In de loop van de coronapandemie zijn de reguliere activiteiten van Verenigingen van Eigenaren (VvE's) sterk beïnvloed. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de maatregelen die genomen zijn in reactie op de coronacrisis, de tijdelijke wetgeving die is ingevoerd om VvE’s in staat te stellen hun wettelijke verplichtingen te vervullen en de praktische gevolgen voor de organisatie van vergaderingen, administratie en beleid. Op basis van de beschikbare bronnen worden zowel juridische, technische en operationele aspecten behandeld.
Inleiding
De coronapandemie heeft een grote impact gehad op het functioneren van VvE's. Omdat VvE's juridisch gezien verenigingen zijn die verantwoordelijk zijn voor de beheersing van gemeenschappelijke ruimtes en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, moesten ze snel aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. In dit artikel worden de maatregelen en wetgevingen beschreven die zijn ingevoerd om de continuiteit van VvE-activiteiten te waarborgen, evenals de praktische gevolgen daarvan.
Juridische ontwikkelingen: Noodwet voor VvE’s
In reactie op de coronacrisis zijn tijdelijke wetten ingevoerd om VvE’s in staat te stellen hun verplichtingen te vervullen zonder fysieke vergaderingen. Zoals beschreven in bron [4], is een noodwet ingevoerd die VvE’s toestaat om digitale vergaderingen te houden. Deze wet is goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer en is in werking getreden vanaf 16 maart 2020, met een geldigheid tot 1 september 2020.
De noodwet stelt dat VvE’s kunnen vergaderen via digitale middelen, mits de deelname van leden goed kan worden geïdentificeerd, de vergadering live kan worden gevolgd en het stemproces correct kan plaatsvinden. Dit is belangrijk omdat VvE’s verplicht zijn om te voldoen aan wettelijke vereisten zoals het quorum en de stemmingseisen.
Daarnaast is er een uitstel mogelijk voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV), waarin jaarrekeningen en begrotingen worden besproken. De ALV kon worden uitgesteld met maximaal zes maanden, wat extra flexibiliteit biedt bij het organiseren van deze belangrijke vergaderingen.
Praktische maatregelen: Annuleren en uitstellen van vergaderingen
Voor de organisatie van VvE-vergaderingen zijn verschillende maatregelen genomen. Zoals te lezen is in bron [1], heeft Gooi & Eemland alle vergaderingen vanaf 16 maart 2020 tot 6 april 2020 geannuleerd. Deze maatregel is een directe reactie op de maatregelen van de Rijksoverheid om de verspreiding van het coronavirus te beheersen.
Op 6 mei 2020 zijn de maatregelen van de Rijksoverheid versoepeld, waarna Gooi & Eemland heeft besloten om vanaf 1 juli 2020 weer VvE-vergaderingen te organiseren, mits de basisregels van de RIVM en de Rijksoverheid worden nageleefd. In september 2020 zijn de maatregelen verder versoepeld, maar de organisatie van vergaderingen blijft afhankelijk van de officiële richtlijnen.
Deze maatregelen hebben geleid tot een opschorting van de reguliere vergaderingsschema’s, waardoor VvE’s extra aandacht moesten besteden aan de communicatie met eigenaren en het naleven van wettelijke verplichtingen via digitale middelen.
Organisatorische maatregelen en digitale communicatie
Voor VvE-beheerders is het van groot belang dat communicatie en administratie continu kunnen functioneren, ook tijdens perioden van lockdown. In bron [2] wordt beschreven hoe JNS Beheer heeft aangepast aan de coronamaatregelen. De bezetting van kantoren is beperkt en een deel van de medewerkers werkt vanuit huis. De bedoeling is om kantoren zo lang mogelijk open te houden en normale openingstijden aan te houden, met een sterke nadruk op digitale communicatie via e-mail en telefoon.
Voor bezoekafspraken gelden extra voorwaarden. Zo kunnen afspraken op locatie alleen doorgaan in overleg en bij afwezigheid van klachten zoals neusverkoudheid, hoesten, keelpijn, koorts of andere symptomen. Handen schudden wordt vermeden en een gepaste afstand wordt aangegaan.
Deze maatregelen hebben geleid tot veranderingen in het dagelijks functioneren van VvE-beheerders, maar zorgen tegelijkertijd voor een veilige omgeving voor zowel klanten als medewerkers.
Juridische en administratieve uitdagingen
De noodwet heeft het mogelijk gemaakt om VvE-vergaderingen digitaal te organiseren, maar dit brengt ook uitdagingen met zich mee. In de praktijk moet er gecontroleerd worden of digitale vergaderingen voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals het quorum en de stemming. Ook is het belangrijk dat alle leden in staat zijn om deel te nemen aan het proces, inclusief de mogelijkheid om te stemmen en vragen te stellen.
Daarnaast is er een uitstel mogelijk voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV), waarin de jaarrekening en de begroting worden besproken. Het uitstel kan maximaal zes maanden bedragen, wat extra planningsslagroom biedt voor VvE's die moeite hebben om hun verplichtingen tijdig te vervullen.
De noodwet is slechts tijdelijk van toepassing, wat betekent dat VvE’s op de lange termijn weer moeten overgaan naar fysieke vergaderingen. Dit vereist voorbereiding en eventuele aanpassingen aan bestaande reglementen.
Impact op VVE-beleid en toekomstige ontwikkelingen
De coronapandemie heeft ook invloed gehad op het VVE-beleid op lokaal niveau. Zoals beschreven in bron [3], heeft de inspectie van het onderwijs een onderzoek ingesteld naar de uitvoering van VVE-verplichtingen in de gemeente West Maas en Waal. Hieruit zijn mogelijk risico’s geconstateerd, wat heeft geleid tot verbetermaatregelen in het VVE-beleid van de gemeente.
Daarnaast zijn er initiatieven genomen voor pilots die gericht zijn op het uitbreiden van VVE-aanbod voor jongere kinderen. Zoals beschreven in bron [3], is er sprake van een pilot met een aanbod van één of twee dagdelen per week voor kinderen van 2 tot 2,5 jaar. Dit is een directe reactie op studies die aantonen dat een langer VVE-aanbod effectiever is, maar tegelijkertijd ook duurder.
Evaluatie van beleid en samenwerking
De evaluatie van VVE-beleid en praktijk is een essentieel onderdeel van het functioneren van VvE's. In bron [3] is te lezen hoe externe partijen zoals de kinderopvang, het onderwijs, de GGD en de bibliotheek betrokken zijn bij de evaluatie van het huidige beleid en de uitvoeringspraktijk. Deze samenwerking is belangrijk om ervoor te zorgen dat het VVE-aanbod aansluit bij de wensen en behoeften van ouders en kinderen.
Daarnaast is het VVE-aanbod onderdeel van het lokaal onderwijsbeleid, wat betekent dat het dient te worden afgestemd op andere beleidsterreinen zoals jeugdbeleid, gezondheidsbeleid en sportbeleid. Dit vraagt om een integrale aanpak en goede communicatie tussen de betrokken partijen.
Conclusie
De coronapandemie heeft geleid tot een aantal tijdelijke maatregelen en juridische ontwikkelingen die het functioneren van VvE’s beïnvloeden. De invoering van een noodwet heeft het mogelijk gemaakt om VvE-vergaderingen digitaal te organiseren, wat een belangrijke stap is geweest om de continuiteit van VvE-activiteiten te waarborgen. Bovendien zijn er maatregelen genomen op administratief en organisatorisch vlak om te zorgen voor een veilige werkomgeving en continue communicatie met eigenaren en klanten.
De impact van de coronacrisis op VVE-beleid is eveneens zichtbaar. Het VVE-aanbod is herzien en uitgebreid, en er zijn initiatieven genomen voor pilots die gericht zijn op jongere kinderen. Bovendien is er een sterke nadruk op samenwerking en evaluatie van beleid om ervoor te zorgen dat het VVE-aanbod aan de wensen van ouders en kinderen voldoet.
In de toekomst zal het functioneren van VvE’s verder moeten aanpassen aan de gevolgen van de coronacrisis, maar ook aan wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen. Het is van belang dat VvE’s deze ontwikkelingen nauwlettend volgen en waar nodig hun reglementen en beleid bijstellen.