In de vereniging van eigenaren (VvE) spelen goedkeuringen van uitgaven een centrale rol bij het beheer van een appartementengebouw. De VvE is verantwoordelijk voor het gemeenschappelijke domein en het collectieve besluiten nemen over uitgaven aan onderhoud, verbouwingen en financiële beheer. Het nemen van dergelijke besluiten vereist een duidelijke juridische basis, aangevuld met een correcte verdeling van stemmen en naleving van de regels in het splitsingsreglement. In dit artikel wordt een grondige uitleg gegeven van de juridische eisen, stemverhoudingen en praktische toepassing van de meerderheidseisen bij het goedkeuren van uitgaven in de VvE.
Inleiding
Een VvE is een vereniging waarin appartementseigenaren collectief verantwoordelijk zijn voor het beheer van het gemeenschappelijke domein. Dit omvat zowel dagelijkse taken als grote investeringen, zoals het uitvoeren van renovaties of het aanpassen van gemeenschappelijke ruimtes. Voor het nemen van besluiten over uitgaven geldt een aantal juridische regels, die variëren afhankelijk van het type besluit en het splitsingsreglement van de VvE.
Het nemen van een besluit vereist doorgaans een bepaalde meerderheid aan stemmen, waarbij ook een minimum aanwezigheid (quorum) moet zijn voldaan. Deze eisen zijn afgeleid uit de wettelijke regels, de modelreglementen van de VvE, en eventueel aangepast in het splitsingsreglement. In dit artikel worden deze eisen en praktijk toegelicht, met nadruk op het juridische kader en de juridische consequenties van het nemen van besluiten over uitgaven.
Juridisch kader voor het nemen van besluiten over uitgaven
In de VvE worden besluiten genomen in het kader van een vergadering waarin de eigenaren hun stemrecht uitoefenen. Het stemrecht is vastgelegd in het splitsingsreglement, dat bepaalt hoe zwaar elke stem meetelt. Doorgaans is het aantal stemmen dat een eigenaar heeft niet gelijk aan het breukdeel, dat de aandeelhouding in de gemeenschappelijke kosten bepaalt. Dit betekent dat een eigenaar bijvoorbeeld meer stemmen kan hebben dan zijn aandeel in de kosten, of juist minder.
Volstrekte meerderheid
De volstrekte meerderheid wordt het meest gebruikt voor reguliere besluiten, zoals het goedkeuren van een begroting of het benoemen van het bestuur. Bij deze besluiten moet een meerderheid van de aanwezige stemmen voor stemmen, ook wel "de helft + 1" genoemd.
In VvE’s met modelreglementen uit 1973, 1983 of 1992 geldt bovendien een quorum van 50% van de stemmen. Dit quorum is niet van toepassing bij modelreglementen uit 2006 of 2017. Dit betekent dat bij deze laatste modellen het nemen van een besluit mogelijk is zonder dat er een minimum aanwezigheid is voldaan.
Voorbeeld: Tijdens een vergadering kunnen 100 stemmen worden uitgebracht. Bij VvE’s met MR73, MR83 of MR92 moet minimaal 50 stemmen aanwezig zijn (quorum). Van de aanwezige stemmen moet er een meerderheid voor stemmen, dus bij 50 aanwezige stemmen is 26 stemmen voor voldoende voor een rechtsgeldig besluit.
Gekwalificeerde meerderheid
Voor besluiten die van aanmerkelijk belang zijn, zoals wijzigingen in het splitsingsreglement of grote investeringen, is een gekwalificeerde meerderheid nodig. Dit betekent dat een meerderheid van ten minste 75% van de stemmen voor moet zijn. Ook hier geldt weer dat in sommige modellen een quorum van 50% van de stemmen is vereist.
Stakende stemmen
Een bijzondere situatie die zich kan voordoen is de zogenaamde stakende stemmen: er zijn evenveel stemmen voor als tegen. In dat geval kan geen besluit worden genomen, tenzij er duidelijke afspraken zijn gemaakt in de splitsingsakte of op de agenda van de vergadering. Zo kan de voorzitter zijn stem als beslissende stem gebruiken, of een herstemming worden gehouden. Het is verstandig om deze regels vooraf te bepalen om juridische complicaties te voorkomen.
Praktijk van het nemen van besluiten over uitgaven
Het nemen van besluiten over uitgaven in de VvE heeft meerdere praktische aspecten. Het is niet alleen een kwestie van juridische eisen, maar ook van samenwerking, communicatie en verantwoordelijkheid van de eigenaren. In de praktijk kan het nemen van een besluit worden beïnvloed door het aantal aanwezigen, het stemgedrag, en eventuele afspraken over machtigingen.
Machtiging en stemvermogen
Een eigenaar die niet aanwezig kan zijn op een vergadering, kan iemand anders machtigen om namens hem te stemmen. In sommige splitsingsakten zijn er aanvullende regels, bijvoorbeeld dat het bestuur niet als gemachtigde mag optreden. Het is belangrijk dat de machtiging duidelijk is en juridisch bindend is. In het geval van gedeeld eigendom — bijvoorbeeld bij echtgenoten — mag slechts één eigenaar stemmen. Mocht er geen overeenstemming zijn, dan kan een derde persoon worden aangewezen om namens beide partijen te stemmen.
Blanco stemmen en ongeldige stemmen
Het is mogelijk om te stemmen met blanco stemmen, wat betekent dat de eigenaar zich onthoudt van stemmen. Blanco stemmen tellen niet mee voor de meerderheid, maar wel voor het quorum. Ook ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet meetegerekend voor de meerderheid, maar wel voor de berekening van het quorum.
Juridische gevolgen van het nemen van besluiten over uitgaven
Het nemen van een besluit heeft juridische gevolgen, zowel voor de VvE als voor de individuele eigenaren. Een besluit dat niet voldoet aan de juridische eisen — bijvoorbeeld door het verkeerd tellen van stemmen of het niet voldoen aan het quorum — kan nietig verklaard worden. Dit gebeurde bijvoorbeeld in een zaak waarin een eigenaar eiste dat een besluit nietig moest worden, omdat het verkeerd was geteld. De rechtbank Utrecht stelde dit verzoek in, wat benadrukt hoe belangrijk het is om de juridische regels strikt te volgen.
Besluiten over uitgaven en het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement speelt een sleutelrol bij het nemen van besluiten over uitgaven. Het regelt niet alleen hoe zwaar een stem meetelt, maar ook wanneer een besluit als rechtsgeldig kan worden beschouwd. In sommige gevallen kan het splitsingsreglement van de standaardregels in de modelreglementen afwijken. Het is daarom van essentieel belang dat het splitsingsreglement goed wordt geïnventariseerd en vertrouwd wordt gemaakt met de eigenaren.
Toestemming van de VvE voor verbouwingen en uitgaven
Hoewel een appartementseigenaar vrij is om zonder toestemming van de VvE verbouwingen aan te brengen in zijn woning, geldt dit niet voor alle situaties. Het splitsingsreglement kan regels bevatten die vereisen dat toestemming van de VvE nodig is voor bepaalde soorten verbouwingen of investeringen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het bouwen van een dakopbouw, aanbouw of onderbouw. Ook verbouwingen van gemeenschappelijke delen — zoals het maken van een dakterras of het uitbouwen van een galerij — vallen meestal onder de toestemmingseisen.
De vraag of toestemming nodig is, hangt dus af van de inhoud van het splitsingsreglement. Het is daarom belangrijk dat de eigenaar deze regels goed kent en eventueel juridisch advies inschakelt als er twijfel is over de toestemmingseisen.
Slapende VvE en het nemen van besluiten
Een VvE kan in een situatie belanden waarin er weinig of geen vergaderingen worden gehouden, en er geen actief bestuur is. Dit wordt vaak een "slapende VvE" genoemd. In dergelijke gevallen kan het nemen van besluiten over uitgaven uitsterven of ongeschikt worden. Een slapende VvE heeft meestal ook geen collectieve opstalverzekering en geen VvE-rekening, wat juridische en financiële risico’s met zich meebrengt.
Het is daarom belangrijk dat de VvE actief blijft functioneren, met regelmatige vergaderingen en een actief bestuur. Dit zorgt niet alleen voor juridische zekerheid, maar ook voor een goede communicatie tussen de eigenaren en een efficiënt beheer van het gemeenschappelijke domein.
Toekomstige wetswijzigingen en digitale vergaderingen
Tot 1 februari 2023 was het wettelijk mogelijk voor VvE's om digitaal te vergaderen. Sindsdien wordt er gewerkt aan een wetswijziging die dit mogelijk maakt ook in de toekomst. Tot die tijd is het digitaal vergaderen alleen toegestaan als het expliciet in het splitsingsreglement staat. Dit betekent dat veel VvE's op dit moment nog steeds fysiek moeten vergaderen, wat extra logistieke uitdagingen met zich meebrengt.
Uitdagingen in de praktijk
Hoewel de juridische regels voor het nemen van besluiten over uitgaven duidelijk zijn, kan de praktijk soms complex zijn. De combinatie van verschillende splitsingsreglementen, het aantal aanwezige stemmen, het stemgedrag en eventuele juridische twijfels kan leiden tot onduidelijkheid. Het is daarom aan te raden om bij belangrijke besluiten juridisch advies in te schakelen en de regels in het splitsingsreglement nauwkeurig te doorgronden.
Conclusie
Het goedkeuren van uitgaven in de VvE is een essentieel onderdeel van het beheer van een appartementengebouw. Het nemen van dergelijke besluiten vereist een duidelijke juridische basis, waarbij zowel de eisen voor het quorum als de eisen voor de meerderheid van stemmen worden nageleefd. Deze regels zijn vastgelegd in het splitsingsreglement en kunnen variëren afhankelijk van het modelreglement van de VvE. Het is belangrijk dat de eigenaren goed geïnformeerd zijn over deze regels en dat de VvE actief blijft functioneren, met regelmatige vergaderingen en een actief bestuur. Juridische twijfels of onduidelijke situaties moeten worden voorkomen door duidelijke afspraken en, indien nodig, juridisch advies in te schakelen.