dit betekent dat een wens tot ontslag van een bestuurder pas kan worden ingevolgd als deze vooraf op de agenda geplaatst is.
Een specifiek probleem is dat het ontslag van een disfunctionerende bestuurder, vooral als het betreft de voorzitter, lastig kan zijn. Immers, het verzoek om een vergadering te organiseren dient bij de voorzitter ingediend worden, en dit is niet mogelijk als de voorzitter de wens niet wil ondersteunen. Dit kan leiden tot een situatie waarin het bestuur in de praktijk niet functioneert, maar wettelijk gezien niet ontslagen kan worden.
Praktijkuitdagingen en oplossingen
Het functioneren van het VvE-bestuur kan aanzienlijk worden verbeterd door het aanvullen van het bestuur met nieuwe, betrokken leden. In de praktijk is echter vaak moeilijk om mensen te vinden die bereid zijn om bestuurder te worden. Veel bewoners geven commentaar, maar zijn niet bereid om actief deel te nemen aan het bestuur.
Een mogelijke oplossing is om tijdens de ALV expliciet te benoemen dat er steeds meer hulp benodigd is bij het bestuur. Dit kan een stimulans zijn om nieuwe bestuursleden aan te trekken. Bovendien kan het benoemen van een externe beheerder een tijdelijke of permanente oplossing bieden, met het voordeel van professionalisering en continuïteit. Echter, bij deze keuze moet aandacht worden besteed aan de wettelijke en praktische aspecten van de beheerderfunctie, zoals de opzegtermijn van de beheerder en de wettelijke verantwoordelijkheden.
De rol van beheerders en de ALV
De ALV bepaalt niet alleen de gang van zaken in de VvE, maar ook de keuze voor een beheerder. In sommige gevallen wordt het bestuur volledig verlaten aan een externe beheerder, die dan alle beslissingen namens de VvE neemt. Dit kan een efficiëntere organisatie opleveren, maar het kan ook leiden tot problemen als de beheerder niet transparant functioneert of conflicten ontstaan.
Een belangrijk aspect bij het gebruik van een beheerder is de afwezigheid van een MJOP (Maandelijkse Jaarlijkse Onderhoudsplan). In een geval dat uit de bronmateriaal is opgenomen, bleek er geen MJOP te zijn en was er ook geen duidelijke planning voor onderhoudswerkzaamheden. Dit kan leiden tot onzekerheid en ontevredenheid onder de leden van de VvE.
Het risico van conflicten en onwettige activiteiten
In sommige gevallen kunnen bestuurders of beheerders misbruik maken van hun positie. In een voorbeeld uit de bronmateriaal was de voorzitter van een VvE ook beheerder en gebruikte hij de middelen van de vereniging om eigen doeleinden te dienen. Hieruit bleek dat het combineren van deze functies wettelijk twijfelachtig is en leidde tot rechtszaken.
Het is daarom belangrijk dat de VvE een duidelijke scheiding maakt tussen bestuursfuncties en beheerderfuncties. Dit vermindert het risico op misbruik en verhoogt de transparantie binnen de vereniging. Tevens dient er aandacht te worden besteed aan de wettelijke verantwoordelijkheden van zowel het bestuur als de beheerder.
De rol van de leden van de VvE
De leden van de VvE zijn niet alleen passieve actoren, maar ook actieve deelnemers in de besluitvorming en het functioneren van de vereniging. In de praktijk is het vaak zo dat de meeste beslissingen worden genomen tijdens de ALV, terwijl de bestuurders en beheerders deze besluiten uitvoeren. Echter, zonder actieve betrokkenheid van de leden is het functioneren van het bestuur en de vereniging in het algemeen beperkt.
Een manier om meer betrokkenheid te stimuleren is door het benoemen van een MJOP of andere transparante planningen. Dit geeft leden inzicht in de besluiten en de toekomstplanningen van de VvE en kan leiden tot een grotere betrokkenheid bij het bestuur en de ALV.
Conclusie
Het functioneren van het VvE-bestuur kan aanzienlijk worden beïnvloed door het verhuizen van een bestuurslid. In de praktijk blijft het vertrokken lid vaak bestuurslid tot de volgende jaarvergadering, wat leidt tot een tijdelijk bestuur met minder leden. Dit kan het functioneren van de VvE onder druk zetten, vooral wanneer het bestuur niet in staat is om vervangende leden te vinden.
Een mogelijke oplossing is het inzetten van een externe beheerder, wat professionalisering en continuïteit kan bieden. Echter, bij deze keuze dient aandacht te worden besteed aan wettelijke aspecten en transparantie. Ook is het belangrijk dat er een duidelijke scheiding blijft tussen bestuursfuncties en beheerderfuncties om het risico op misbruik te beperken.
Ten slotte is het belangrijk dat de leden van de VvE actief betrokken raken bij het functioneren van de vereniging. Dit kan worden gestimuleerd door het benoemen van duidelijke planningen en door het expliciet benoemen van het feit dat er steeds meer hulp nodig is bij het bestuur.